關于執行流動人員檔案管理的案例分析

摘 要：隨著社會經濟多元化發展形成了越來越自由的勞動力市場，勞務關系變化越來越頻繁，人員流動帶來了活力和機遇，但是也給檔案管理工作帶來了挑戰，國家也出臺了流動人員檔案管理的專項規定，但是執行情況卻不甚理想。對此筆者在本文中通過簡述一案例對流動人員檔案管理進行了探討，并將執行情況的問題及建議進行了分析，旨在通過本文研究為流動人員檔案管理提供有益借鑒，維護流動人員檔案安全，為人才流動提供完善服務保障。

關鍵詞：流動人員；檔案管理；問題；對策

1 案例介紹與分析

1.1 案例情況簡介

本案當事人楊某在1993年在北京市某物流公司入職，雙方簽訂了勞動合同，合同中約定了五年的勞動期限，之后該物流公司派其公司內部職工孫某到楊某戶口所在的街道辦事處勞動科辦理了具體的檔案轉入。到1998年合同期滿后，該物流公司決定不再與楊某續簽合同，雙方隨即解除了勞動關系，之后楊某又找到了新的工作，但是沒有辦理相關檔案轉遞手續。直到2011年楊某新找到工作需要辦理檔案轉入手續發現其檔案已經不知去處，查找到原來的物流公司，物流公司無法提供轉遞檔案的相關證明文書或者回執等證據材料，楊某向北京市檔案局舉報，經調查該物流公司不能證明楊某檔案已轉出，對檔案丟失要負有責任。

1.2 案情分析

該案件中，用人單位違反了《流動人員人事檔案管理暫行規定》（以下簡稱《規定》），也違反了北京市的管理辦法，除了要承擔相關行政責任，還要向楊某承擔民事責任。作為當事人楊某，與用人單位之間存在著民事勞動關系，用人單位有權按照合同在合同期滿后解除與楊某勞動關系，但是要按照有關法律法規執行。此案中，由物流公司職工孫某個人去辦理檔案轉入從程序上就存在瑕疵，應當由人才流動服務機構按照規定程序進行轉遞，同時還要留存相關回執證明，以便出現問題能夠查找問題根源，物流公司在被調查中無法提供相關證明材料就說明了這一點。

2 執行流動人員檔案管理中存在的問題

像楊某這樣的流動人員檔案丟失情況在當前普遍存在，同時還存在著其他各種問題，不僅影響著流動人員就業及勞動保險、社會保障待遇等切身利益，也影響著人才錄用和國家統一的檔案公共服務體系建設與完善。

2.1 流動人員檔案丟失情況越來越多

在北京檔案局接到的舉報中，和楊某一樣檔案丟失的情況最為常見，尤其是近年來大中專畢業生數量就業流動性較大，檔案丟失情況也越來越多，根據某市對高校畢業生檔案失戀情況進行統計，發現超過2萬份檔案都處于失聯狀態，這與大中專畢業生自身對檔案不重視以及工作流動性較大都有關系。而像本案楊某這類流動人員檔案丟失情況也越來越多。

2.2 流動人員檔案管理缺乏規范性

檔案管理是一項有著嚴格規范性要求的工作，但是流動人員檔案在管理上明顯缺乏規范性，首先在檔案時效內容上，沒有隨著人員流動進行內容更新，檔案內容不能及時反映流動人員工作履歷等情況信息；其次在檔案歷史內容上，很多檔案材料中已經出現了字跡模糊，某一階段檔案材料內容不全或者手續不全，無法形成有效銜接，嚴重影響用人單位對流動人員的考察；再次，在流動人員檔案管理上，很多地方人事檔案管理部門都沒有嚴格執行管理要求，包括檔案借閱、檔案收集、整理等，很容易造成檔案內容問題和安全問題。

2.3 流動人員檔案轉遞缺乏程序性

上文在案例分析中提到了物流公司對楊某檔案轉入存在程序上的違規，這也是造成檔案丟失的原因之一。按照《規定》，對流動人員檔案我們要按照程序進行轉遞，從辦理檔案轉遞的主體資格，到轉遞中需要提交和保存的證明材料都是對程序性要求的體現，同時也是證明按照程序進行檔案轉遞的證據。流動人員檔案轉遞可能相對頻繁，按照程序要求要保證檔隨人走，人員發生流動后檔案也要隨之轉遞到相關檔案管理部門，但是現實中有些單位沒有按照檔隨人走進行檔案轉遞，造成檔案丟失，還有當前很多單位錄用員工都是自主錄用，沒有按照程序要求到人才服務機構辦理相關轉遞手續，有的辦理了代理手續，但是在具體的轉遞中沒有按照程序要求形成通知文件、單據，使得檔案丟失后根本無從查找。

3 執行流動人員檔案管理的合理化建議

3.1 加強對流動人員檔案管理的重視

作為檔案管理部門要面向流動人員以及檔案管理部門和管理人員進行檔案管理重要性的強化，要在社會面向流動人員廣泛宣傳檔案重要性，尤其是面向大中專畢業生，他們缺少閱歷，對檔案重視程度不夠，畢業后找到穩定工作之前往往會經歷多次工作變動，檔案在這一過程中也容易產生問題，因此要從流動人員自身重視起自身檔案，只有個人認識到檔案重要性，才能關注自身檔案，這也是減少流動人員檔案失聯最有效的對策，因為許多流動人員檔案都是從其自己保管中丟失的。同時作為人才流動服務機構也要重視起流動人員檔案管理工作，嚴格按照規定進行檔案管理，尤其是涉及流動人員檔案移轉，一定要按照規定程序與規定的部門、單位進行檔案移轉，避免發生本案楊某檔案丟失情況。

3.2 加強流動人員檔案管理規范性

當前流動人員檔案主要都是由人才流動服務機構管理，在檔案管理規范化方面，要做到整個過程的規范化，從接收檔案開始，就要嚴格按照規定的時間、手續要求辦理，尤其是對離職人員的檔案要在規定時間內由人才流動服務機構接過來，避免超期原單位不再管理形成“空窗期”，在接收檔案后要進行審查并整理檔案，對于沒有入檔的材料也不能丟棄，同時還要結合流動人員前一階段工作經歷進行檔案材料補充更新，完善檔案真實性，也為流動人員提升檔案對其個人能力的反映能力，讓下一用人單位能夠通過檔案看到人才的價值。此外，流動人員檔案按照《規定》應當進行集中統一管理這也是規范化的要求之一。

3.3 通過信息化建設強化流動人員檔案管理的程序化

流動人員檔案管理的難點之一就是有時人員流動是跨地域的，檔案轉遞中由于溝通不暢可能發生各種問題，新時期人員流動性越來越大，流動范圍和領域也越來越廣，我么應當利用信息化建設檔案信息化管理系統，將不同地區、不同行業領域等流動人員檔案進行統一備案登記，形成數據庫，同時利用網路信息化及時更新流動人員檔案內容，利用網絡同步流動人員檔案轉遞，這樣也能夠保障檔案管理程序化。例如，本案中楊某檔案轉遞后發生了丟失又沒有證據，如果應用信息化將會形成電子轉遞記錄，有詳細的時間、內容、人員等信息可查，也會減少檔案丟失等情況。

4 結語

流動人員檔案管理工作不但關系到個人檔案安全，關系個人就業發展，也是整個社會服務體系的一部分，針對流動人員檔案管理由于涉及不同用人單位，甚至是不同地區之間檔案轉接，容易產生問題，本文筆者結合相關案例對該問題進行探討以及問題總結也并不全面，對該問題應當引起重視，并加強管理。

參考文獻

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作者簡介

林海靜（1969-），寧波市鄞州區，寧波市鄞州區鐘公廟街道辦事處。endprint