淺談人力資源管理中人事檔案的重要作用

韓興華

【摘 要】人力資源管理中人事檔案所發揮著重要作用，即人事檔案能為各單位的選用人才提供極具參考價值的重要信息，能為各單位的重大決策提供極具參考價值的重要依據，能為人力資源的合理流動實現信息共享。目前，人力資源管理中的人事檔案內容不完整、不真實、不應時、管理人員銳減。改變上述現狀，就應該健全、完善人事檔案，使人事檔案必須準確、真實、具有時效性，并切實提高管理人員的業務素質。

【關鍵詞】淺談；人力資源管理；人事檔案；重要作用

【Abstract】Personnel files of human resources management plays an important role： the selection of personnel file for each unit personnel provide great reference value for important information， for each unit of major decisions provide the important basis of great reference value for the for the rational flow of human resources to achieve information sharing. Human resource management at present， the personnel files content is incomplete， not real， not timely， management personnel. Change the status quo， you should improve and perfect the personnel file， make the personnel file must be accurate， authentic， timely， and management personnel and improve the service quality.

【Key words】Introduction to； Human resource management； Personnel files； The important role

人力資源管理的過程中，人事檔案管理是其中最重要的核心部分，為什么這樣說？凡從事人力資源管理或專事人事檔案管理的人都明白：人事檔案是各類組織中人員信息至關重要的載體，科學的人事檔案管理能夠滿足人力資源的使用，能夠促進人力資源的合理開發。根據本人多年來在鄉鎮人力資源和社會保障所從事人事檔案管理的經驗，淺談一下人力資源管理中人事檔案的重要作用，與同仁們商榷。

1 人力資源管理中人事檔案所發揮的重要作用

1.1 人事檔案能為各單位的選用人才提供極具參考價值的重要信息

無論是企業，還是事業單位，在選人、用人時必須要詳細掌握其個人最全面而又最真實的信息，如他們的學識水平、業務能力、工作閱歷、品德修養、技能素養、興趣愛好、家庭狀況、居住地點等，然后才能選用，達到人盡其才、悉用其力，并能做到有用之才留得下、用得上，把他們的最大效力挖掘出來，用在適合他們的行為上。要完成這樣的任務，就只有通過查閱人事檔案才能做到。由此可見，人事檔案在選人和用人方面所發揮的不可替代的作用。

1.2 人事檔案能為各單位的重大決策提供極具參考價值的重要依據

現在的企業，或是事業單位都在進行著績效考核式管理，他們通過日常的量化考核、績效評估，對員工發放工資、進行獎懲，甚至是職工們的晉升也都和績效考核與評估掛鉤，直接涉及到職工們的切身利益，這就要求企事業單位的人事檔案部門，提供每日、每月、每季度、每年度最全面而又最真實的職工考核記錄信息，而人事檔案部門要隨時對職工的查考勤、工作過程以及業績進行跟蹤記錄，對他們的素質與能力進行全面分析，為人力資源管理部門重大決策提供極具參考價值的重要依據。由此可見，人事檔案在企事業決策方面所發揮的不可替代的作用。

1.3 人事檔案能為人力資源的合理流動實現信息共享

隨著社會的飛速發展，人力資源的流動越來越頻繁，人才資源流動的頻率顯著加快。這也符合人力資源的規律和法則，因為人力資源就像流水一樣，并非靜止不動。它與時空的變移、單位環境的變化、國內大氣候的變化而合理流動，其中不乏出現優勝劣汰的現象。這是人與物相互依存的重要體現，也是人力資源使用價值的有效途徑，更是人力資源使用效率提高的重要渠道。由此可見，人事檔案能針對人才市場的需求進行科學預測，為全國各地區之間、各行業之間、各組織之間人力資源的合理流動提供信息共享，使人力資源得到公正準確、合情合理的配置。

2 人事檔案在人力資源管理中的目前狀況

2.1 人事檔案內容不完整

當今現代化時代，各部門人力資源的流動異常加快，人力資源管理部門不能及時地對他們的個人信息進行收集整理，也不能及時的進行考核，導致職工的人事檔案不完整，有些企事業部門或根本就不設置人事檔案，隨用隨走，只由辦公室做好記錄，而職工的能力素養、工作業績只由部門一把手去評價，這就會給企事業單位選人和用人帶來諸多不便。

2.2 人事檔案不真實

一些部門在建立人事檔案采集個人信息過程中只聽職工的自我介紹，不調查研究，不進行合法鑒定，隨意性太大，因此，職工就會鉆空子，如假出生年月、假工作時間、假學歷證書、假身份證、假婚姻關系，甚至為博得領導喜歡，還弄出假榮譽證書等等，不一而足。這樣就會導致個人信息的嚴重失真，虛假信息頻現，最終給部門的工作帶來巨大損失。

2.3 人事檔案不應時

如今，一些部門的人事檔案基本上都是職工剛招錄時的基本信息，而后多年不予整理歸檔他們的最新信息，不予跟蹤記錄他們的最新動態，放置高閣，不再審核鑒定。即使是整理了，也只不過是當年的考核記錄、每年的工資發放表等一些程式化的資料，人力資源管理中心要想獲得職工的有用材料是很難的。

2.4 人事檔案管理人員銳減

首先，表現在一些企業部門，企業主管領導為了減少不必要的開支，在機構撤并時，首先考慮的就是檔案管理人員，或者給他們減薪，有些企業甚至連根砍掉人事檔案組織。其次，是事業單位，主管領導為了給其它部門倒出編制，首先裁減的就是人事檔案管理人員。所有這些，就會導致人事檔案管理人員減少，管理精力相應銳減，管理的整體水平就會逐漸下降，甚至惡化。

3 人事檔案在人力資源管理中發揮作用的方略

3.1 健全、完善人事檔案

人事檔案不能停留在職工最初的那些基本信息，要根據時間的推移逐步加以完善，要健全職工綜合素質、綜合能力以及日常的業績考核的信息，甚至是個人的個性特征、興趣愛好、業務水平等資料都要整理。

3.2 人事檔案必須準確、真實

嚴謹虛假信息注入人事檔案，對職工本人提供的信息，要進行詳盡的調查研究、核對和合法鑒定，對個人信息進行分類儲備，要建立人才數據庫。要改變單一的書面文字形式，用現代化多媒體形式記錄，如聲音、視頻等資料。

3.3 人事檔案要有時效性

人事檔案管理人員要把最新的個人信息及時地記錄歸檔，補充完善，依據時代的變化，反映個人新產生的經歷，但是必須有選擇地補充添加，那些沒有保存價值的資料無益于人力資源決策部門使用，要加以剔除，也便于減輕工作負擔。

3.4 人事檔案管理人員的業務素質需要提高

要想把企事業單位的人事檔案管理好，檔案管理人員至關重要。因此，要切實培養他們良好的業務素質，對他們進行必要的業務與技能培訓。不僅對他們進行規章制度、法律法規和本部門規范標準的培訓，還要對他們進行檔案管理知識的培訓，也要對他們進行使用現代化手段管理檔案的培訓，更要對他們進行檔案法制的培訓，增強他們的檔案法治意識。

[責任編輯：楊玉潔]