建立公路工程檔案質量督查機制的探討

胡方惠

(杭州市公路管理局)

建立公路工程檔案質量督查機制的探討

胡方惠

(杭州市公路管理局)

本文闡述了建立公路工程檔案質量督查機制的必要性,以及構建公路工程檔案質量督查機制的基本思路,提出了實施公路工程檔案質量督查工作的具體方法和措施。

公路 工程檔案 質量管理 督查機制

隨著我國社會進步和科技發展,城市建設日新月異,公路建設項目逐年增多,公路工程項目涉及面廣、結構復雜、資源調動多、投入財力物力大。公路工程建設過程中,對檔案管理也提出了更高的要求。在公路工程項目建設過程中,工程前期準備、后期進展都會產生大量重要的檔案資料,是公路工程進行過程中的文本記錄,這些資料對公路建設事業的發展起著極為重要的作用。本文結合作者親身參與的幾個工程檔案管理實際情況,對建立公路工程檔案質量督查機制內容加以探討。

一、建立公路工程檔案質量督查機制的必要性

公路工程建設具有規模龐大、建設周期長、公路工程結構與工藝復雜、受環境影響變化大及相關參建單位眾多等特殊性,建設項目的施工是在動態的條件下實施的,因此公路工程檔案管理對于公路工程施工建設起到了不可估量的重要作用。為了保障公路工程檔案的完整、規范和系統,在工程建設過程中,建立公路工程檔案質量督查機制十分必要。

(一)是落實公路工程檔案質量管理責任的需要

建立公路工程檔案質量督查機制,可以使公路工程檔案質量管理責任得到有效落實。公路工程檔案是基本建設的歷史檔案和重要技術資料,是真實記錄工程詳細情況的技術文件,是工程驗收、維護、改擴建的依據,是養護、管理部門必須長期保存的重要技術檔案。檔案的編制工作不僅是工程驗收及使用、管理、養護、改擴建的需要,也對今后公路的發展具有重要的借鑒作用。做好公路工程檔案的編制工作是工程建設項目的一項重要任務。良好的檔案質量,將對重點工程建設管理起到很好的保障作用,并有力推動工程建設進入良性的持續發展。

(二)是保證工程材料編制規范的需要

建立公路工程檔案質量督查機制,可以督促工程建設有關單位規范編制工程材料,從而保證工程檔案質量。第一,結構層次清晰。不同合同段的施工、監理單位形成的資料要自成體系,互不干擾,有利于對施工、監理單位資料的匯總。第二,適用性強。對每一類型的資料劃分為更具有操作性的細目,每個細目可作為一個模塊,通過模塊組合就可滿足不同工程內容的需要,對模塊中資料的編排方法、次序、排列位置等均可詳細做出具體規定。

(三)是確保工程檔案收集完整的需要

建立公路工程檔案質量督查機制,可以提前介入,超前控制,從而保證工程檔案收集完整。檔案的收集、整理和移交工作以合同為基礎,“誰承擔、誰編制”。建設單位對竣工資料的匯總偏重于歸類和排序,不改動各參建單位的資料內容。工程檔案出現質量事故、資料整理不規范等問題由相應承擔建設任務、編制文件的單位負責。

二、建立公路工程檔案質量督查機制

(一)明確督查主體和督查對象

在公路工程建設過程中,項目管理人員尤其是領導對工程檔案管理工作是否重視,檔案管理人員的專業水平、業務素質是決定檔案質量的關鍵。一般在建設施工過程中,項目部專職檔案人員流動性比較大,為了確保專職檔案人員的穩定性,建設單位應要求項目部無特殊情況和充分理由,不能隨意更換項目專職檔案人員。明確要求施工單位也要建立一支較為專業、穩定的檔案管理隊伍,成立項目部檔案領導小組。由建設單位牽頭建立檔案管理機構,即成立檔案管理領導小組,建設單位負責人任組長,各部門指派一名兼職檔案員任組員。由建設、監理、施工三家單位組建一個檔案管理網絡(如圖)。根據工程竣(交)工檔案驗收的相關要求,領導小組統一負責整個工程項目的檔案收集、歸檔管理。

(二)制定督查制度

公路工程建設周期一般比較長,項目首先要建立一套健全、完善的督查制度,明確分管領導、主管部門和具體指定的管理人員,督查制度要結合本工程項目的實際情況,并具有可操作性。

在建設過程中,要將檔案資料的形成納入各個環節當中,如納入合同管理、工程計量等環節,并和支付掛鉤。要把檔案管理工作納入整個項目工程質量系統管理之中,要將項目檔案資料的形成、歸檔與工程建設同步;要做好合同管理,按照簽訂的招投標合同進行掛鉤支付,支付工程款時要經過檔案人員的確認方可支付,有效控制項目檔案的進度與質量;還要將檔案檢查情況納入季度、月度質量檢查考核中,對檢查中發現的問題要求施工單位及時整改,避免造成后期檔案工作大量的返工。

(三)明確督查內容和標準

督查內容：第一,檢查工程檔案工作是否納入合同管理;第二,檔案工作應隨工程進度同步積累與整理;第三,設計、施工、監理單位及時向建設單位移交工程檔案,辦理交接手續;第四,定期或不定期組織或聘請有經驗的檔案管理專業人士,參加檢查監理、施工單位工程檔案。

督查標準：檔案內容中包括各參建單位設計、施工、監理的工程檔案,做好文件材料的收集、整理、歸檔工作。在竣工驗收后一個月內,按時提交檔案資料;竣工圖圖面整潔、修改到位、標注到位,所有圖紙加蓋并簽署竣工圖章;建立與紙質檔案對應的電子檔案,保證聲像材料齊全;文件材料記載準確、數據齊全,簽字手續完備。

三、公路工程檔案質量督查工作的實施

工程項目一般分為建設前期、建設期間及交工通車運營期間三個階段。建設前期及運營期間的資料,一般由建設單位負責收集、歸檔。最重要、最復雜的檔案質量管理是建設期間的。

在項目檔案管理工作中,僅靠制度是遠遠不夠的,必須結合實際內容來實施,經過不斷的實踐摸索,結合工程施工階段,按以下幾點實施督查。

(一)建設前期階段

應將項目檔案的要求與標準納入招投標。項目檔案部門文件歸檔的要求應在合同條款中得到合理體現,使文件資料的歸檔具有法律效力,為后續文件資料的收集歸檔工作打下良好的基礎。

(二)建設期間

工程開工時,要及時做好檔案的預立卷工作。預立卷不做好,會導致檔案資料的大返工。要求施工單位一開始就按《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》要求,嚴格按分部分項工程排列,形成卷內目錄及案卷題名等,盡量使資料不返工,確保資料的原始性。

項目工程建設過程中,為了控制和提高建設項目檔案的同步性,檔案部門均應參與各季度、月度的考核檢查。對各類施工、監理文件的同步性進行嚴格控制和把關,及時掌握工程進度,以便及時發現問題,整改問題。為資料的質量打好基礎。

(三)交工通車運營期間

按照相關規范文件要求,項目交工時,所有完工的施工文件和監理文件都應全部歸檔完成。檔案部門要組織一次全面的檢查,各參建單位要做好自檢工作,確保通車后能形成收集齊全、完整、準確的項目檔案。

在管理過程中要加強對檔案管理工作的督導、檢查,定期發現檔案整理中存在的問題,及時加以改正、整理,確保項目資料的正確性、原始性、完整性。工程檔案全面真實地反映了整個工程的建設過程,為日后的建設提供了參考數據,是工程的珍貴資料寶庫,對工程建設與管理具有不可忽視的作用。

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