淺議信息化在機關事業養老保險檔案管理中的作用

鄭文龍

隨著計算機的廣泛應用，各行各業早已步入信息化的時代，機關事業養老保險的檔案管理工作也逐漸告別了舊日紙質的時代。作為一個檔案管理人員，這其中的優劣我深有體會，現把我個人的一點體會與同行們交流。

一、機關事業養老保險檔案管理信息化的必要性

機關事業養老保險檔案記錄了各類機關單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當時沒有現在的技術，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經濟損失，而且相關資料的泄露也在不斷發生。針對這個問題，我社保局不斷探索，才有了現在的檔案信息化管理舉措。這項舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調閱相關檔案時，只需要輸入關鍵字檢索即可，一分鐘內就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費。利用計算機整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發工具來幫助人們勞動，因為人力畢竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關技術或設備，就會不斷推動經濟的發展，提升人類的智慧。從最原始的勞動工具發展到現今的高科技電子產品，都是在實踐中得到啟發，不斷實驗，不斷創新，在進化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負責，也是對整個社會乃至國家負責。每個人所設想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統一，朝著同一個方向發展。在這方面取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠發展目光的體現。可以說，在各個領域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。機關事業單位檔案信息化可以讓事業單位檔案管理在同領域內領先10年，但并不是每個單位都采用這種舉措才能發展起來。從目前的情況來看，社會上的機關事業單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進步也是每個人的進步，從個體進步到整體進步，從整體進步再到大體進步。推動檔案信息化管理就相當于為經濟技術的發展安上了加速器，它的存在讓事業單位檔案管理能夠更加安全、穩定地運行，而這樣的結果也是所有人都喜聞樂見的。

二、機關事業養老保險檔案管理信息化的優勢。

使用信息化技術能更好地管理機關事業養老保險的檔案，比起原來的紙質檔案有諸多優勢。

首先，不會因時間久遠字跡模糊而致檔案流逝，能很好地對檔案進行排序、分類，隨時可以調閱檔案，不必像過去那樣花費大量的時間去找一份檔案。另外，紙質檔案比較容易腐爛、被蟲蛀咬，或其他原因致檔案損毀，而信息化管理能讓養老保險檔案不再浮于表面，儲藏在電子設備中，更加安全、保險。在檔案管理的過程中，工作人員得到的經驗、技術是無可比擬的。在眾多管理技術中，選擇正確的發展道路是有一定難度的，而所得的結果也是不可知的。漫漫長路，絕不是一個行動這么簡單，從最早的紙質手記到信息化管理，都是一步一個腳印發展而來的。在此，要以人的思想覺悟、制度的改革、方法的創新為大前提，不斷推動機關事業養老保險檔案信息化管理。

事業單位養老保險的規章制度有一定的規律性，在這種規律下，檔案信息化管理就是產物。作為開創的領導者，推動事業單位養老保險檔案朝著信息化的方向發展才是明智的，上位者要權衡利弊，做出決策，下位者采取一定的方法不斷推進其朝著現代化的方向發展。電子產品在這個時代十分普遍，但重要的不是有沒有，而是如何去利用。我們要敢于發現，敢于使用，敢于創新，真正地利用現代化設備，讓這些設備物盡其用，發揮出最大的使用價值。至少從現在的情況來看，這是沒有盡頭的。信息化管理將所需的信息都存儲在另一個空間，不占體積，不占用物資，也就是說，它在地球之外開辟出了新天地。誰都想迎頭直上，如果機關事業養老保險檔案管理不緊跟時代的步伐，那么，它很快就會落后。

三、機關事業養老保險檔案管理信息化帶來的成就

也許在大眾眼中，檔案信息化管理只是事業單位的革新方式之一，但實際上，這期間付出多少汗水、經過多少磨礪，只有真正參與的人才懂。機關事業養老保險信息化管理不僅充分發揮了計算機的使用價值，也節省了一些物資。現如今，計算機是每個事業單位必不可少的，幾乎人手一臺。在計算機被廣泛應用的今天，利用它能為相關工作帶來很大的便利，一機多用是很重要的。在有限的物體上開放出無限的東西，是一種智慧，是一項重要的舉措，它成就了一代人和他們的事業。檔案管理信息化的發展在一定程度上也影響著整個國家的經濟水平和科研技術水平。在現實情況下，信息化發展是十分關鍵的，要不斷開創這方面的工作。技術革新代表著人類水平的提升，也許對我們來說很遙遠，但用事實來說話，它是貼近每個人生活的，在我們身邊無時無刻不體現著它的作用，有時候只是微妙的變化就會為人們帶來了巨大的便利。在當今這個時代，計算機應用已經是生活和工作中不可或缺的一部分了，而檔案信息化管理的發展預示著工作單位的發展狀況，展示著高科技的風采。

綜上所述，隨著計算機應用技術的不斷發展和成熟，事業單位養老保險檔案管理信息化是發展的大趨勢。因此，我認為：要加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，使事業單位養老保險內部的檔案管理工作日趨規范、合理，從而建立一個健康的檔案管理體系，最終使事業單位養老保險的檔案資源得以最大限度地利用和保護。