淺析棄檔現(xiàn)象

黃海燕

人事檔案是國家機構(gòu)和社會組織在人事管理活動中產(chǎn)生的，真實記錄和反映個人經(jīng)歷和社會實踐活動的歷史記錄。它是個人身份的象征，是知人用人的客觀依據(jù)，也是個人信息的重要憑證和人才開發(fā)重要信息資源。然而隨著時代的進步和社會的發(fā)展，檔案如今卻遭到越來越多人的遺棄，因此，如何處理被丟棄的人事檔案成為當(dāng)前亟待解決的難題。

一、“棄檔”發(fā)生的群體

所謂“棄檔”是指檔案所有人對自身檔案不管不問，長期不繳交檔案管理費或不提交個人新的信息資料，也包括一些自帶檔案者。近年來，“棄檔”現(xiàn)象愈演愈烈，引起社會廣泛關(guān)注。“棄檔族”主要發(fā)生在以下幾類人群：一是“跳槽族”。為了謀求更好的發(fā)展空間，實現(xiàn)自身價值，他們輾轉(zhuǎn)于不同單位，有的因為對人事檔案的忽視導(dǎo)致人事檔案在流轉(zhuǎn)過程中不知所蹤；有的因為解決不了和原單位的矛盾而放棄自身的人事檔案。二是出國留學(xué)或移民人員。出國留學(xué)人員，在國外停留多年無暇顧及檔案；移民人員由于身份變化，檔案對他們來說無多大用處便被遺棄了。三是大中專畢業(yè)生。一些大中專畢業(yè)生畢業(yè)時沒找到合適的工作，人事檔案被學(xué)校寄回戶籍所在地人才交流中心，找到工作后又沒及時轉(zhuǎn)出自己的檔案，最后自己也不知道檔案身在何處了；有的則是因交不起檔案保管費就把檔案丟棄不管了。

二、“棄檔”現(xiàn)象產(chǎn)生的危害

1.個人權(quán)益得不到保障。人事檔案是檔案當(dāng)事人享受社會服務(wù)的通行證，與檔案當(dāng)事人利益息息相關(guān)。如果沒有人事檔案，“棄檔者”在面臨轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱評定、辦理養(yǎng)老保險等需要提供相關(guān)證明時，很多手續(xù)將無法辦理，從而影響自身利益的實現(xiàn)。

2.不利于人事工作的開展。干部人事檔案服務(wù)于人事工作。棄檔的出現(xiàn)，造成人事工作的不正常局面。對于原單位來說，特定崗位缺人，受專業(yè)、學(xué)歷、學(xué)識等方面限制，無法及時補充新人員；而對于新引進人才的單位來說，存在“有人無檔”問題，對于人才基本情況、個人素質(zhì)、業(yè)績等無據(jù)可查，難以做到合理有效地使用人才。

3.不利于人事檔案的管理。一方面，“棄檔”既不能按干部檔案相關(guān)規(guī)定來管理，也不能按流動人員檔案相關(guān)規(guī)定來管理，又不能丟棄，給檔案管理部門出了個大難題。另一方面，“棄檔”的出現(xiàn)使人事檔案選賢任能的依據(jù)和提供相關(guān)證明的憑證作用不能發(fā)揮；“棄檔者”新的檔案材料得不到及時補充，也不能實現(xiàn)隸屬關(guān)系的轉(zhuǎn)移，檔案處于孤立靜止的狀態(tài)，嚴重違背了檔案管理科學(xué)性和規(guī)范性。

三、“棄檔”產(chǎn)生的原因

1.外因。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才流動日益頻繁，社會對人才的需求日漸增長。一些企事業(yè)單位為了引進急需人才，提出了不要調(diào)動手續(xù)、不要人事檔案、不要遷移戶口“三不要”政策，甚至為了解除人才的后顧之憂，允諾為人才“重建”檔案，一些人才為了尋求更大的發(fā)展空間，更好的薪資待遇，便棄檔案于不顧。

2.內(nèi)因。“棄檔”的內(nèi)因在于人事檔案功能的弱化。現(xiàn)有的人事檔案大多側(cè)重對過去材料的記載，檔案材料收集不全面、不及時，內(nèi)容陳舊；且內(nèi)容大同小異，缺乏個性化的材料和評價，千人一面，難以成為用人單位選拔和使用人才的依據(jù)，在現(xiàn)實中實際應(yīng)用性不強。加上人事檔案管理監(jiān)督工作不到位、檔案管理人員素質(zhì)能力有限等原因，一些無意差錯性失真人事檔案和虛假人事檔案，降低了人事檔案的真實性、嚴肅性和權(quán)威性，難以發(fā)揮人事檔案的作用。

3.根本原因。“棄檔”的根本原因還在于人事檔案管理體制不健全。一是封閉式管理體制。長期以來，受滯后的法制建設(shè)和傳統(tǒng)封閉的人事檔案管理模式等因素影響，人事檔案的利用是只對單位不對個人的，人事檔案當(dāng)事人無權(quán)查閱本人檔案信息，很多人不了解自己檔案中的內(nèi)容和信息，對自身檔案材料的社會價值認識不足，導(dǎo)致越來越多的人認為人事檔案可有可無，“棄檔”現(xiàn)象屢見不鮮。二是多頭分散管理。我國目前主管人事檔案的部門有組織、人社、檔案部門等，甚至一些無權(quán)保存和管理人事檔案的單位也在保管人事檔案，人事檔案出現(xiàn)“多頭管理”的混亂局面；另外，調(diào)檔手續(xù)的繁瑣耗時等都造成“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

4.主觀原因。“棄檔”的主觀原因是“棄檔族”對人事檔案作用了解不足。隨著現(xiàn)今由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變的趨勢，有些人認為只要自己能勝任工作，不需要檔案也能生存，因此對檔案不聞不問。

四、解決途徑及措施

1.加大宣傳，提高思想認識。檔案管理部門要通過電視、報刊、廣播、網(wǎng)絡(luò)、微博等媒介多形式、多渠道地宣傳人事檔案工作的意義和人事檔案的重要性，讓人們特別是“棄檔族”充分了解人事檔案的內(nèi)容，人事檔案管理的一系列流程和人事檔案的作用等，讓人們知道人事檔案里有與他們利益息息相關(guān)可以利用的信息資源，不斷增強人們的檔案意識，自覺維護自身查閱、知曉、利用檔案的合法權(quán)益，減少“棄檔”現(xiàn)象。

2.完善內(nèi)容，滿足社會需求。在保留人事檔案原有重要部分的同時，人事檔案內(nèi)容應(yīng)與時俱進，不斷得以豐富完善。

3.健全制度，規(guī)范管理。我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度相對滯后已不能滿足現(xiàn)實需要。應(yīng)完善人事檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞、利用、鑒定及違法責(zé)任追究等方面的規(guī)章制度，使人事檔案工作有法可依、有章可循。

4.創(chuàng)新管理模式，實行“人檔分離”。隨著人才市場化日趨完善，人的屬性逐漸由“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕保槕?yīng)這一變化，人事檔案的管理模式也應(yīng)由傳統(tǒng)的“人檔統(tǒng)一”“檔隨人走”轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭藱n分離”，由“單位管理”改為“社會化管理”。這種管理模式不但使各部門權(quán)責(zé)明確，管理流程簡化清晰，而且節(jié)省人力物力、方便利用，還有利于人事檔案的完整和安全，從而減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

5.檔案網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享。在計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)達的今天，人事檔案管理電子化和網(wǎng)絡(luò)化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。各級人事檔案管理部門應(yīng)在遵循保密規(guī)定的前提下，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，把人事檔案材料中不涉密的部分通過計算機和電子掃描儀等電子設(shè)備處理，以數(shù)字化形式儲存起來，分門別類，編制成不同的檢索工具，在全社會實行資源共享，實現(xiàn)人事檔案信息的充分利用。