以檔案保民生 以服務惠民生
——湖州市民生檔案資源整合利用試點工作紀實

湖州市檔案局

落實惠民政策查檔現場

近年來，隨著國家、省、市惠民政策的相繼出臺，民生檔案作為社會管理活動的歷史記錄和維護群眾權益的原始憑證，其利用范圍不斷擴大，利用需求不斷增加。湖州市各級檔案行政管理部門堅持“民生所想就是檔案工作之所向、民生所需就是檔案工作之所趨”的理念，積極創新民生檔案服務利用機制，在“以檔案保民生，以服務惠民生”的道路上邁出了堅實的腳步。

整體謀劃民生檔案一張表

結合全市民生檔案工作實際，湖州市提出了“三結合三促進”的民生檔案資源整合利用試點工作思路：民生檔案資源整合利用與依法監管相結合，促進市相關涉民部門民生檔案的科學化管理；民生檔案資源整合利用與改善館藏結構相結合，促進檔案館館藏結構優化升級；民生檔案資源整合利用與數字檔案信息共建共享相結合，促進和推進檔案資源利用網絡化、館藏數字化建設。

市檔案局成立民生檔案整合利用試點工作領導小組，制定出臺《湖州市檔案局關于開展市級民生檔案資源整合利用試點工作實施方案》，集中力量開展市本級館（室）涉民檔案資源普查，充分發掘市本級民生檔案資源。例如，發放《湖州市本級重點民生檔案參考目錄》《湖州市級民生檔案基本情況調查表》進行普查，安排人員到涉民單位上門對接進行細查，基本掌握了市級民生檔案保管利用現狀。統計顯示，至2015年底，市本級形成61多種民生檔案，民生檔案約364萬卷、231萬件。在統計基礎上，市檔案局編制印發《湖州市市本級首批重點民生檔案查檔指南》手冊，收錄了保存在市檔案館、市直機關及所屬公共服務部門的婚姻、社保、知青、戶籍等61種民生檔案，以民生檔案形成部門、保管部門、檔案內容、查閱方法、查閱地點、查閱電話等作為查檔指南的檢索內容，為服務民生查檔提供“快、全、準”的便捷途徑，受到廣大群眾的好評。

統籌監管民生檔案一張圖

加強對民生檔案工作的業務指導和行政督查，增加民生檔案收集力度，提升民生檔案規范化管理水平。一是建章立制，規范民生檔案管理。制訂了《湖州市機關檔案業務建設規范》《湖州市中小學校檔案管理辦法》《湖州市收集檔案范圍細則》等制度，將各類民生檔案納入檔案移交范圍。二是加強對重點涉民單位檔案的監督指導。推進歷史檔案搶救清理和規范化管理工作，加快檔案數字化工作，建立民生檔案專題數據庫；對歷史遺留的館外民生檔案實施搶救，加大行政監督力度，推進相關部門加快檔案整理與數字化步伐。三是依法合理接收民生檔案。調整資源整合策略，實施差別化管理，“但求所管，不求所有”，對民生檔案量大、保管條件符合要求和管理規范的單位，實行部門自行管理、資源共享的工作策略。制訂重點民生檔案移交計劃表，要求“十三五”期間完成公積金檔案、出生醫學證明檔案、勞模檔案等21種民生檔案的接收。截止到目前，列入計劃接收的14種民生檔案已全部納入檔案館保存并利用，共計檔案56269卷、34件，約占館藏總量的31.3%。

整合利用民生檔案一張網

民生檔案整合利用的最終目標是方便人民群眾利用。市檔案局在整合民生檔案資源的基礎上，以加快民生檔案數字化為突破口，推進區域數字檔案信息共享。一是加快館內民生檔案數字化。安排人力、物力、財力，優先對館藏涉及民生的地籍、知青、山林定權、婚姻、回鄉精簡人員檔案等約36405卷檔案進行條目化和數字化處理，在館藏利用平臺設置民生檔案專題數據庫。截止到目前，已完成專題目錄71029條民生檔案信息，館內民生檔案數字化率已達90%以上，這有力地保護了紙質檔案的安全，也實現了民生檔案的快捷查詢。二是構建以民生檔案為主要內容的區域數字檔案共建共享平臺，創新為民生服務的手段。打破查檔地域限制和“信息孤島”難題，最大限度地方便群眾查詢民生檔案，市檔案局專門構建“資源自建、分級管理、異地查檔、跨館出證”的民生數字檔案資源共建共享平臺。目前，平臺建立了10個專題數據庫，共享條目135萬多條、原文10萬多件。數據涵蓋全市各縣區綜合檔案館，基本實現了區域民生檔案的“異地查檔、跨館服務”。三是建立館室間民生檔案咨詢服務機制。開展民生檔案查詢轉知業務，當群眾需查閱本單位外民生檔案時，受理單位可根據《查檔指南》提供的信息，告知查檔者查詢場所、方法與電話；市檔案館在受理民生檔案查閱時，如有保存在各部門的情況，也告知查檔者基本信息，并做好相關協調與聯系，以方便群眾查詢。四是設置基層檔案查詢受理點。為方便基層群眾了解、查閱民生檔案，市檔案局在編制《查檔指南》的基礎上，專門印制了一批宣傳冊頁，發放至市級（包括吳興區、南潯區）136個社區、行政村，結合省有關村級（社區）便民服務中心整合事項，在各社區、行政村設置檔案查詢受理點，提供查檔咨詢服務。（本文執筆：湖州市檔案局顧琪琪）