智慧檔案館頂層設計研究：總體架構及運行機理

莫家莉 史仕新 許 楊 /攀枝花學院

1 引言

智慧檔案館是以運用新一代信息技術為基本手段，以全面感知、智能協同、深度融合為運行基本方式，以提高檔案管理和服務效益為基本目標，以實現檔案事業可持續發展和促進人的全面和諧發展為根本目標的檔案信息化的高級形態，是未來檔案館發展的必然趨勢。目前，國內智慧檔案館研究尚處于理念借鑒和實踐探索的初級階段。理論研究主要集中在基礎理論（楊來青，2015）、信息技術（薛四新等，2014）、信息服務（吳薇，2015）、信息資源建設（吳加琪，2015）等方面，存在基礎理論研究薄弱、片面強調應用技術研究、缺少系統理論研究、研究深度有限、缺乏可操作性模型范式等問題。在實踐方面，青島、上海、深圳、天津、麗水等城市已將智慧檔案館建設列入智慧城市建設規劃，隨城市建設同步推進，但國家層面的統一規劃和全局部署尚未形成，處于各自為政、分散建設的狀態。鑒于此，本文從全局與戰略的視角出發，構建一個“智”與“慧”有機結合，集成文化價值理念、資源、技術、管理、制度、安全和應用服務等子系統的智慧檔案館頂層架構模型，闡明其運行機理，以期為智慧檔案館建設提供理論指導、方法支撐和應用范式。

2 智慧檔案館頂層架構模型構想

智慧檔案館頂層設計是將頂層設計的方法和理念運用到智慧檔案館發展領域，以智慧檔案館建設與發展的核心目標為統領，以需求分析為基礎，從全局和戰略的視角出發，運用系統集成的方法，統籌考慮和協調智慧檔案館的各層次和各要素，對智慧檔案館的基本架構及其內部要素有效組合運行的動力機制、建設機制和發展機制進行總體的、全面的集成規劃和設計。它具有高端戰略性、整體系統性、統籌協調性、具體可操作性和動態發展性等特點，是規劃設計與實踐之間的“藍圖”，能避免建設過程中各自為政的混亂無序。

智慧檔案館的建設和發展要深化應用大數據、云計算、物聯網、移動互聯網等新一代信息技術，推動人與人、人與物、物與物間的全面感知和互聯互通，推進信息技術與檔案業務的深度融合，在業務流程再造基礎上實現應用集成、系統整合和資源共享，確保為黨政機構的決策支撐、社會大眾的檔案利用、檔案部門的檔案管理等各種需求做出智能、高效、泛在的支持和響應服務。因此，智慧檔案館的頂層設計要以“智”與“慧”結合為持續發展動力，要以黨政機構、社會公眾、檔案管理部門等主體為中心，要以提高檔案管理和服務效益為基本目標，要以最大限度開發、整合和利用資源為核心，還要基于資源、技術、管理等多層結構。基于以上考慮，本文構建一個“3層7子系統”集成的智慧檔案館頂層架構模型（見圖1）。

圖1 智慧檔案館頂層架構模型圖

3 智慧檔案館頂層架構模型解析

3.1 核心層

模型核心層由文化價值系統構成，具有凝聚力、向心力和滲透力，是智慧檔案館頂層架構模型的“靈魂”，也是智慧檔案館“慧”的來源，是系統共同行動的文化價值基礎。

文化價值系統是智慧檔案館頂層架構的核心。正確認識“智慧”是研究智慧檔案館頂層設計問題的邏輯起點，也是智慧檔案館立根固本之基。基于“數據→信息→知識→智慧”構成的金字塔式信息鏈模型，揭示了信息鏈資源由低級向高級躍進的過程，其中“智慧”置于頂層，“是人類所表現出來的一種獨有的能力，主要表現為收集、加工、應用、傳播信息和知識的能力，以及對事物發展的前瞻性看法。”[1]可見，智慧是知識的應用和生產性使用，有信息、有知識不等于有智慧，只有當信息和知識與人的應用實踐和思考創造結合起來，才能被稱為智慧。因此，可以說智慧檔案館的“智慧”關鍵來源于人的創造，其“智商高低”取決于檔案管理者和利用者的智慧程度。新一代信息技術的應用為智慧檔案館“智慧”的實現提供了基本手段，改變了政府、組織和公眾相互交互的方式，通過人與人、人與物、物與物間的全面感知和互聯互通，使得人們面對各種社會需求能做出更明智的決策。因此，智慧檔案館的建設和發展應是“智”（側重于智能化、自動化）與“慧”（側重于人文化、創造性）的協同和融合發展，其以人為本的人文理念基礎，決定了智慧檔案館頂層設計的核心層由文化價值系統構成。文化價值系統作為潛在的價值觀、信仰和原則，具有強大的凝聚力、向心力和滲透力，能通過影響人的行為和心智模式進而影響智慧檔案館的組織運作，是智慧檔案館“慧”的根源和內生核心競爭力。建立以“創新、協同、開放、共享、綠色”為核心理念的文化價值系統，將有助于促進智慧檔案館的可持續發展。

3.2 支撐層

模型的支撐層由資源系統、技術系統、管理系統、制度系統、安全系統五個子系統構成，它們的創新、協同、開放、共享與綠色行動，既是核心層的文化價值實踐活動，又構成了整個系統運行的強大支撐條件與良好運行環境。

3.2.1 資源系統是智慧檔案館頂層架構的基礎。資源觀念會隨著技術的發展而不斷豐富，智慧檔案館反映了不同的技術突破，也反映了不同的資源傾向，資源系統是由人力資源、物力資源、財力資源、技術資源和信息資源等核心要素構成的宏觀資源系統。其中人力資源外延由檔案工作者擴展至社會公眾，智慧檔案館雙向交互模式的運用，為社會公眾參與檔案產品和服務的全過程提供可能，是智慧檔案館“智力”因素的重要來源；物力資源包括工程性基礎設施和硬件基礎設施，是智慧檔案館建設的基礎設施支撐；技術資源包括以大數據、云計算、移動互聯網和物聯網四大核心技術為代表的ICT技術，是智慧檔案館建設的技術支撐；信息資源包括自建自采信息和部門交換信息，是智慧檔案館“智慧思考”的基礎。

3.2.2 技術系統是智慧檔案館頂層架構的關鍵。新一代信息技術的出現和信息社會的發展是智慧檔案館建設興起的根本原因。智慧檔案館的綜合應用系統設計既要與實體檔案館和數字檔案館對接，又要在自動化、智能化和人性化等方面擴展其功能。基于分層設計理論，智慧檔案館技術架構自底向上分為感知層、傳輸層、平臺層和應用層四個層面。感知層是整體架構的基礎，在傳統傳感器的基礎上，將仿生傳感器、電子標簽等新興傳感器嵌入物體并進行數字化，以獲取檔案實體、檔案內容和檔案管理等諸多方面信息，形成及時收集和感知信息的感知系統，是智慧檔案館的“神經末梢”。傳輸層是依托物聯網、互聯網、通信網和廣電網等多個網絡的融合，實現檔案與管理機構、管理者、社會大眾間的互聯，為感知層收集的信息提供信息通道，是智慧檔案館的“神經網絡”。平臺層是整體架構的核心，通過檔案云管理平臺等的構建，提供海量數據和信息的存儲、分布式計算和信息發現等功能，實現檔案信息資源的高度整合和實時共享，是智慧檔案館的“中樞神經”。應用層利用各種檢索平臺和服務系統滿足公眾的多樣化需求，提供檔案信息集成服務，產生“智慧”，是智慧檔案館建設的最終目標[2]。

3.2.3 管理系統是智慧檔案館頂層架構的基本前提。智慧檔案館建設資源共享的特點要求與傳統條塊分割的管理體制間的矛盾，決定了對智慧檔案館建立的認識不能僅停留在信息技術層面或信息管理層面，還必須構建與信息化建設相適應的信息化管理體制和運行機制。可借鑒CIO（Chief Information Officer）體制，建立由決策機構、協調機構、管理機構和執行機構（四層），以及審計機構和決策咨詢機構（兩翼）構建的“四層兩翼”體制架構[3]。需建立協調、靈活、高效的運行機制，如探索有效規避建設風險的安全保障機制、調動和激發公眾創新能力的創新機制、保障多元主體參與的協同機制。

3.2.4 制度系統是智慧檔案館頂層架構的根本。完善的法律法規、標準規范、評價體系和配套政策，是消解建設過程中顯性或隱性阻礙的重要因素。因此，要逐步建立起完善的法律法規，將智慧檔案館建設和運行過程中的基本內容納入法律規范范圍，確保建設運行過程有法可依、有法可守。在貫徹國家和行業信息標準的同時，要建立一套與國家和行業標準相統一、與國際標準相兼容，又充分考慮系統更新、擴張和延伸要求的智慧檔案館標準規范體系，內容涉及技術標準規范、平臺標準規范、應用標準規范、管理標準規范、運維標準規范等。要建立科學合理的評價指標體系，測評項目實現度及其產生的延伸效應，內容涉及評估范圍、評估內容、評估標準、評估監督和獎懲措施等。要建立推動智慧技術和智慧產業等方面發展的配套扶植政策，內容涉及人才政策、資金政策和產業政策等。

3.2.5 安全系統是智慧檔案館頂層架構的保障。智慧檔案館雙向交互的模式、信息系統與實體性基礎設施的互聯、信息采集和交換規模的大增、各利益主體的沖突存在使智慧檔案館信息安全系統面臨的風險更為突出[4]，因此必須建立將技術、管理和政策三者協同的安全防范機制。要建立技術安全防范體系，加強關鍵核心技術的攻關和創新，加強技術產品的研發和產業化水平，這是由支撐智慧檔案館建設的物聯網和云計算等核心技術不為我國掌握的實情所決定的。要建立信息安全管理體系，構建多部門協作的信息安全管理組織，形成信息安全管理保障的完整閉環。要貫徹落實國家信息安全等級保護制度，推進智慧檔案館建設安全立法進程，推進安全技術和產品的管理政策、安全產業發展政策、安全教育政策。要推進安全保障應急機制建設，強化風險評估、網絡信任體系和容災備災體系建設[5]。

3.3 應用服務層

模型的應用服務層由應用服務系統構成，它通過展示核心層的文化價值理念、依靠支撐層的強大支撐實現為大眾服務和為社會服務的目標。應用服務層是智慧檔案館頂層架構的落腳點。提高檔案應用服務的智慧化和內涵是智慧檔案館未來發展的主要方向，其應用服務的轉型和升級表現在如下方面：一是基于全面感知的“一站式”服務。智慧檔案館依托信息集成、數據挖掘、數據分析和一站式服務平臺搭建等方式，按利用者查詢和利用的需求，實現對海量、異構、分布的各信息資源的一站式整合，完成檔案信息管理、閱覽、查詢、借閱等服務[6]。二是基于移動互聯的泛在服務。智慧檔案館依托移動新媒體技術，將檔案的服務功能延伸到手機等移動終端，以無線接入的方式，不受時空的限制實現檔案信息發布、在線查詢、在線咨詢和利用等移動化服務，廣泛連接的網絡為檔案信息服務的泛在化提供實現基礎[7]。三是基于知識組織的智能服務。智慧檔案館依托知識發現和數據挖掘等技術的應用，在綜合利用主體行為模式、需求和能力、檔案利用方向等的分析和預測基礎上，向社會大眾提供個性化的定制服務和推送服務，向組織機構提供綜合查詢和輔助決策支持服務。

4 智慧檔案館頂層架構模型運行機理分析

4.1 需求牽引機理

智慧檔案館建設以滿足利用者的多元化需求為根本目標，為此需要根據利用主體的檔案利用需求對智慧檔案館的功能需求進行定位，這是智慧檔案館建設的關鍵和核心，也是智慧檔案館建設中面臨的最大難點。然后根據需求定位確定智慧檔案館應用服務系統目標和內容，并由此引出支撐應用服務系統的資源系統、技術系統、管理系統、制度系統、安全系統，最后確定貫穿和規范各子系統行為的文化價值系統，形成智慧檔案館頂層架構模型。

4.2 協同競爭機理

智慧檔案館的建設運行需要包容性地發展各子系統，需要從戰略層面統籌各層面要素，只有達到有效的協調和整合，才能保障目標的連續一致。不同屬性的子系統最初處于各行其是的無序狀態，但在外界能量作用下，各層次、各子系統間相互競爭與合作、相互制約與干擾、相互配合與協同，共同推動系統從無序向有序、從低級向高級演化，實現智慧檔案館的良性可持續發展。

4.3 循環反饋機理

智慧檔案館的興起以信息社會的發展為重要推動力，對信息資源價值實現和增值的追求使得架構模型自身不斷循環運動，主要表現在：核心層—支撐層—應用服務層，核心層文化價值系統具有強大的凝聚力、向心力和滲透力，是支撐層和應用服務層行動和實踐的基本原則，而支撐層和應用服務層的互動作用又進一步強化了核心層。連續的動態循環過程，既實現信息的增值，又能推動技術、制度、管理、資源、安全、應用服務、文化價值的螺旋式提升，促進架構模型的日趨完善。

4.4 開放式創新驅動機理

智慧檔案館是一個開放式系統，根據耗散結構理論，需要不斷與外界環境進行物質、能量和信息的交換，促進創新“負熵”的流入，以保持系統有序的結構[8]。系統的開放式創新主要表現在：創新資源的開放性，即智慧檔案館可以突破創新資源的機構邊界，實現跨部門跨地區的資源利用；創新主體的開放性，即智慧檔案館突破傳統以檔案管理者為中心的模式，強調用戶創新、大眾創新；創新驅動過程的開放性，即智慧檔案館由傳統的單向式服務過程向雙向交互過程轉變，交互融合的過程實現創新驅動的可持續循環；創新效益的開放性，即更加智能化、個性化的創新服務成果，將吸引系統外各類資源的融入，從而突破系統范疇，實現效益的開放化和整體化。

4.5 主導轉換機理

智慧檔案館的構建可分為初級階段、成長階段和成熟階段。在系統發展不同階段的各子系統博弈過程中，必然存在一些起主導作用的要素簇，而主導要素在不同階段的轉換就構成了主導轉換機理。在智慧檔案館建設初期，技術主義價值傾向的出現，是不平衡增長理論選擇優先投資研究與智慧檔案館建設和發展關聯效應大的子系統的結果，這有利于在最短時間內、最大可能地激活智慧檔案館系統，提高發展速度，縮短成長期。同時關聯效應和擴散效應將帶動其他子系統的發展，最終實現各層次、各子系統的均衡協調發展，均衡是發展的必然趨勢。

5 結語

智慧檔案館的頂層設計就是要從全局和戰略角度出發，對智慧檔案館建設和發展的各要素進行統籌規劃和整體部署。本文構建“3層7子系統”智慧檔案館頂層架構模型，以期對智慧檔案館的規劃和實施提供理論支撐。目前，國內智慧檔案館頂層設計研究尚處于探索階段，缺乏成熟的思路和方法，加之對智慧檔案館認識的不深入，決定了智慧檔案館頂層設計研究將是一個長期、持續的過程。

注釋與參考文獻：

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