淺談基于N層架構的校園OA系統實現的必要性

王科

摘 要：在計算機技術和信息快速發展的今天，計算機和網絡的應用變成了生活和工作中必不可少的部分，針對各行業的工作人員來說，質量、速度都是追求目標，隨著企事業單位的發展，人數越來越多，原有的手工處理辦公的模式已經不能適應時代的發展，而且容易出錯，檔案不容易保存，已經嚴重影響了工作效率。提高工作效率對于所有行業和企業都是很重要的，解決信息孤島問題、實現信息的快速傳遞、公文的迅速流轉、文檔的快速查詢、工作流的規范等辦公手段對于提高企事業單位的市場競爭力具有重要意義。

傳統的手工和紙質的辦公模式已經完全不能適應現在高效率的工作的需要，引進計算機和網絡這些現代化的技術對于推動數字化校園實現辦公數字化等工作具有重要意義，這樣才能夠在學校內部建立一個開放的、高效的、網絡化的新辦公環境，實現辦公的良性循環，為辦公人員之間提供良好的溝通保障，提高企事業的管理水平和資源使用率，因此本論文具有重要的實際工程應用價值和意義。

關鍵詞：辦公自動化校園OA系統；N層架構

辦公自動化（Office Automation，OA），產生于70年代中期，是發達國家為了解決企事業單位辦公業務劇增的情況下，是為了提高生產率而產生的門綜合性技術。為了提高工作效率和辦公質量，使用先進的計算機和網絡技術來代替復雜工作中的工作人員。辦公自動化的知識包括計算機科學、網絡、管理科學、社會學等學科，并且各個學科之間在辦公自動化中都有滲透和相互交叉，辦公自動化已經成了現代化的企事業管理的一種必要的手段和工具。

校園OA系統能夠充分利用現在已經鋪設好的校園網，是一種將辦公和網絡結合起來的新的辦公方式。本系統的開發主要是為了實現一個校園OA系統，為本校教職工提供一個方便快捷的辦公環境，提高學校的辦公效率。

OA系統的出現及其發展與實現它的開發工具的先進與否是密切相關的，從原來的手工操作到現代的計算機技術、通訊網絡技術、信息技術這一過程來看，它的發展大概經歷了三個階段：

第一個階段：辦公室處理的主要對象是數據，在辦公系統方面還是處在傳統的管理信息系統（MIS），這一階段最明顯的特征就是數據存儲在文件中或者一些數據表中，數據也是結構化的，辦公自動化系統處理它主要還是集中在對數據的計算和統計方面。

第二個階段：它主要是以工作流作為自己的核心。這一階段的OA系統由于當時的網絡技術、計算機的軟硬件水平發展得非常快，使得當時的工作流技術能夠得到實施。

第三個階段：辦公自動化系統處于知識管理的時代，它工作的核心在于辦公室的工作人員能夠實現動態的、實時的內容以及知識地、科學地管理，它在強調協作型工作之外，還要使辦公室管理人員為斷地有學習與進步的機遇，這一階段實現的技術基礎還是網絡化的技術平臺。

辦公自動化系統是一個電子化或者信息化的辦公流程。它可以很好地處理辦公系統中文檔的收發、許多實際工作當中的流程和操作。通過一些學者研究表明，把工作流技術用在辦公自動化系統中可以對現代化管理提供以下的幫助：

①可以根據事先定義好業務流程來管理和監督系統中業務的運行情況；

②在運行的過程中，系統能夠很快地了解業務瓶頸，這樣我們就可以進行有效地解決，決定進行疏導還是修改業務的處理過程；

③它可以幫助企事業單位提高工作效率，減少事務處理的過程，縮短事務處理的周期。

④它可以有效地控制由于人為因素處理不當而出現的錯誤，有效地減少或避免產生的損失。

⑤關鍵是它可以加強事務處理的各個環節的協同工作的能力，從而可以讓工作的運作的非常通暢。

⑥工作流技術將各項事務的管理由原來的人工管理轉變為工作流服務器來管理，所以辦公人員可以從大量的繁瑣的工作中解脫出來，從而可以將工作重點轉換到怎么更好地做好事件。

我國的辦公自動化軟件自從80年代中期開始發展，到現在為止已經有20多年的發展歷史，從最開始的單機的輔助性辦公產品，發展到了現在的工作必須產品可以向企事業單位提供企業級應用的產品[7]。

辦公自動化系統可以規范實際工作流程和操作過程，很好地處理辦公系統中消息的傳遞和文檔的收發和整理，通過研究表明，將工作流技術應用在OA系統中可以對于企事業的管理具有以下的好處：

①能夠按照定義好的操作業務流程規范和監督實際業務操作。

②在OA系統中，可以很快的發現業務處理過程的有點和缺點，對于改進業務流程具有重要的作用。

③能夠幫助企事業單位提高效率，縮短處理周期，減少處理過程，節約工作人員時間。

④在手工處理中，工作人員難免會出錯，辦公自動化系統則減少了個人因數造成的錯誤，可以有效避免有些錯誤的產生。

⑤可以實現工作人員之間的有效溝通加強了事務處理之間的協同工作，使工作流程變得順暢。

⑥將工作人員從繁雜的事務中解脫出來，工作人員可以將重點放到更好的做事情上。

辦公自動化的發展和應用大大的提高了工作效率。但是也存在一些問題，這些問題值得思考并且需要在將來的發展中得到解決。例如開發手段單一，對平臺依賴嚴重；創新設計比較少。

與企業和政府相比，高校辦公自動化應該具有以下特點：

①由于學校的持續發展，高校的辦公規模也在不斷擴大，高校經過重組、擴建校區形成多校區聯合辦公的辦公方式。

② 需要實現移動辦公，隨著校際之間的合作交流，學校的領導和教職工也經常面臨出差等問題，出差時也需要及時通過辦公自動化平臺及時獲取相關信息。

參考文獻：

[1]王振.辦公自動化研究綜述[J].辦公自動化雜志，2010（193）： 4-7.

[2]張鑫旺.我國OA系統的發展現狀[J].河南職業技術師范學院學報，2012（11）：12-14

[3]李正濤.OA系統發展歷程與趨勢[J].辦公自動化，2011（129）： 14-15.