文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

何蕾

摘 要：文書檔案管理工作在政府機關、企事業單位等各項管理工作中均占有很重要的地位，因此文書檔案管理工作的順利開展意義十分重大。本文就針對文書檔案管理工作中存在的問題及對策進行簡單分析，以供日后參考。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

文書檔案在各個單位中具有重要的價值，對單位的各項活動能夠客觀地反映，也是單位管理水平的直接體現，方便單位的管理層對企業的管理水平進行評價，從而找出管理工作中存在的弊端，進行科學的整改。在計算機信息技術迅猛發展的現代，文書檔案管理也具備信息化的特點，而文書檔案管理工作中存在的一些問題仍然需要管理人員加以重視。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）管理理論混淆

文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內容，但檔案管理需要在文書工作順利開展的前提下才能夠有效進行。當前很多單位對這兩個工作相混淆，并且沒有做好這兩個工作的協調管理，文書檔案管理人員沒有重視與文秘的工作銜接，以至于文書檔案管理與文書工作相脫節，使得檔案管理工作難以有序地開展，同時也一定程度上影響了文秘的文書工作。所以在對文書工作和檔案管理工作的問題上，兩者是相互聯系的，檔案管理人員只有正確認識到這點，才能保證工作質量。

（二）檢索效率低下

手工檢索與計算機檢索是現階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數的情況下仍是以傳統的檢索方式為主，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認識上的錯誤，認為提升文書檔案服務質量需要進行更多檢索工具的編制。總而言之，沒有能夠很好地在工作中運用現代信息技術是影響檢索效率的主要原因。

（三）人員培訓不足

人手不足是文書檔案管理工作中普遍存在的問題，究其原因，主要是因為對這一工作重視不足導致的。在信息技術時代，文書檔案管理工作能夠借助現代化的技術實施便利化管理，這就要求工作人員及時了解和掌握新的技術與方法，并將之應用于實際工作中，與自身的專業知識相結合更好地完成各項工作任務。但接受新的知識與技術對于部分老員工來說具有一定的難度，其思維方式與工作方法都不能快速地跟進時代要求，這就制約了文書檔案工作的發展與進步[1]。

二、文書檔案管理工作問題的解決對策

（一）加強文書與檔案的銜接

文件作為檔案的基礎，其質量與檔案的質量直接關聯，而文書部門主要負責對文件進行處理，因此，其處理的規范性就決定了檔案的準確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規范化的銜接。為加強文書工作與檔案工作的規范化銜接，文書工作人員需要具備較強的檔案意識，及時地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實現一體化。同時，文書人員還需要加強文件材料質量的管控，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發文件時要及時登記，一旦發現有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進行。

（二）提升檔案管理人員素質

在互聯網普及范圍不斷擴大與科學技術水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應注重提升自身的綜合素質，包括計算機應用技能、檔案管理專業水平及信息素養等，以便能夠適應新時代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。另一方面，應根據時代變化對檔案管理工作提出要求加快信息化管理進程。管理文書檔案的根本目的在于實現資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發掘檔案價值，進而為生產實踐提供服務。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現共享，則應注意加快信息化管理步伐。首先，應注意增加信息化管理的經費投入。其次，應注意根據文書檔案的開發與利用現狀配備充足的軟件設施、硬件設施，以便為信息化管理的實現提供支撐。此外，應加快信息安全機制的建設進程，在保證檔案信息處于安全狀態的基礎上實現資源共享[2]。

（三）建立有效的管理制度

為了改善文書檔案管理工作，需要對檔案管理工作進行規范化，建立有效的管理制度與工作程序，并督促文書檔案管理人員嚴格按照規范程序辦理公文。管理制度與工作程序需要盡可能地細化，具有可操作性。文書檔案管理的工作人員需要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核，確保公文在正式印制前的審核簽發手續完整，在印制后還需要進行二次復核，如果需要修改就需要按照程序復審，只有這樣建立有效的管理制度和工作程序，才可以確保文書檔案管理工作的質量[3]。

三、結語

總而言之，目前文書檔案管理工作還存在許多的問題，文書檔案管理工作人員需要進一步提升自我素質，在現代管理手段的輔助下，提升文書檔案管理的工作效率，使文書檔案管理工作能夠高效率、高質量地展開，為企業、單位的長遠發展和形象的提高作出貢獻。

參考文獻：

[1]聶丹萍.新時期文書檔案管理存在的問題及對策分析[J].辦公室業務，2013，15：79.

[2]楊寧.文書檔案管理工作存在的問題及對策分析[J].黑龍江檔案，2014，06：66.

[3]黃雪萍.文書檔案管理中存在的問題及對策分析[J].辦公室業務，2014，13：60.