現代企業辦公室管理工作的幾點思考

郭毅

摘 要：辦公室管理工作對于企業發展來說至關重要，隨著現代企業的發展和進步，對于辦公室管理工作提出了新的要求，要求辦公室注重工作效率的提高，辦公室人員專業素質的提高，熟練掌握電子化辦公軟件的操作和應用。現在很多企業辦公室管理工作存在一定的問題，本文通過對部分企業辦公室工作現狀的分析，提出了適合企業發展的，有利于提高辦公室管理水平的措施，希望能為企業提供可借鑒的資料和素材。

關鍵詞：現代企業；辦公室工作；辦公室管理

一、辦公室管理工作的特征

辦公室工作是一個企業的綜合協調部門，它的作用就像一個管家，各種協調事宜、上傳下達、突發事件處理等等都是辦公室來完成的。辦公室處在承上啟下、溝通內外的中間位置，辦公室是職能部門信息融合和集散的地方，是決策層與執行層溝通的紐帶，是整個企業系統與子系統協調配合的媚介，可見，辦公室工作的重要地位，盡管辦公室工作復雜多樣，但還是有一定規律的。

（一）事務繁雜與服務性質

辦公室的基礎工作就是事務工作，其中包括印鑒管理、文件處理、接打電話、組織會議、接待任務等等，事務性工作決定了辦公室工作內容的瑣碎，正因如此，對辦公室人員工作效率有著很高的要求。服務性指的是辦公室的任務是服務于領導、服務于機關、服務于基層，因為辦公室是溝通決策層和基層的中間機構，自然服務性體現明顯。

（二）綜合協調作用顯著

辦公室處于溝通企業上下層的樞紐位置，聯系上下級、溝通各部門、協調領導關系都是辦公室的使命和工作，綜合協調功能是辦公室的基本功能，很多工作領導層拿出決策，需要辦公室人員將決策精神傳達到基層組織或部門，同時還要將基層執行情況反饋給領導。其次企業和外部溝通的一些事宜基本都由辦公室來完成，例如一些資質辦理，執照辦理等工作都是辦公室人員來協調完成。

（三）應對突發事件的功能

所有企業辦公室都有一項功能，就是突發事件的處理，辦公室工作沒有規律，不知道隨時會發生什么情況，工作具有臨時性和突發性，這要求辦公室人員要有沉著的應對能力和快速反應能力，針對突發事件快速拿出解決辦法，完成領導臨時交代的任務。

二、現在一些企業辦公室管理存在的問題

（一）辦公室管理制度不夠完善

部分企業辦公室管理工作缺乏制度保障，辦公室管理不夠規范，例如目標不夠明確，職責分工不明確，具體工作流程不明確等，辦公室工作不規范導致的直接后果就是工作效率低，員工工作壓力大，人力資源、財力資源雙重浪費的情況時有發生。

（二）辦公室人員專業素質低，工作散漫

部分企業的辦公室人員不夠專業，對于辦公室工作了解不透徹，對辦公室工作不夠重視，認為辦公室就是一些事務性工作，態度散漫，工作積極性不高。其次，很多辦公室人員，對于辦公設備及軟件操作不熟練，辦公設備很多比如打印機、復印機、掃面儀，部分辦公室人員不會操作這些基礎設備，對于Word文檔、Excel表格、PPT演示文稿等辦公軟件應用不熟練，這些都是直接導致辦公效率低，辦公質量下降的因素。

（三）工作內容雜亂無章，工作效率低

很多企業辦公室工作雜亂，辦公室人員不能理順工作內容，不能將工作分門別類進行，使得辦公室工作無序進行，影響辦公室形象，甚至影響企業形象，耽誤工作進度。

（四）企業對于辦公司管理力度小，監管不到位

很多企業忽視辦公室工作的管理，沒有真正意識到辦公室工作對于企業整體發展的重要性，對辦公室的監管不到位，對辦公室人員工作標準要求低，辦公室的上傳下達、聯系左右＼溝通內外的作用不明顯，起不到辦公室的樞紐和協調作用。

三、關于有效加強企業辦公室管理工作的探討

（一）轉變觀念，提高企業及員工隊辦公室工作的重視程度

做好宣傳教育工作，強調辦公室工作的重要性，企業和個人要及時轉變觀念，提高對辦公室工作的重視程度，企業可以組織相關會議或活動，宣傳辦公室工作的職能和作用，深化辦公室管理在企業整體發展中的重要作用。

（二）建立科學合理的辦公室管理制度，保障辦公室各項工作有效進行

良好的制度是辦公室工作有效進行的依據，一些企業現在有自己的辦公室管理制度，但沒有嚴格按照制度去實施，換句話說就是針對制度的執行力較差，企業要加強管理，保障制度落實到位。建立的制度要符合辦公室工作的規律和特點，根據企業實際情況有效規范辦公室人員的行為，對辦公室人員起到約束和管理的作用，從而保證辦公室工作高效、穩步的進行。

（三）有效明確分工，落實工作責任

辦公室工作紛繁復雜，要將辦公室工作分門別類，做好詳細分工，不同的工作人員負責不同的具體事宜，即能夠減少工作的雜亂，又可以提高工作效率。其次，將工作責任落實到人，誰負責哪項工作就要負責到底，對于相關進展要做好預測，出現問題要勇于承擔責任，不能逃避。

（四）提高辦公室人員綜合素質，加強培訓和評估考核

企業要加強人員招聘考核工作，對于辦公室人員要考核其綜合協調能力，處理人際關系能力，工作細致性等方面，對于辦公室人員要嚴格要求，注意其綜合素質的提高，企業要加強員工培訓，尤其是辦公室人員，這是由辦公室人員的工作性質決定的，企業要多次以考試、競賽等形式對員工進行考核，使員工增加學習的動力，以講座、會議等形式對辦公室人員進行培訓，提高其專業性。

（五）利用現代辦公室工作技術，創新辦公室管理模式

現代的企業依賴現代的管理模式發展企業，對于辦公室管理也提出了新的要求，新的工作方式以及無紙化辦公理念的提出是企業和科技發展的需要，這要求辦公室管理人員對先進的辦公設備和辦公軟件熟練操作，企業要從軟硬件上支持辦公室的發展，具體表現為加大投入購買辦公設備，請專業人員教授辦公室人員新的辦公系統及網絡平臺的使用，這些都是有效提高辦公室工作效率的手段。

四、結語

盡管很多企業對辦公室管理工作存在一定的誤區，但是隨著科技和信息的進步，新的辦公室管理模式的構建成為一種可能，辦公室的樞紐和溝通協調作用對于企業而言是非常重要的，不管任何時候，企業一些分發復雜的事物還是要依賴辦公室管理來有效完成，所以加強辦公室管理勢在必行，有效利用制度建設和科學手段是辦公室管理工作進步的有效措施，企業的可持續發展也對辦公室管理工作提出了新的要求，對于辦公室管理人員來說，這既是機遇又是挑戰。