淺析基建工程檔案整理環節的問題及對策

羅思云

摘 要：伴隨我國社會經濟的迅猛發展，企業基建工程項目數量也在日漸增多，關于基建工程的各類檔案資料管理工作引起了高度重視。為此，如何強化對基建工程檔案的科學管理，就成為了當前企業檔案管理工作的一個重要內容。

關鍵詞：基建項目；檔案整理；對策

基建檔案，是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件材料。是一項基本建設工程項目立項、勘察設計與現場施工、竣工與驗收等一系列工作的一個重要歷史記錄。為此，要想發揮出基建項目工程檔案的真正作用，就必須確保其工程檔案的完整性與真實性。下面，筆者結合自身工作經驗，對此發表幾點看法：

一、基建檔案整理中出現的普遍問題

在明確了基建檔案所包含內容的前提下，我們結合工作實踐就基建檔案整理過程中出現的普遍問題進行系統梳理，分析問題的根源，供業內人士討論，以期為后續研究打下基礎。

（一）實現檔案完整的困難性

一套系統完整的檔案可以再現歷史活動的全貌，檔案的殘缺不全將導致歷史活動被割離成零碎的片段，重要文件檔案的缺失將限制檔案在相當長的時間里發揮其憑證 參考的功能。所以，我們收集整理檔案的前提之一是檔案必須齊全完整，在對大規模建設之后形成的大量基建檔案進行整理時，我們發現搜集完整的檔案面臨一些困難，這里既有建設方的因素，也有諸多參建單位的因素。

1.收集不及時。隨著建設規模的龐大，開工項目之多，工期的緊湊，顯得基建部門人手局促，檔案效益滯后性等專業特點，使得原本局促的人力更加難以將檔案管理到位，對諸多參建單位的施工檔案監督力度小，加之前期資料利用頻繁，沒歸檔或借出不還的現象時有存在；另一方面，土建、安裝等單位也沒有給予檔案應有的重視，造成了施工資料散落于各個臨時項目辦公室、公司檔案室、材料設備的包裝箱里，甚至相關人員自己手中。分析原因，我們認為有兩方面：一是檔案管理滯后，檔案作為某一項活動的歷史記錄，形成于活動過程中，歸集于活動完成后，檔案管理效益的發揮具有滯后性，檔案自身的專業特點造成檔案管理滯后，管理行為積極性不高 ；二是基建程序執行不規范，無論是國家檔案部門、教育部門還是城市規劃建設部門，都對基建檔案作出了要求，但是沒有形成制約機制，于是可以越過檔案手續進行其他環節的工作，最終留下檔案難題。

2.分散存放或遺失。作為建設單位，圍繞某一項基建活動往往涉及上文提到的多個平行部門，在每個部門產生的文件各自保存，交流及共享意識不足，造成基建檔案的重要組成部分分散在其他部門的檔案中；另一方面，基建文件在相當長的時期內仍然執行著現行價值，如用于工程尾款支付 、工程決算和資產轉固等，在數年的時間里，多次利用、外借、調整等，容易造成重要文件的遺失。不同部門之間要注重加強橫向溝通、互動協作，這樣才能提高管理效率，涉及共同的業務必備文件提前約定形成份數，以滿足各部門的不同需求。

3.參建單位檔案人員流動大。在建筑行業，檔案人員往往是學建筑工程、暖通電氣等專業出身，這有利于他們對工程資料內容的把握，但這類人員在短暫的一兩年檔案工作之后就走向了施工等技術崗位，檔案崗位只是用于熱身的一塊跳板。檔案人員的流動性大，而建筑工程的周期往往較長，檔案人員的變換，往往出現工作銜接的縫隙，后來者對前者的工作不了解等情況，導致資料遺失、缺失，嚴重影響檔案資料的質量。檔案崗位是一個專業技術崗位，需要專業的人員 、穩定的隊伍，而在建筑企業檔案崗位往往作為新入職員工輪崗的第一站，檔案隊伍的穩定性很差。檔案崗位留不住人才的現實原因是：一方面檔案崗位在企業單位的崗位設置中不被重視；另一方面從事檔案工作的人員發展空間有限、工資待遇較差等。如何保證建筑企業檔案人員的穩定性，值得探討。

（二）保證檔案真實性與客觀事實一致的挑戰

檔案是在社會活動中直接形成的原始信息記錄，內容具有清晰性和確定性，檔案作為原始記錄，具有的真實可靠性是人們重視并保管檔案的根本原因。檔案的真實性從兩方面來理解，一是真實反映歷史事實；二是假檔案的實存形態反映作假的事實。當然我們形成保管檔案初衷是記錄客觀事實，作假是不得已為之，所以檔案工作者一直致力于檔案記錄客觀歷史事實，下面我們就實踐中凸顯出來的檔案真實性問題進行分析。

入卷檔案與實物不相符。竣工圖與完工的建筑實體不相符，竣工圖是建筑實體反映到平面上的影像，一套完整的竣工圖可以真實還原建筑的全貌竣工圖是非常重要的基建檔案，利用價值高，永久保存。當其現行的業務價值執行價值失去后，在相當長的時期里繼續發揮其憑證參考信息價值如用于房屋的維修改造，對籌劃新建項目的參考等。我們在工作中發現，施工方移交的某些竣工圖與實物不符，在項目實施建設過程中，根據實際限制功能調整等需求做多次的設計變更，于是出現了很多版次的施工圖。施工方草率的將過程圖紙作為竣工圖移交，會嚴重影響竣工圖的后續利用。原材設備等的產品合格證產品認證書，檢驗報告與實際進場的材料設備不匹配，這反映了在施工過程中的原材料進場設備開箱時，沒有及時收集資料，而是后補充的。但有些設備的檢驗報告合格證具有唯一編碼，這是事后難以補回的，所以拿同類產品的合格證書等填充，如果建設方技術人員檢查不細致，就能夠蒙混過關，但留下了隱患虛假檔案信息提供給工程審計決算，則會給參建單位帶來諸多麻煩；另外，一旦工程質量出現問題，檔案將無法正常發揮其憑證作用。

二、基建檔案管理的分析及對策

從編目細節上發揮檔案人員的主觀能動性，最大限度保證編目質量。針對檔案編目工作中出現的問題，不僅要提高分管領導和檔案工作人員的檔案意識、強化檔案工作人員的專業素養、工作技能外，還應該從細節上完善編目工作。首先，編目前要做好對施工單位不規范編目工作成果的更正。第一，案卷內文件頁碼號錯亂、漏編頁號的要重新編號。第二，對文件的責任者要進行詳細的考證。責任者的名稱要統一規范，避免出現同一責任者多種稱呼的現象，如“廣州高新西區開發建設有限公司”、“廣州高新建設開發有限公司”、“成都高投建設開發有限公司”都是同一責任者在不同時間段的行政名稱，編目時要統一。責任者還應包括區域和通用簡稱， 如“成都高新區經貿發展局”、“廣東省財政廳”等。第三，應該仔細校訂每件檔案中的錯別字，并有根據地改正。編目中若發現有明顯的錯別字或掉字的現象，為了提高數據質量，編目人員經過認真的校訂之后，編目時亦可直接改正。如：編目“高程實測紀錄”，“紀”字錯誤，應改為“記”。改正每一個錯字、別字都應當有理有據，不能憑編目人員的主觀臆測，以免造成檢索中的誤導。其次，在編目中要注意細節的處理。第一，文件級編目直接參照案卷實體來錄， 既要尊重歸檔單位的編目成果，又要對其不當之處參照案卷實體改正， 保證編目成果的準確性。第二，編目中考證不清的文件日期，編目時可根據這一條目所在案卷或本條目上下文考證出時間編目， 對于不能考證的時間，我們一律用“0”來替代。如文件生成時間查無可考的，卷內文件目錄的“日期”一項則可錄為“00000000”，如文件的日期只能考證到2007 年，“日期”一項可錄為“20070000”，以此類推。第三，一份文件有多個責任者的只選擇兩個主要責任者， 格式如：“廣州高新建設開發有限公司；廣州市天同現代園林有限責任公司”。第四，檔案附件的題名可以用簡短的文字在正文題名后括號內注明，如工程原材料報審表后面附有原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質量證明書、出廠檢（試）驗報告，在編目時可以在“文件題名”中簡單提出，也可在“備注”一欄中概括指出。第五，同一類型不同內容的檔案，檔案人員也應該一一編目。

綜上所述，基建檔案作為基建工程項目建設情況的一個真實反映，基建檔案管理水平的提升，其實就是基建工程管理水平的提升。為此，在實際工作中，檔案管理人員需秉承愛崗敬業、 認真負責的工作態度，逐步提升自身計算機操作水平與信息化管理水平，進而從各方面入手做好基建工程檔案的收集、整理、歸檔管理工作，最終為企業發展與生產提供更加優質的服務。

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