OA系統的流程制作與應用

宋英茹

摘要：全球性的網絡化、信息化進程正改變著人們的工作方式。Internet技術應用的飛速增長給人們工作、生活等各個領域都帶來了深刻的影響。大港油田推廣的中石油OA辦公自動化系統也已經潛移默化到了每個單位的各個部門。該系統在大港油田統一推廣后，很大程度上提高了油田內部的公文管理的效率，為我們的工作節省了時間。本文介紹了OA系統的流程制作和應用中的常見問題。

關鍵詞：OA系統 流程制作 常見問題 Altova XMLSpy

中圖分類號： TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）05-0000-00

1 OA系統概述

目前的OA系統以集成的操控模式，實現IT 架構立體化、系統化、層次化管理。二級單位的管理員擁有管理的權限，其中包括了普通管理、高級管理、任務管理、管理工具四個部分，能夠實現流程配置、組織機構和用戶角色自定義、主題詞自定義、電子公章等功能。

OA系統在油田公司內部建立了網上協同辦公。該系統的每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件擬稿人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如承辦、會簽等），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。這種辦公模式充分利用了網絡的時效性，節省了工作時間，大大提高了工作效率。

2 OA系統的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根據系統流程圖，制作流程配置文件。每條流程需要的配置文件共有六個，steps.xml、mainform.xml、FormInfo.xslt、TaskDocumentView.xml、DataDictionary.xml、Report.xslt。這是流程運轉的關鍵。在本地計算機上安裝Altova XMLSpy 軟件，應用此軟件制作修改配置文件。

二級單位管理員主要是在現有的流程文件上根據流程圖做修改，把改好的配置文件上傳到OA系統測試環境下。

2.2 OA系統管理界面的設置

進入測試環境系統管理界面將PTR域服務器中該單位的組織機構和人員信息同步到系統中。創建流程的公文編號計數器，公文編號計數器必須唯一，編號計數器初始值默認是1。

進入管理界面，找到“流程管理”，在選中的機構下面創建新的系統流程，定義流程步驟，將配置文件上傳到服務器，定義策略。系統流程標識必須唯一，流程標識的名稱一定要與其XML配置文件中的名稱一致。定義策略時一定要選擇該流程所對應的編號計數器。通用的流程可以制作成流程模版，當創建新的系統流程時，選用流程模版，修改其流程標識和流程名稱即可；此方法創建的系統流程將繼承流程模版的所有設置，很大程度上減輕了創建重復流程的負擔。

定義用戶角色并授權。角色共分兩類：內部角色和全局角色，內部角色指的是此角色僅供該機構內的所有系統流程使用；全局角色指的是此角色可以供該單位下的所有機構里的系統流程使用。可根據本機構的實際情況在原有的基礎上添加或刪除角色。最后為組織機構下的用戶進行授權。注意內部角色和全局角色之分。

2.3 流程測試

結合業務流程用測試帳號對系統流程進行反復的、全面的測試，檢查所配的置系統流程的正確性、可用性、完善性。流程測試成功，就可以申請遷移到正式環境下，這樣一個OA系統的流程就制作完成。

3 OA系統應用中的常見問題

當一個系統在一定范圍內得到推廣和運行之后，便會伴隨著這個系統所帶來的一系列問題，需要管理員進行處理和解決。

3.1管理員后臺支持

公司人員是具有流動性的，科室之間不定期的會有人員調整。所以需要各個部門及時和管理員溝通。在調整調動人員的中石油郵箱賬號24小時之后，同步OA的組織機構，及時把OA用戶做出調整。在增加用戶角色的時候，一定要和流程里role的名稱相一致，哪怕只差一個字，這個流程在運行的時候也找不到該角色所對應的用戶。

3.2客戶端的維護

OA系統的每個用戶都需要在自己的PC機上安裝此系統。由于每臺終端客戶機的配置不一樣，使用情況也因人而異，因此各種各樣的問題接踵而來。下面舉幾個經常出現的問題及解決的辦法：

（1）OA系統是集成OFFICE的系統，很多的用戶使用的是沒有序列號的OFFICE版本，這樣在系統運行中會出現文件不能正常打開的情況。所以要求必須安裝正版OFFICE，并且在第一次安裝的時候，需要啟用宏設置。

（2）最常見的問題是當點擊“進入編輯狀態”的時候，會出現各種的錯誤。有時出現一閃而過之后沒有任何的反應，有時出現點擊之后右邊的文檔操作區沒有任何反應或者出現“受限權限不能分發”等等一系列的問題。這時應該根據出現的情況檢查一下用戶電腦中的設置。一般情況下是其中的一些設置和系統的要求發生沖突。我們會檢查一下XML擴展包的情況，還有用“幫助”中的“檢測并修復office”來修復一下，如圖1所示。

（3）在安裝了OA系統的客戶機上，如果安裝一些類似加速器的插件，那么勢必會影響到OA系統的正常使用。這時用類似于360安全衛士等工具來清理一下電腦。很多時候，由于各種不能刪除的插件影響而使該系統不能正常使用，那么就不得不重裝電腦了。

4 結語

現在的OA系統可以說是一個大協同，把很多的小系統關聯在一起像檔案系統、會議紀要等，這樣就不會使數據相關的孤立起來，達到真正的協同管理。隨著計算機系統的升級，OA系統的兼容性也越來越好，對于WIN7、office2010都可以使用，OA系統的推廣應用極大地提高了員工的工作效率。

參考文獻

[1]劉躍.OA公文流程設計[J].南車成都，2013年第5期.

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[3]陶建文.《OA辦公系統的分析與設計[J].云南大學，2013.