基于重點建設項目工程檔案管理中的問題研究

鄭曉雯

【摘要】本文以多年檔案管理的實踐經驗為例，對重點建設項目工程檔案管理工作進行了簡要綜述，分析了存在的問題并提出了合理的對策。

【關鍵詞】重點建設項目；工程檔案管理； 問題研究

我們從基地的建設中可以明確重點建設項目工程與一般的基建工程有以下的區別：1.建設周期長，從開工到竣工以及隨后的生產磨合及技改技措等，歷時20余年。2.投入資金數額較大，多以國家投資為主，如基地建設最初是中國政府與日本海外協力基金會簽訂的貸款協議為主，其他投資形式（國家及省政府）為輔的一種運作模式。3.科技含量高，主體裝置均使用國外進口先進設備、先進技術，配套裝置國產化。4.施工難度大，參建單位多，如此大規模的黃磷、酸酸、重鈣裝置當時在國內來說還是史無前例的。建設高峰時期，同時進場單位達數十家。5.備受各級政府領導高度重視，整個建設過程中，國務院、各部委、省政府各級領導多次前來基地調研、視察工作。從以上區別可以看出重點建設項目工程檔案的特點：1.形成的檔案過程長，數量多，載體多樣、種類繁多、保存價值高。如基地從設計規劃到竣工文件，數量達萬卷以上，包括基建、科研、設備、地勘以及大量反映建設過程的文書、會計、聲像等檔案。2.涉及面廣。形成、整理、審核、移交，需要建設、設計、施工、安裝、監理等參建單位共同完成，稍有疏忽，就會影響檔案材料的完整性與準確性。

一、重點建設項目工程檔案管理存在的問題

（一）檔案意識薄弱。由于重點建設工程項目多、任務重、參建單位多、水平參差不齊，檔案意識薄弱，在思想上不夠重視檔案管理工作。

（二）歸檔文件資料的管理不統一規范。一是施工技術表格式文件格式混亂，存在不統一、不規范的問題，大多數施工單位依據習慣做法自做表格，形成一個項目的表式文件內容、格式不一致，給檔案的統一保管、統一利用帶來不便。二是竣工圖繪制不符合規范要求，工程變更的依據圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題。

（三）項目進度與資料制作進度不同步。由于重點項目工程建設的階段性特點，使得上一階段形成的檔案剛剛接收整理，馬上就要為下一階段的設計、施工提供服務，由于在施工過程中因種種原因經常會有一些設計變更，設計方在發出設計聯絡簽通知施工方、建設方作適時變更，但作為歸檔文件有時卻未及時得到更新。

（四）檔案資料的收集渠道不暢通，收集難、管理差、提供利用不盡人意。如果經辦人不移交資料或檔案管理人員不知道、不催交、就保證不了工程檔案的成套性、準確性和完整性，滿足不了當前利用的需要，更反映不了項目建設的歷史性和真實性。

二、采取的對策

（一）加大宣傳力度，提高檔案意識。加大對《中華人民共和國檔案法》及相關檔案工作法規的宣傳力度，增強檔案意識。

（二）強化管理，從源頭把關。1.以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《企業檔案管理規定》《國有企業文件材料歸檔辦法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等為依據，結合企業實際制定本企業檔案管理制度。使項目檔案工作有章可循。從而提高檔案管理的質量，使重點工程檔案管理真正納入規范化管理軌道。2.在合同管理中納入重點建設項目檔案管理。3.落實項目檔案的領導責任制，確保工程檔案的完整、準確和系統。

（三）制訂方案，注重細節。做好四個管理：1.網絡管理；2.跟蹤管理；3.全過程管理；4.目標管理。

（四）加強建設過程中各種檔案資料的收集工作。一個工程項目立項后，將產生可行性研究文件、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、監理文件直到竣工驗收、試生產等各階段的文件資料等，這些文件資料是建設項目的重要組成部分，應及時收集歸檔，妥善保管。在收集的過程中要注意以下幾點：1.及時性。各階段形成的文件資料，要隨著進程及時收集，并要有針對性地收集。2.準確性。3.完整性，工程項目應按系統科學排列檔案，使工作項目從個體到整體的構成更加合理，維護工程檔案的不可分散性。4.規范性。歸檔的文件應為原件；文件材料的編制要按國家標準和行業標準執行。

（五）加強檔案管理隊伍建設，全面提高檔案人員的綜合素質。由于參建單位來自全國各地，且工程施工中人員變動大，從實踐來看，絕大部分人員對檔案工作不太了解，有的兼職人員甚至連施工工藝流程都不清楚，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。所以必須組織各單位專兼職檔案人員進行檔案專業知識培訓，除了學習檔案管理相關法律、法規和行業規范、標準外，還必須反復強調和講解重點建設項目中檔案管理的目的和意義。除了檔案專業培訓外，還可以通過“以會代訓”形式向專兼職檔案管理人員灌輸檔案法律法規和基礎業務知識，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用六個環節一一進行講解、示范、實踐，提高專兼職檔案管理人員的檔案意識和工作能力。

三、總結

重點建設項目工程檔案不僅在建設過程中的質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在項目建成后的各項管理工作中起到最直接的憑證和依據作用。借助這些檔案資料，我們可以更好地了解和認識過去、把握和服務現在、預見和指導未來。因此，我們必須做好重點建設項目中的檔案管理工作，為企業經濟持續、健康穩定發展提供重要保證。

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