試談如何做好石油企業(yè)辦公室管理工作

辛小艷

【摘要】本文對辦公室管理的作用、石油企業(yè)當前辦公室管理存在的弊病以及提升辦公室管理效率的相關建議進行探析。

【關鍵詞】辦公室管理；石油企業(yè)；建議

作為現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，辦公室管理能夠為企業(yè)辦公事務、行政事務的處理提供有效處理方式。盡管近年來石油企業(yè)發(fā)展中逐漸將辦公室管理引入管理工作中，但由于開展中不具備較強的有效性，導致辦公室管理水平并不高。因此，本文對辦公室管理工作的相關研究，具有十分重要的意義。

一、辦公室管理工作在石油企業(yè)中的作用分析

所謂辦公室，其實質(zhì)為企業(yè)開展綜合管理工作的重要載體，在職責上主要表現(xiàn)為搞好服務、管理事務以及參政議政等方面。在石油企業(yè)發(fā)展中，辦公室管理所起到的作用極為明顯，具體表現(xiàn)在：第一，“橋梁”作用。石油企業(yè)在實現(xiàn)下情上傳、上情下達過程中，都需引入辦公室管理的工作，其為職工之間、職工與領導間搭建橋梁。第二，“參謀”作用。該作用可具體細化為：一是將企業(yè)所有信息及時、準確地向領導反映。二是結(jié)合領導要求，完成文案起草工作。三是對于企業(yè)中出現(xiàn)的事件問題，可給出相關建議，如石油開采的具體流程問題、石油開采中的事故處理意見以及石油企業(yè)經(jīng)營決策意見等。確保辦公室管理的作用實現(xiàn)，對推動石油企業(yè)長遠發(fā)展可起到明顯作用。

二、企業(yè)辦公室管理弊病分析

（一）從管理理念角度。石油企業(yè)快速發(fā)展背景下，對整個管理工作的開展都提出較高的要求，需在管理內(nèi)容、管理形式上進一步創(chuàng)新。特別其中的辦公室管理工作，應結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理中的動態(tài)變化，在管理理念上不斷完善。然而現(xiàn)行辦公室管理活動中，仍未表現(xiàn)出全方位、高層次特征，且不具備一定的預見性，在管理理念上仍局限在簡單的控制、監(jiān)督與指揮層面，忽視企業(yè)經(jīng)營管理中的變化情況，如職工思想變化等。這種管理理念，直接導致辦公室工作止步不前，完全停留于簡單的靜態(tài)管理工作上，影響辦公室管理作用的發(fā)揮。

（二）從管理制度角度。制度是辦公室管理工作開展的重要保障。然而當前石油企業(yè)在辦公室工作方面，并未在制度上進行具體明確，管理工作無思路、管理工作目標不明確以及職責模糊等問題極為突出，這樣管理人員在工作負荷上極高，且最終獲得的管理效果也不明顯，整個管理過程中人力、物力等資源都將耗費許多。一旦辦公室管理面臨復雜多樣的工作問題，將表現(xiàn)出無所適從的局面，究其原因在于管理制度的缺失。因此，制度建設應成為當前辦公室管理需考慮的重要問題。

（三）從管理效率角度。目前石油企業(yè)在辦公室工作方面，部分人員完全將自身工作界定在事務性工作層面，實際開展工作中更傾向于機械地完成上級領導安排的任務，很少對辦公室涉及的工作主動思考。如在進行文案起草或相關措施規(guī)定制定中，往往難以得到上級領導認可，而基層員工對于這些措施也會產(chǎn)生明顯的反感心理。事實上，辦公室工作除表現(xiàn)在事務處理方面，也需做好信息收集、整理與處理等方面，能夠?qū)⒂行У男畔⑻峁┙o企業(yè)決策過程中。

三、提升石油企業(yè)辦公室管理效率的相關建議

（一）辦公室工作思路的拓展。辦公室工作有效性的提升關鍵在于有更多創(chuàng)新思路融入其中。而創(chuàng)新目標的實現(xiàn)要求辦公室人員不斷進行知識的累積與運用?，F(xiàn)代市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，使企業(yè)面臨的競爭壓力極大，石油企業(yè)亦是如此，若辦公室工作水平停滯不前，將難以為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務。因此，辦公室人員需結(jié)合石油企業(yè)發(fā)展要求與當前市場環(huán)境變化，對先進的政治理論與辦公業(yè)務進行學習，使自身的思維不斷拓展，這樣在工作中才會不斷創(chuàng)新，管理水平由此得到提高。

（二）制度建設工作的落實。辦公室工作水平的提高，應注意在相關制度方面進行完善，盡可能使辦公室工作“有章可循”。在制度構(gòu)建中，主要需結(jié)合辦公室工作的要求、特征與規(guī)律，明確辦公室人員的權責，使人員工作內(nèi)容更為清晰，工作程序也趨于模式化與標準化。石油企業(yè)也可考慮構(gòu)建相應的績效考核、培訓機制，其中績效考核機制強調(diào)將人員的辦公效率與其自身效率掛鉤，而培訓機制的落實旨在提升辦公室人員的綜合素質(zhì)，這樣對于辦公室整體管理水平的提高可起到明顯效果。

（三）服務功能的強化。針對現(xiàn)行辦公室人員服務意識較差、服務質(zhì)量較低等問題，實際解決中主要需從質(zhì)量方面著手，包括：第一，對人員創(chuàng)新意識進行強化。其要求人員在實際工作中，能夠結(jié)合當前企業(yè)發(fā)展形勢與發(fā)展動向，提出相應的新想法與對策，為領導決策提供參考。第二，人員在全局意識上應不斷提高。辦公室工作本身體現(xiàn)出一定的高度性與全面性特征，要求人員在開展辦公室工作中能夠聽取各方意見，真正做到下情上傳、上情下達。除此之外，辦公室工作開展中，還需保證其在協(xié)調(diào)各部門方面的作用發(fā)揮出來，為企業(yè)有序發(fā)展提供堅強的后盾。

四、結(jié)論

辦公室管理工作的開展是現(xiàn)行石油企業(yè)發(fā)展中需考慮的重要問題。實際強化辦公室管理工作中，應正確認識辦公室管理的重要性，立足于當前辦公室管理存在的問題，不斷拓展工作思路，完善相關制度，并在服務功能上進行強化，這樣才可推動石油企業(yè)長足發(fā)展。

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