淺談高校檔案固定資產的信息化管理

邵英儉

摘 要：隨著科學技術的不斷進步，傳統的檔案管理方式已經不能適應時代發展的需求，高校檔案固定資產的信息化管理是大勢所趨。信息化的檔案管理方式會給檔案管理工作帶來極大的方便，并且提高了信息存儲、傳輸、共享的高效性和可靠性。本文結合當前實際情況分析了高校檔案固定資產信息化管理面臨的挑戰，并且提出建設檔案信息化管理的有效措施。

關鍵詞：高校；檔案；資產；信息化；管理

隨著社會的進步，我國各大高校的發展步伐也不斷加快，伴隨高校規模、人數的不斷增加，檔案管理工作變得越來越復雜。傳統的檔案管理方式需要消耗大量的人員和時間，并且工作繁瑣，給工作人員帶來極大的困擾。而如今，利用信息化的手段來管理檔案，不僅大大提高了工作效率，而且對于檔案資源的安全性更有保障。

一、高校檔案固定資產的信息化管理面臨的挑戰

（一）大量資金投入

高校要想實現檔案信息化管理就必須購置先進的設備，比如：計算機、掃描儀、打印機等等，并且還要配備完善的網絡系統，這些無疑都需要大量資金作為支撐和保障。高校檔案信息化管理是一項對技術、知識要求相對較高的工作，所以不能像傳統檔案管理時由普通的管理人員來擔任，它需要具有專業知識和專業技能的人員來進行管理。因此，引進先進的人才也需要花費比之前更高的費用。另外，隨著科技的發展，計算機等先進的電子設備更新換代速度飛快，檔案信息化管理對設備的要求相對較高，后續更換設備都需要大量的資金作保障。加之，電子設備在日常的使用過程中無法避免的會有損壞，后期的維修保養也是一筆不小的開銷。總而言之，高校要想實現對檔案的信息化管理一定要有充足的資金作為有力支撐。

（二）思想觀念要革新

伴隨科技的進步，我們的社會正在朝著信息化時代發展。在高校的信息化建設中，檔案管理是其中重要的一部分。但是，就目前高校的具體情況而言，很多高校領導者對于檔案管理工作的重視程度不夠，在對學校的管理中更加看重學校的教學、發展以及基礎設施。大部分高校領導者認為檔案管理對于學校的發展沒有太大影響，僅僅有相關的人員辦公就可以，沒有必要投入太多的精力。正是因為這種傳統的思想觀念，導致高校檔案信息化管理工作被忽視。信息化時代的浪潮已經涌來，我們依舊保留傳統的思維模式，陳舊的管理理念，這無疑會使我們在時代的浪潮中被淘汰。另外，一些從事高校檔案管理工作的人員，對于檔案信息化管理這種全新的理念也沒有深刻的認識。尤其是從事檔案管理工作時間越長的員工，由于長期工作的原因，積累了很多工作的經驗，片面的認為傳統的工作方式更加得心應手，相對于先進的管理方式反而有一種心理的排斥，這種抵觸的心理導致他們無法接受先進科技給工作帶來的便捷、高效。檔案管理工作人員思想上的落后客觀上給高校檔案信息化管理工作的發展造成了阻礙。

（三）缺乏健全的檔案信息資源管理制度

計算機技術的應用給很多工作帶來了極大的便利，以往復雜繁瑣的工作，在使用計算機技術后變得簡單快捷。因此，越來越多的領域都引進了計算機技術，在高校檔案管理中也逐漸使用了計算機技術，以期使工作更加快捷、高效、準確。檔案信息化管理與傳統的檔案管理最大的區別就是，之前的紙質文件都電子文件所代替，這樣不僅節省了紙張，而且使工作更加有序、便捷。但是就目前而言，各大高校檔案信息化管理都在按照各自的模式進行，并沒有形成統一、完善的工作流程以及管理的規章制度。這給高校檔案信息化管理帶來了一定的難度，在實際的工作中，各個高校檔案信息化管理工作的隨意性給檔案的查找、核對等工作帶來了極大的麻煩，也造成了很多寶貴資源的浪費。

二、高校檔案固定資產信息化建設的措施

（一）更新思想觀念，加強基礎設施建設

改革開放以來，我國無論在經濟，還是在科學技術方面都有了飛速的發展，如今我們生活在一個被科技籠罩的時代，生活中處處都充斥著科技給我們帶來的變化。因此，對于檔案管理工作，高校領導必須轉變思想觀念，與時俱進，開拓創新，緊跟時代的步伐，運用先進的科學技術不斷優化我們的工作，提高檔案管理工作水平。目前，我國很多高校檔案管理工作還是沿用傳統的工作模式，固定資產檔案資源還是以紙質版的形式保存，這種保存方式時間長久會造成信息的丟失，文件的損壞等，并且對于檔案的查找以及分類也需要耗費大量人力和時間。而檔案信息化管理就有效地解決了這些問題，電子文件的保存形式避免了檔案因時間長而造成的丟失，而且運用計算機無論是查找檔案還是分類整理都會很快捷、高效。

（二）建立健全的檔案信息化管理制度

眾所周知，“無規矩不成方圓”。對于高校檔案信息化管理工作也是如此，必須建立健全完善的制度，才能保證工作有條不紊的進行。各大高校應該依據自身的發展需要以及實際情況，制定合理的檔案信息化管理制度以及工作流程，對于之前的工作人員、部門等進行重新的調整，用制度規范檔案管理工作的方式，同時約束工作人員在工作中的行為。檔案管理作為一項保密性的工作，其對于網絡信息的安全系數要求極高，一旦檔案信息資源丟失會造成嚴重的損失，因此，高校必須重視檔案信息化管理的安全性，利用先進的科學技術不斷提升管理系統的安全指數。

三、結束語

總之，高校檔案固定資產信息化管理是時代發展的必然趨勢。高校必須要更新思想觀念，加強基礎設施建設，提高管理人員的綜合素質，建立健全的管理制度，只有這樣才能實現高校檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率，促進我國高校檔案管理工作的發展。

參考文獻：

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