深化企業內控制度 提升合同管理水平

【摘 要】 合同管理是現代企業管理一項基礎性工作，它與傳統的生產管理、質量管理一樣成為一項管理職能，始終貫穿于企業管理的全過程。至上世紀70年代，合同管理的概念在工程項目管理理論研究中被學者提出，延伸發展至今，內涵與外延不斷豐富。特別是，將項目全過程管理理念引入合同管理范疇，使合同管理的理論研究和實際運用步入了新的階段。

筆者結合企業調研情況，在強化動態管理、構建履約監控等方面提出若干制度構想，以深化公司內控制度為抓手，不斷完善公司法律風險防范機制。

一、 存在問題與現狀

企業在訂立和履行合同時，往往偏離相關的合同法律規定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識，使所簽訂的合同違反法律及行政法規的強制性規定。

例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。

其次，只是將簽訂合同當作一種形式，沒有認識到合同是雙方權利義務實現的保障書。

例如：大額、長期的設備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執行時間長，外部經濟環境對合同的執行往往會產生巨大影響。遇到鋼材漲價、銀行利率提高、通貨膨脹、供應商生產能力因供不應求而緊張等情況，供應商就會以無利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴格的合同違約條款制約對方的情況下，只能默認供應商提價要求，增加生產成本，否則就要面臨影響企業正常生產的窘境，給企業的生產經營帶來隱患。

此外，經辦部門在合同簽訂前要進行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執行脫節的情況在履約過程中普遍存在。

二、分析及對策

（一） 進一步增強合同意識，加強法制宣傳教育

要做好合同訂立工作，人是關鍵因素[1]。只有當思想上真正意識到合同的重要性，公司全員強調按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績、出效益。

公司決策層應當重視這項工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級領導干部學習的重要內容。定期參加《合同法》知識講座，在公司中層領導干部培訓中增加合同管理內容，使公司領導率先建立起合同管理理念，營造人人重視合同管理的氛圍，強化全員管理意識。

著力打造一支業務專，素質高，能力強的合同管理員隊伍。合同管理的專業性、技術性都較為復雜，合同管理人員的業務素質的高低，也直接影響著合同管理質量，因此企業對合同管理人員必須從嚴要求。招聘或選調一批素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實合同管理隊伍。可以效仿一些施工建筑行業的合同管理人員職業資格制度，建立崗位責任制，在崗位系數及薪酬方面適當傾斜，鼓勵競爭上崗，完善崗位職責和績效考評機制，實行末位淘汰，對上崗人員組織定期學習，結合公司實際進行正方面的實例分析，通過專題學習提高業務水平、理論水平。

推行培訓制度。邀請專家學者定期對企業員工進行合同管理培訓及考核，促進全員合同管理素質的提高。此外，還要加快推行相應的合同示范文本制訂，統一合同統計臺帳，從根本上提高合同管理工作水平。

（二） 科學設計合同管理內控流程與銜接環節

隨著合同關系的發展，經辦部門辦理合同業務流程應經過：合同立項、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環節[2]（如圖1）。經辦部門的業務流程相對應著兩道審核監督關卡：一是審核職能部門（企管、財務、審計、辦公室、公司領導）按管理制度規定，對合同業務可行性、規范性、合法性進行會審會簽，對每道合同環節層層把關的管理過程；二是由紀檢部門（監察部、廉政監督小組）對全過程的業務開展和審核流程進行廉政監督、效能監察的再監督過程。

圖1 合同管理內控示意圖

除部分特殊業務（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對外簽訂的合同均受采購管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項管理流程控制。換句話說，項目全程管理流程是由此四項子管理流程構成。四項子管理流程必須綜合考慮審批程序，設置統一的審批權限，明確各職能部門的審核職責，責任到崗，落實到人。子管理流程之間銜接工作環節，如商務談判、合同交驗等工作流程應盡快納入流程控制范疇。將前一項流程控制所形成的管理記錄，作為下一項流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時形成資料齊全、一項目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態。

同時，構建由公司經理層統一領導，合同管理部門專職管理和業務部門分管負責的組織網絡，是形成良性互動管理生態，強化動態管理的基本要求。企業管理部、審計部與財務部是合同管理部門承擔著合同的綜合管理，即對業務開展具有管理職責，又負有監督業務開展的義務。而監察部門（監察部、廉政監督小組）是流程控制的再監督部門，以廉政監督、效能監察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項目進展情況，發現業務過程中存在違規違紀或不按規定辦事的行為提出整改或處理意見。

【參考文獻】

[1] 王斐、賈富民、王昊：《加強企業合同管理的實踐與探索》[J]；《石油工業技術監督》，2004（3）

[2] 姜開勇：論企業的合同管理[J]；《現代商貿工業》，2008（07）

[3] 蔡云：在動態管理中提高建筑工程合同管理水平[J]；《決策探索》，2007（02）

作者簡介：林彬，1985-09·龍巖煙草工業有限責任公司企業管理部法務管理員·中級經濟師·研究方向：企業合同管理和企業法律風險防范