基于大數據的企業檔案管理信息化建設研究

侯榮旭

摘 要：闡釋基于大數據的企業檔案信息化建設內涵，指出檔案信息化建設的必要性，分析基于大數據的企業檔案管理信息化建設的科學性，提出企業檔案信息化建設策略，以期為企業發展與建設提供決策依據。

關鍵詞：大數據；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G278.3 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）06-0151-02

一、檔案信息化建設的內涵

企業檔案信息化建設是從資源利用率和資源共享角度出發，利用先進的計算機技術、網絡技術、信息技術及現代通訊等技術手段，把各類分散的企業信息通過計算機技術進行收集、整理、加工和利用，構建統一的檔案信息化管理平臺，依托企業內部往來環境，以網絡共享方式供用戶使用，為用戶快速準確地獲取相應的檔案信息而進行的正常信息化建設。

企業檔案信息化建設主要包括兩個步驟，首先，將企業現有紙質檔案資源數字化。即將紙質文件、文字資料、圖片素材、工程圖紙等原始檔案資料，運用數碼拍照、掃描處理等信息化技術手段生成數字資源，為信息化管理準備數字素材。其次，運用先進的軟件技術建設企業檔案信息管理一體化系統，通過構建檔案管理信息系統，實現數字資源存儲與共享，依托企業信息化網絡，減少人力、物力、財力、時間等資源的耗用，為企業發展決策提供數據支持。因此，企業檔案信息化建設過程不是某個具體單一技術問題，而是企業內部各個業務部門間融會貫通、全方位的整個的過程，是企業管理的系統工程。

二、大數據時代信息化建設的科學性

隨著電子商務、物聯網、互聯網等網絡應用快速發展，特別是大量移動智能終端在人類日常生活中廣泛應用，使得信息數據如雨后春筍般快速增長，產生了大量的數據信息，因此如何科學有效地管理與利用這些數據為企業發展服務是企業迫切解決的實際問題。目前，數據發掘、對比分析、云計算、云存儲等技術趨于穩定，云計算主要體現在商業模式與服務模式，大數據關注數據處理，具有多樣性、海量、快速的特點，讓企業在瞬息萬變的市場競爭中，開創高效、優質的信息服務，以提高企業的經濟效益和社會效益。一般大數據系統主要包括數據采集、數據存儲、數據處理、數據分析等宏觀系統結構，同時也擁有系統管理、數據管理、安全管理等常規軟件功能（如下圖所示）。

三、企業檔案信息化建設中存在的問題分析

在大數據環境背景下，檔案管理信息化建設已經成為企業生存發展的必要條件，隨著企業管理信息化觀念的不斷深入，檔案信息化逐漸成為企業重要戰略目標。目前，我國企業檔案信息化建設雖然取得了一定成績，但是在檔案信息資源的開發與綜合利用等復雜能力方面有待進一步加強，目前依然處于起步階段，在各個方面存在著如下幾個問題：（1）受地區區域和企業規模影響，企業檔案信息化建設發展不均衡；（2）落后的檔案管理觀念及傳統的企業管理體制，影響了企業檔案信息化建設進程；（3）企業檔案信息化建設局限于某個局部，缺乏全局整體規劃；（4）企業檔案管理需要一定的計算機技術，現有的企業管理人員無法勝任檔案信息化建設工作；（5）缺乏統一的企業檔案信息化標準，數據安全無法得到保障。

四、基于大數據的檔案信息化建設策略

大數據技術的發展，促進了企業的合理規劃發展，企業決策分析建立在實時海量數據分析的基礎上，而不是傳統的經驗與直覺，大數據分析成為企業發展決策的重要支柱。特別是企業營銷正在由B2C向C2B和O2O轉變，用戶的需求與體驗分析是企業決策發展的重要依據。因此，建立基于大數據的檔案管理信息化系統是企業發展的必然，圍繞我國企業信息化建設存在的問題，本文認為企業信息化建設策略應該按照以下幾點進行：

（一）建立先進的硬件、軟件環境，為檔案信息化建設提供基礎支撐

檔案信息化建設第一步就是傳統資料的數字化，涉及檔案收集、數字處理、數字存儲、信息傳遞等復雜工作，需要先進的網絡環境及配套的軟件及硬件支撐。在硬件建設方面，需要如計算機、交換機、掃描儀、數碼相機、路由器等信息處理設備。在軟件建設方面，建設以企業檔案管理平臺及企業檔案管理系統，實現檔案信息網絡化管理。

（二）完善企業檔案信息化建設標準體系

大數據產生了大量電子文件，因此需要構建企業檔案信息化建設規范與標準，建立企業檔案信息化標準制度。企業既要結合自身特點，同時又要遵循行業規范來制定企業內部標準體系。

（三）信息安全防護體系是系統健康發展的基礎

商業機密和企業核心商業數據保護是檔案電子化必須重點考慮的內容，必須從根本上堵住被泄露的漏洞。除了利用信息化手段建設反病毒、反黑客等抵御手段外，企業必須加強機密信息保護，實行信息審計，有限的信息資源共享，必要時采用隔離等手段，保護企業信息安全。機密數據全部采用加密算法進行加密傳輸與攜帶，并具有自破壞、自破損等保護功能，同時盡可能減少機密信息的接觸者數量，確保信息安全。

（四）提高企業檔案信息化人才隊伍素質

高素質的企業檔案信息化人才隊伍是企業檔案信息建設的重要保障。從原始數據到數字化處理的轉化中，需要相應的生產、財務、銷售等方面的業務人員進行數據關聯。因此，大數據對企業檔案管理工作者提出了新的要求，檔案管理人員是懂技術和管理的復合型人才，不僅掌握基本的辦公自動化及信息化軟件使用，還需要具有生產流程管理、安全保密、復雜信息處理檔案的能力。

五、結論

基于大數據的企業檔案信息化建設是對企業信息資源的深度開發與利用，該項目是企業運行與發展的復雜系統工程，企業需要依據自身的實際情況進行整體規劃，確定科學合理目標，構建檔案元素間的相互關聯與關系，應用現代化科技管理手段，建設檔案管理信息系統，為企業今后發展決策提供科學依據，推動企業健康發展。

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[責任編輯 王玉妹]