互聯網+環境下檔案工作服務模式探索

閆麗俠 董漢良

〔摘 要〕自從李克強總理首次提出“互聯網+”行動計劃以來，各行各業都迎來了新的一輪變革。“互聯網+”也為檔案工作帶來了新的挑戰。本文從如何利用“互聯網+”解決檔案工作現存的問題，以及如何避免服務模式創新所帶來的新的問題著手，對檔案工作的服務模式提出了一些建議。本文的結論對于“互聯網+檔案工作”業態的建設和完善有著深刻的借鑒意義。

〔關鍵詞〕“互聯網+”；檔案工作；服務模式；檔案工作機構

〔中圖分類號〕G275 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821（2016）06-0091-04

〔Abstract〕Since“Internet+”plan was put forward as a nation-wide strategy by prime minister Li， All walks of life are ushered in the new round of change.“Internet+ archives work”is possibly to solve some problems that exist in traditional archives work，meanwhile，will bring some new challenges for archives work.This article probes how to use the“Internet+”to solve the existing problems，and the forecast of new problems which will brought by the service innovation，then gives some suggestions of the archives work of the service process re-engineering.The conclusion of this article has a profound significance for construction of archives work nowadays.

〔Key words〕“Internet+”；archives work；service process re-engineering；archives work

1 “互聯網+檔案工作”的內涵

1.1 檔案工作的含義

所謂“檔案工作”，就是檔案部門依據檔案資源為用戶提供服務以滿足其需要的活動，既包括有償服務也包括無償服務[1]。具體來說，就是通過檔案工作，為滿足社會對檔案相關信息的查閱、保管、整理統計、檔案收集、價值鑒定等需求而向全社會提供的一種檔案工作相關產品。廣義的檔案工作包括一般意義上檔案工作部門所提供的一切公共產品，既包括向社會公眾開放的也包括在檔案工作部門內部流通的資料、信息、證明文書等等一切產品；狹義的檔案工作只包括檔案工作機構向公眾提供的檔案工作產品。本文所提到的“互聯網+檔案工作”均是就檔案工作的狹義內涵而言的。

1.2 “互聯網+”的實質內涵

自從李克強總理在2015年的《政府工作報告》中首次提出并通過《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》等政策大力推動“互聯網+”行動計劃以來，各行各業都迎來了新的一輪變革，甚至產生了全新的業態、誕生了全新的行業?！盎ヂ摼W+”之所以能夠對社會產生如此之大的促進，是由于“互聯網+”概念已經不同于傳統的“互聯網”概念，而是一種基于互聯網工具的創新行為。這種創新體現在6個方面[2]：①跨界融合，包括生產流程上的跨界以及價值鏈上的跨界；②創新驅動，網絡僅僅是媒介，對傳統行業形式和渠道上的創新才是“互聯網+”的本質；③重塑結構，由于互聯網+浪潮的推動，社會生產結構和社會治理結構都會發生變化；④尊重人性，互聯網創新應該是以推動人類社會進步為宗旨；⑤開放生態，互聯網+強調的是融合共贏，體系建設，因此各方一定要營造開放的行業生態系統；⑥連接一切，對于所有信息資源的連接是“互聯網+”行動最大的特征。以上特征總結起來，就是改進以往一元化的網絡服務提供模式，提供市場上“供-求”之間的紐帶，通過將互聯網與社會發展的各個領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革[3]。這也就是“互聯網+”的實質內涵。

1.3 “互聯網+”對于檔案工作的意義

基于“互聯網+”的以上特點和內涵，可以想見其對傳統產業模式創新的促進作用將是高效的和顛覆性的。除了《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》中提出的創業創新、協同制造、現代農業、智慧能源、普惠金融、益民服務、高效物流、電子商務、便捷交通、綠色生態、人工智能等11個大領域之外，毫無疑問，“互聯網+”對于檔案工作的服務模式創新也有著巨大的推動作用?！盎ヂ摼W+”將有可能解決傳統檔案工作無法解決的一些問題，為檔案工作的服務模式創新提供了新的可能性。

2 傳統檔案工作的不足

傳統意義上，檔案工作是對社會形成的既有較高價值、內容較系統完整的信息記錄，常見的如對文字性的文件進行管理的工作等。檔案是一個外延很寬泛的概念，且與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等環節都密不可分。傳統的檔案工作作為一種社會公共服務，主要由政府機構來直接提供。因此在檔案工作過程中，包括經費籌措、人才培養、績效考核等各個環節都在政府機構組織架構內部進行。在多年的辦公自動化、檔案工作信息化過程中，傳統的紙質檔案已經漸漸淡出了視野，取而代之的是數字化的檔案。但是，囿于其公共服務的屬性和政府提供服務模式的限制，目前數字化的檔案工作仍有以下幾方面問題[4]：

2.1 數字化技術相關問題

主要包括電子檔案的格式問題、法律地位問題、檔案工作軟件的兼容問題、電子檔案的失密泄密問題、數據不統一等問題。尤其是對于一些年代久遠的檔案的數字化工作，因為經費和技術等瓶頸問題一直無法完美解決。這些問題在對政府機關檔案的管理工作中尤為突出[5]。

2.2 檔案工作機制問題

主要包括檔案歸檔立卷制度建設方面的問題，檔案工作能力與檔案量不匹配的問題，檔案工作收費不合理的問題，企業檔案工作人員素質良莠不齊的問題等。這些問題部分是由于檔案工作作為公共物品向社會免費提供所導致的，部分是由于當前社會發展對數字檔案工作提出新的要求導致的。

2.3 檔案工作流程標準化問題

檔案工作未來的大趨勢是要面向市場需求，減少對政府投入的依賴甚至“自力更生”。而市場化的檔案工作首先要面臨的問題就是流程的標準化。缺少標準化的檔案工作流程既降低了檔案工作的效率，也影響了對檔案工作流程的改進。

2.4 檔案工作流程整合問題

一些檔案工作機構意識到了時代變革對檔案工作提出的新的要求，因此采取了新的制度來完善檔案工作流程。但由于缺少對新舊制度的整合和梳理，仍舊有一些新舊檔案工作制度并存的現象發生，有的時候對同一件工作的工作流程、判斷標準、審核意見等等完全相悖，嚴重影響和制約了檔案工作的創新和改進[6]。

以上四方面的問題深刻影響了檔案工作的質量與效率。從為社會提供更優質公共服務的角度來說，這四方面的問題是應該并可以被改善的。根據國內外目前的經驗，“互聯網+檔案工作”這一方式可以有效地改善以上問題。在圖1中，檔案工作的主體與服務客體之間有著信息不對稱的隔閡，傳統檔案工作是將檔案工作機構掌握的檔案通過一定的流程整理成知識服務提供給服務對象。而“互聯網+檔案工作”強調的是檔案工作機構在進行檔案服務的過程中借助服務客體及其他社會主體的力量，更好地服務于檔案工作的服務客體。

3 我國開展“互聯網+檔案工作”工作的SWOT分析

從優勢方面來說（S），互聯網最大的優勢就是快捷和方便，龐大的檔案數據的整合、保存和歸檔，都需要依靠互聯網強大的保存和整合功能來完成?；ヂ摼W對檔案工作有很好的規范性作用，互聯網時代可以科學地制定、貫徹和修訂各項檔案工作的標準，為檔案工作的長期管理提供保障。

從劣勢方面來說（W），要跟上“互聯網+”時代檔案信息管理的要求，必須要有相關網絡軟硬件的配套和支撐。無論是對軟件、硬件，以及檔案工作人員的相關素質都有著很高的要求。但是，從目前檔案工作的整體條件來看，受規模層次的局限以及經費的壓力，尤其是各基層單位的檔案工作信息化建設的投入還很不足，想要與網絡中其他行業齊頭并進發展，面臨著比較大的困難[7]。

從機會方面來說（O），在檔案與“互聯網+”緊密結合的條件下，可以迅速而又方便地進行各方面的信息采集，并將其納入單位內部局域網的建設中，使得檔案信息在整個網絡環境當中能夠被無成本、實時地共享。在整個檔案工作的流程簡化、成本壓縮、強化溝通等各個方面都會給原有的工作方式帶來巨大的飛躍[8]。

從威脅方面來說（T），在“互聯網+”的背景下，檔案的信息化、網絡化管理不僅僅需要從業人員具有相當程度的檔案工作能力，還要具備相當的信息技術處理能力，并且要建立面向檔案工作對象的知識儲備，了解企業的工作流程。事實上，目前檔案工作人員大多不具備或者只具備一部分“互聯網+檔案工作”時代必備的綜合素質，遠遠不能滿足新型的檔案工作對從業人員的要求。如果不能有效突破檔案工作人員素質的瓶頸，“互聯網+檔案工作”的檔案工作思想就難以真正被工作人員貫徹執行。

總體來說，“互聯網+檔案工作”在我國的開展具有較好的應用前景和較大的潛力，但同時也對我國目前現有的檔案工作制度也提出了新的要求。如：對“互聯網+檔案工作”業務種類的要求、對“互聯網+檔案工作”業務質量的要求以及對“互聯網+檔案工作”運行方式的要求。

具體來說，“互聯網+檔案工作”對檔案工作提供機構提供的服務業務種類方面的要求包括：增加服務業務種類，強調檔案工作業務的定制化和人性化設計，能夠依照“互聯網+”的思維建立用戶需求檔案或需求數據庫，對檔案部門進行大數據管理。提供個性化推薦系統支持的檔案工作，對檔案數據中體現的規律和聯系進行分析等等?！盎ヂ摼W+檔案工作”對檔案工作提供機構服務業務質量的要求包括：完善檔案工作機構的軟、硬件設施，培養一批能夠適應新型“互聯網+檔案工作”工作模式的跨專業人才，完善“互聯網+檔案工作”工作服務流程，在保證服務能力的基礎上，為用戶提供標準化、定制化的服務?！盎ヂ摼W+檔案工作”對檔案工作提供機構提供的檔案工作的售后服務方面的要求包括：建立“公眾號”、“用戶群”等新型交流方式，從而聽取用戶的意見，并且能夠滿足用戶的各種檔案信息需求，對檔案工作中的異常情況要提供給感知引擎的上層進行鑒別與決策等等。

4 “互聯網+”背景下檔案工作服務模式的構建

基于以上分析，參照“互聯網+”行動計劃對其他行業的帶動與促進，筆者認為，在“互聯網+”的背景下，應從以下3個方面構建檔案工作的服務模式：

4.1 建立檔案工作平臺

通過建立檔案工作平臺，整合檔案工作流程?，F階段，檔案工作的發展呈現了以面向大規模、非規范、多介質的信息，使計算機系統具備處理更大范圍信息的能力為主的新趨勢。提高信息處理水平，促進信息技術和數據資源充分利用的全新業態，是檔案工作發展的重大變革和必然趨勢，也是檔案工作未來的發展方向。檔案工作的研究力量分散，工作重復性高，很大原因就是缺乏一個檔案工作平臺。因此，必須在建立數據庫、資料庫的基礎上，形成一個完善的檔案工作機制，建立“互聯網+檔案工作”綜合服務平臺，提高檔案工作發展水平。例如，在圖2中，可以設計①、②及③環節，利用“互聯網+檔案工作”的思想，改善既有檔案工作的一些瓶頸問題，整合檔案工作的實施主體及對檔案工作有需求的部門，實現跨領域、跨部門、跨庫的信息互通、資源共享。

在圖3中，以人事檔案的利用為例，以往個人找工作需去人才市場，遞簡歷、填表格、等面試；企業需要從檔案管理部門調閱檔案；社會保障部門在做相關調研時也需要調閱個人檔案。在“互聯網+”時代，以上的需求可以通過同一個平臺完成，而檔案服務的提供者也并非僅限于傳統檔案工作機構，具備相應資質的社會機構也可以參與其中，并由檔案工作平臺根據檔案服務需求的具體情況分類指派任務。通過這樣的途徑既可以增強檔案服務的針對性，又可以充分調動社會檔案服務資源。應當著重指出的是，在該模式中，檔案工作服務平臺可以雙向傳遞信息：既能夠合理匹配檔案服務的供求，向用戶提供檔案服務，又能夠針對特殊情況向檔案工作機構反映用戶的檔案服務需求情況。

4.2 提高檔案工作人員的綜合素質

提高檔案工作人員的自身素質，適應甚至主導行業在“互聯網+”浪潮下的變革。檔案工作屬于服務行業，其人力資源投入在很大程度上決定了服務質量。由于檔案工作具有極強的專業性和外部性，短時間內還只能由專業的公益機構來完成。對于公辦的檔案工作機構來說，通過優勝劣汰的市場行為提高員工素質并不現實，應根據具體情況，通過培訓、考試、輪崗等方式，有針對性地提高員工的綜合素質。需要注意的是，人才的培養有其特殊規律，通過短時間的培訓未必可以立竿見影地大幅度地提高檔案人員的工作水平，因此要將加強內部培訓和引進外部人才相配合，做到能上能下，能進能出，綜合提高檔案工作的服務水平。

4.3 通過“互聯網+檔案工作”模式補齊傳統檔案工作短板，提供標準化的檔案工作如前文所述，“互聯網+檔案”絕非僅是“檔案上網”。當前檔案數據資源無法智能化地到達檔案用戶，故而對檔案數據個性化推薦系統設計與部署、實現后檢索時代的檔案工作刻不容緩。“互聯網+檔案工作”可以有效地將客戶的需求和產品的供給聯系起來，這也就給標準化的檔案工作提供了可能。應該看到，圖書館、大學等同屬于公共服務提供機構，都已經可以智能化地提供知識服務了，而檔案工作也應該在服務模式、服務手段、服務流程、服務渠道等方面尋求突破，使“互聯網+”手段更好地服務于檔案工作的需求。例如，利用社會化媒體工具如：新浪微博、Wiki、優酷、QQ、微信公眾號等社交媒體與社會廣泛互動。如圖4所示。

這樣做有兩個好處，一方面，將文字、圖片、照片、視頻等按照檔案服務方式進行細分，使信息的提供和利用更有針對性，提高利用效率，同時也就形成了一種信息的集成，將檔案網絡的覆蓋面擴寬；另一方面，通過多種方式來提高用戶對信息進行訪問和實現交流方式的選擇性，可以保持一個穩定的用戶群。

5 結 論

總之，“互聯網+”為檔案工作提供了近乎無限的新的可能性，“互聯網+檔案工作”將很有可能解決傳統檔案工作無法解決的一些問題。同時，“互聯網+”浪潮也有可能為檔案工作帶來一些新的挑戰。本文從如何利用“互聯網+”解決檔案工作現存的問題著手，對檔案工作的服務模式提出了一些建議。最終得出“互聯網+”背景下檔案工作的三點改善建議。本文的結論對于“互聯網+檔案工作”業態的建設和完善有著深刻的借鑒意義。

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