做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作應(yīng)采取的幾項措施

孔冰冰

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是基層檔案工作重要組成部分，涵蓋農(nóng)村政治經(jīng)濟(jì)社會活動的各方面，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定發(fā)展規(guī)劃、黨政工作查考、農(nóng)民群眾維護(hù)自身利益、解決矛盾糾紛等提供了可靠的依據(jù)和憑證。加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，對促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)改革發(fā)展、社會穩(wěn)定，推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)具有十分重要的意義。近年來，雖然鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作取得一定的進(jìn)步，但從整體看，仍存在著不足和問題，還不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的形勢，落后于農(nóng)村經(jīng)濟(jì)建設(shè)。因此，必須采取措施，進(jìn)一步抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基本現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識薄弱。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案工作往往不受重視，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)來說，檔案工作既不在上級對鄉(xiāng)鎮(zhèn)目標(biāo)管理考核范圍內(nèi)，又不是硬任務(wù)、硬指標(biāo)，形不成工作壓力，也就沒有動力。加之本身對檔案相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，了解不深，管理意識淡薄，很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識不到檔案的價值和檔案工作的重要性，對檔案工作不安排，不過問，不研究，導(dǎo)致分工職責(zé)不明確、任務(wù)不落實、人員不到位，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理長期處于松懈狀態(tài)。

2.管理不規(guī)范，檔案保管不善。由于資金投入有限，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到“十防”要求，安全防護(hù)措施不到位，檔案蟲蛀、霉變腐爛、破損不全情況很普遍。受辦公條件制約，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，如：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府檔案在辦公室，計生檔案在計生站，農(nóng)村低保檔案在民政所等等，這些職能部門各自為政，檔案管理十分混亂。還有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)一旦檔案管理達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)，就放松了日常管理，缺乏長效的管理機(jī)制，使檔案工作流于形式。

3.收集不齊全，案卷質(zhì)量差。有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)收集的僅是些紅頭文件、上級文件，缺乏自身形成的文件，如會議記錄、鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)一些重大活動、決策等方面的內(nèi)容很少或沒有收集。有的僅收集少數(shù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的材料，對整個內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的材料沒有收集，致使檔案門類嚴(yán)重不全。還有部分檔案分散在各部門或主管領(lǐng)導(dǎo)手上，為方便自己利用，不愿交給檔案員統(tǒng)一歸檔。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)對收集的檔案沒按標(biāo)準(zhǔn)整理，案卷質(zhì)量普遍較差，存在諸多問題，如：卷內(nèi)文件排列混亂，保管期限劃分不明確，檔案裝具不合規(guī)格，裝訂不正確，案卷書寫不規(guī)范，沒有編寫分類方案、歸檔文件目錄和檢索工具等。這些都對檔案管理工作造成很大困難。

4.人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平低。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員多數(shù)都是兼職，且更換頻繁，流動性大，檔案員常處于“新手”狀態(tài)，沒有接受正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗，檔案基本技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低，檔案管理工作自然受到影響。

5.檔案丟失嚴(yán)重，斷檔明顯。這是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案最突出的問題，主要在于：一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理混亂，檔案保存不完整，導(dǎo)致很多歷年檔案丟失；二是整理歸檔不及時，使大量檔案長期散落各處，難以收集齊全，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)十余年來僅存檔案10余卷，收集數(shù)量與實際形成數(shù)量差距太大。三是檔案員不穩(wěn)定，加之交接不明細(xì)，使檔案工作缺乏連續(xù)性，造成年度檔案斷檔。

二、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作應(yīng)采取的措施

1.推進(jìn)依法治檔，增強(qiáng)檔案法制意識。檔案法律、法規(guī)是檔案事業(yè)健康、快速發(fā)展的根本保障，是做好檔案工作的最有利、最有效的手段。要利用好法律武器，推進(jìn)依法治檔，增強(qiáng)社會檔案意識和法制觀念。一是廣泛深入開展檔案普法宣傳教育活動。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)通過組織全體干部學(xué)習(xí)、開展普法活動、舉辦講座、專題培訓(xùn)等多種形式，宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等，使人們充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，切實增強(qiáng)責(zé)任感，形成依法治檔管檔的良好氛圍；二是加大監(jiān)督力度。單憑縣市檔案行政管理部門的“一己之力”比較薄弱，要采取上級人大、政府法制辦和檔案行政管理部門聯(lián)合進(jìn)行執(zhí)法檢查的辦法，形成合力，以引起鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并對查出違法違規(guī)行為的鄉(xiāng)鎮(zhèn)以政府通報形式進(jìn)行通報曝光，起到警示作用。

2.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)既是檔案資料的主要制造者，又是最大利用者，要切實從思想上重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，給予關(guān)心和支持，那么檔案工作中存在的問題也就迎刃而解了。一是明確職責(zé)，落實責(zé)任，提供強(qiáng)有力的組織保障。成立獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的職能部門，在規(guī)格上與其他職能科室同級，安排一名分管領(lǐng)導(dǎo)，具體工作由辦公室主任主抓，配備好專兼職檔案管理人員，同時保持檔案人員崗位的相對穩(wěn)定，使檔案工作層層有人負(fù)責(zé)，級級有人落實；二是納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)年度工作規(guī)劃和目標(biāo)管理。切實把檔案工作任務(wù)同其他工作同部署、同安排、同督促檢查，積極創(chuàng)造條件，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室建設(shè)解決資金、庫房、硬件設(shè)施等實際問題，實行檔案集中統(tǒng)一管理，確保檔案安全與完整；三是建立健全管理制度。結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際，制定檔案整理歸檔、保管、保密、借閱、利用等制度，明確檔案的管理范圍、管理原則和管理方法，使檔案工作有章可循的。

3.創(chuàng)新培訓(xùn)方式，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。縣市檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門要結(jié)合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)具體實際，改進(jìn)指導(dǎo)方法和方式，采取“因地制宜，因需施教”原則，給予鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案適用與實用的指導(dǎo)，增強(qiáng)針對性和可操作性，做到有的放矢，可采取以下方法：一是集中培訓(xùn)和分類培訓(xùn)相結(jié)合。就共性的業(yè)務(wù)問題，組織各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員統(tǒng)一集中參加專題培訓(xùn)班，開展雙向互動，現(xiàn)場解答，深化培訓(xùn)效果。針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員基礎(chǔ)不同問題，可進(jìn)行分類培訓(xùn)，對新上崗人員，開展有關(guān)業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)，重點掌握基本技能，對老同志開展增加檔案專業(yè)培訓(xùn)，讓他們掌握一定的理論知識和操作規(guī)范。二是“一線”指導(dǎo)和跟班學(xué)習(xí)相結(jié)合。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員通過深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)一線，進(jìn)行上門指導(dǎo)，貼近檔案的實際，及時發(fā)現(xiàn)工作中的重點、難點，采取相應(yīng)的指導(dǎo)措施。另一方面，可以組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員攜帶本單位一至二個年度的檔案到縣市檔案局跟班學(xué)習(xí)，安排專人帶班，采取一對一定向輔導(dǎo)，通過面對面講解、現(xiàn)場操作示范，進(jìn)行“傳、幫、帶”，使學(xué)員們熟悉檔案基本知識和實踐操作方法，直至能獨立完成年度檔案整理歸檔任務(wù)。三是檔案執(zhí)法監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合。檔案行政管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)相互協(xié)調(diào)、溝通，檢查與指導(dǎo)兩種手段并舉，以執(zhí)法促指導(dǎo)，以指導(dǎo)促業(yè)務(wù)。

4.加強(qiáng)檔案收集，豐富室藏檔案種類。檔案的收集是提供檔案信息、實現(xiàn)有效利用的前提。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對已辦理完的文件要養(yǎng)成及時收集的習(xí)慣，在確保檔案齊全的基礎(chǔ)上，本著檔案“資政惠民”的原則，進(jìn)一步豐富檔案信息資源，一要增強(qiáng)收集檔案資料的廣泛性，不僅收集黨政紅頭文件、上級文件（下轉(zhuǎn)第42頁）（上接第49頁）等文件型檔案，還要將各種門類、各種載體的而檔案資料盡可能地收集齊全；二要增強(qiáng)收集檔案資料地域的特色性，如對涉及經(jīng)營承包、基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營等具有農(nóng)村特色的檔案進(jìn)行收集，豐富鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案內(nèi)涵；三要增強(qiáng)收集檔案資料內(nèi)容的針對性，如圍繞新農(nóng)村建設(shè)，抓好勞務(wù)輸出、醫(yī)療保險、農(nóng)業(yè)科技等“三農(nóng)”檔案，為農(nóng)村增效、農(nóng)業(yè)增收、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展服好務(wù)。

5.促進(jìn)檔案達(dá)標(biāo)升級，推動檔案規(guī)范化管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作要適應(yīng)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，必須加強(qiáng)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，而檔案達(dá)標(biāo)升級是實現(xiàn)提升檔案管理規(guī)范化水平的有效手段和重要途徑。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)普遍開展檔案目標(biāo)管理考評定級活動，可以有力地推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作全面開展。通過加強(qiáng)管理體制和規(guī)章制度的建設(shè)，實行集中統(tǒng)一管理，完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案的安全與完整，在收集齊全的基礎(chǔ)上，進(jìn)行系統(tǒng)整理、科學(xué)分類，提高案卷質(zhì)量，建立激勵機(jī)制，規(guī)范檔案管理秩序，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案建設(shè)的水平提升到了一個新的臺階。

（作者單位：南宮市檔案局）