淺談基層衛生檔案信息化建設

高計云　韓江濤

隨著醫改形勢的不斷深化，醫改已經步入深水區，改革醫院管理體制，加強衛生檔案管理已經迫在眉睫。衛生系統檔案是對衛生系統單位各類活動，包括個人經歷、思想品德、業務能力、工作實績等記載，是重要的信息資源，也是合理配置衛生資源的重要依據。2016年4月8日，河北省縣級公立醫院綜合改革示范縣創建活動啟動會上指出：要深化衛生分配制度改革，創新公立醫院編制管理方式，實行院長目標年薪制和任期目標責任制，建立適應行業特點的醫務人員薪酬制度，加強對公立醫院和醫技人員的績效考核，推進分級診療開展等，推動服務資源上下聯動、服務提供全程接續，切實方便就醫。醫藥、醫保、醫療“三醫聯動”，開展診療合理性評價和處方評測機制，建立抗菌藥物分級管理，，全面啟動縣級公立醫院綜合改革示范縣（市）創建活動，努力實現群眾、醫生、醫院、政府多方共贏。完善醫療行業的各項檔案，借鑒外地醫改經驗的主要做法有以下幾個方面，目標是“四個可以”：百姓可以接受、財政可以承擔、基金可以運行、醫院可以持續；要求是“三個回歸”：公立醫院回歸公益性質、醫生回歸看病角色、藥品回歸治病功能；公立醫療機構硬件投入依靠政府，軟件和日常檔案管理依靠醫院自身，降低醫療成本和提高運行效率依靠體制機制創新；途徑為醫藥、醫保、醫療“三醫聯動”。在改革醫保管理體制檔案方面，將城鎮職工、城鎮居民、新農合三類醫保經辦機構整合，成立“醫保管理中心”，實現“三保合一”、市級統籌、垂直管理。鑒于上述，加強衛生單位檔案信息化管理，充分發揮醫院檔案管理的作用，是促進衛生各項制度改革，有效配置衛生資源，促進醫療衛生事業健康發展的有效途徑。

一、基層衛生檔案信息化建設基本要求

1.建設專門的信息管理系統

建設基層衛生檔案信息化系統應至少包含檔案檢索管理系統、查詢系統、信息綜合開發系統，上級衛生主管部門還應該抽調專人專項專款負責此項工作，撥專項經費對各類檔案進行保護保管。若此項工作檔案管理人員不固定，會造成各類檔案及單位人員信息的遺漏、丟失、泄密。各地可根據各地實際配備專人專檔室，盡量實現檔案管理的智能化、現代化、專一化、永久化，制定完備的歸檔制度，使歸檔文件齊全完整、準確，達到“三率”（歸檔率、完整率、準確率）要求。庫存檔案必須帳物相符，檔案出庫、入庫都必須登記并履行嚴格手續，做好檔案的交接點、簽收手續嚴格清楚。

根據我縣實際情況，平山縣面積2648平方公里，轄23個鄉鎮，717個行政村。人口達46萬。含縣級醫療機構2所，婦幼保健院1所，民營醫院4個。鄉鎮衛生院23所。民營機構占到全部醫療機構的13.3%。平山縣所屬鄉鎮多山區，特別是西部深山區覆蓋鄉鎮較多。占總鄉鎮數量的82.6%。人口東南部4個鄉鎮分布較多，占全縣人口總數的43.5%。西部、中部 西北部19個鄉鎮，鄉鎮數多，但鄉鎮人口分布率較少。占全縣人口總數的56.5%。就城鎮居民健康檔案來講，平山鎮所轄區覆蓋人口數達到十多萬人份，居全縣之首。相反位于西部大山區合河口鄉所轄區域城鎮居民健康檔案覆蓋數不到五千人份。相比之下，健康檔案管理難度與力度相差很遠。鄉鎮衛生人員山區相對較少，縣城及周邊分布相對較多。人員資源分布極不均衡。檔案經費撥付經費相對失衡。要從根本上改變這一現狀，必須要均衡經費。建立一套完整檔案信息庫，信息準確完善勢在必行。信息采集相對較難。人員信息統計：例如個別醫生在原單位掛靠，實際在別的醫院工作。各項保險征繳信息較亂。給職工退養、病休、退休造成很大的不便。在信息采集上難度會很大。鑒于此，衛生主管部門要下大力氣從源頭上解決這一問題。建立起一套專門完整的檔案信息管理系統。

2.創建全縣個人電子檔案系統

每年度對單位檔案及職工檔案信息及時與相關單位管理部門進行對比，及時進行對比查漏補缺。糾正錯誤信息，更新現有信息。該歸檔的歸檔，該消化的消化，封存的封存。做到現代化信息的不斷增容，不斷增強電子信息的智能化水平。為個人信息的完善提供強有力的保證。利用計算機、掃描儀、照相機等現代設備和現代技術，將衛生專業技術人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數據化，以便于查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作。除單位職工基本信息以外，一些常住人口，留守人員，特別是留守兒童。參加城鎮居民保險的人員及參保外的各類人員要一一建立檔案。2016年4月24日在石家莊召開的醫院管理國際論壇會上提出：隨著新醫改的逐步推進，醫改方向由過去的“以治病為中心”轉向“以人民健康為中心”，醫療市場由“被動治療”向“主動健康管理”轉變，醫院由注重“收治數量”向注重“治愈質量”轉變，治療范圍由“短期治療痊愈前后”向“日常預防和院后康復保健”轉變，醫療模式也由傳統醫療向社區基礎醫療及“互聯網+醫療”轉變，在這樣的發展趨勢下，醫院必須在今后的發展中調整自己的定位，及時升級和轉型。這樣，就要求各級各類醫療機構及管理部門必須把檔案信息工作完善做在前頭，便于以后的“以治病為中心”向“以健康為中心”的轉變，以“收治數量向治愈質量”的轉化。為以后日常預防和院后康復保健”轉變。便于全民大健康檔案管理工作開展。

3.多方位、多途徑地開發檔案信息資源

醫院不應僅僅將營收方式定位于針藥與手術，其實從醫療服務的前端、中端到后端，醫院可以介入的領域非常大，比如社區養護、保險、健康食品、臨床實驗、醫技開發、預防醫學等，醫院需要結合自身資源對未來的發展做出科學合理的規劃。例如對專業技術人員職業能力、職業信息榮譽等項目進行綜合統計、量化分析，每年度的各項活動獲得的獎勵、榮譽。按照獎項大小榮譽高低進行分類歸檔。利用上述獲得的經驗、理念、先進方法，發揮檔案信息在醫、教、研工作中的輔助作用。

二、基層衛生檔案信息化需注意事項

1.加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理

對于紙質文件來說，歸存相對難度較大。為解除后顧之憂，紙質檔案最好做成一式三份，單位、個人、上級主管各一份。這樣文件的原始性、正式性、真實性會更大，作偽空間相對較小。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查，可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防改寫等技術措施，提高電子文件的可靠性。這樣相當于給檔案加上了雙保險。要防止工作中的盲目性和隨意性，結合本系統本單位工作實際，不斷完善信息化建設的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，以保證數據準確、真實、規范、統一。

2.加強檔案信息動態化管理，提升使用價值

作為縣級基層檔案管理，實行動態化的管理符（下轉第31頁）（上接第57頁）合當地實情。今年醫生多點執業政策的出臺，醫生這一執業政策必會遍地開花，檔案管理也要更進一步完善。不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映人的個性特點、專業能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。

3.嚴肅檔案信息化管理的工作紀律

嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定，嚴格限定上網信息的內容和范圍，嚴禁處理專業技術人員檔案信息的計算機與網絡連接，確保信息安全。

（作者單位：平山縣衛生局）