網絡時代房地產檔案的信息化管理模式探究

楊銀

【摘要】網絡時代背景之下，房地產管理工作與信息化技術不斷融合，在提高管理水平的同時，也帶來了不同的風險。筆者首先就信息化管理當中存在的風險進行分析，而后對信息化管理具體途徑進行了探討。

【關鍵詞】網絡時代；房地產；檔案管理；信息化

一、房地產檔案信息化管理的意義及風險

（一）信息化管理的意義。隨著房地產活動的日益頻繁，房地產的檔案資料也更為豐富，形式更加多樣化。在檔案當中，不同房產登記的方式也有所不同，不僅包括了外資、合資性質的房屋，同時也出現了經濟適用房性質的房屋產權。隨著經濟形式不斷變化，還將出現更多形式的產權模式，無疑是給我國房地產檔案管理部門帶來了難題。采用信息化檔案管理的方式，來取代傳統的紙質化管理，通過先進的信息技術，對房屋進行整體測量、記錄、登記，將與該房屋相關的交易數據進行歸類整理。一方面節約了單位物質的開銷，另一方面也方便管理人員的查閱與保存。

（二）信息化管理的風險。1.投資風險。在開展信息化管理之前，單位首先需要購進相關的設備以及技術資源，聘請專家來為自己提供技術服務，定期對員工開展技術培訓等，除了以上的支出，管理部門還需要對設備進行日常的維護，為了應對突發事情的發生，還需要將檔案備份，以上的活動都需要投入大量的資金，無疑是造成了投資風險。2.技術風險。除了在引進技術上面臨著投資風險，在技術管理與使用過程中也存在著技術風險。首先，引進的技術并不意味著可以實際發揮效果；其次，雖然引進了高端技術，但是因為缺乏這方面的技術型人才，在管理過程中必然會出現操作失誤的情況，不利于檔案的管理。3.知識產權風險。在網絡化時代中，知識產權成為了熱點詞匯。房地產管理過程中會涉及到產權人的信息，如果對這些信息保管不當，造成了對外泄露，或者部門購進的技術專有性無法保證，都可能侵犯到個人隱私以及他人的知識產權。另一方面，對于房地產檔案信息化管理的法律制度并不健全，這些會造成管理當中出現大量風險。

二、房地產檔案信息化管理的途徑

（一）完善相應的管理制度。不以規矩不能成方圓，房地產檔案管理也一樣。只有完善相關的管理制度，才能夠保證信息化工作可以穩步開展。這些制度具體包括如下幾個方面：檔案的制作及查閱制度、檔案保密制度、檔案復制及銷毀程序等。只有對信息化管理每個環節都制定相應的法律，才能構建完善的管理體系，保證信息化管理的質量，同時也能夠為客戶提供更為優質的服務。

（二）提高工作人員的素質。在信息化管理模式當中，房地產管理部門會引入很多高端的管理技術，既包括軟件，也包括了硬件，而要想充分利用這些技術，提高管理質量，就需要管理部門聘請專業與業務綜合水平比較高的人員。隨著信息技術的迅猛發展，工作人員應當不斷學習，了解最新的技術，提高自己的綜合素質。作為檔案管理人員，不僅需要掌握檔案管理的基礎知識，并且能夠將這些知識運用到實際管理活動當中；同時，還應當學習最新的計算機知識，將檔案管理的工作與信息化知識相結合，提高管理的質量與效率。

（三）強化硬件體系。1.網絡環境。根據服務對象、范圍的不同，可以將網絡環境分為兩種，即內網、外網，這兩個網絡之間必須要嚴格隔離，使兩者相獨立。企業的內網主要用于為企業提供內部服務，其工作內容包括如下幾部分：（1）將采集到的數據輸入到系統當中進行預處理，并且將得出的數據加工與存儲；（2）向內部網絡用戶發布信息，并且為用戶提供查詢服務；（3）支撐內部的日常辦公活動；（4）進行網絡數據管理。外部網絡通暢是用以服務社會大眾，主要包括了資料的提供、數據瀏覽等，工作內容包括以下幾部分：（1）采集信息并且進行預處理；（2）向大眾用戶提供他們所需要的信息；（3）進行數據、用戶的管理與日常維護。2.硬件設施。對房地產檔案進行信息化管理，主要分為電子文件的管理、數字檔案館建立兩個環節。根據不同管理系統的能夠需求，必須要擴大數據庫的容量，建立大規模的訪問服務管理系統，這些都需要管理部門增加硬件配置，包括路由器、交換機、服務器等，來支撐網絡系統平穩運行。

（四）加強信息資源的管理。信息資源的管理是檔案管理的重要環節，其主要體現在如下兩個部分：首先是數字信息的構成。數字信息既包括純文本，也包括圖形等，內容的不同，管理方式也會有所差異。對于文本文件，主要是通過文字處理軟件來生成數據，有數字、字符來表達內容，主要存儲為TXT、DOC形式。不同文字處理軟件所編輯的文檔，通常不可以混亂使用。因為該類型文件不包括格式代碼，因此不會受到硬件的限制。對于圖形文件來說，則需要通過CAD軟件來輔助設計，繪制出圖紙。其次，擴大信息來源與范圍也是加強管理的重要途徑，尤其對于規模較大的企業，更需要拓寬信息獲取的渠道。管理人員應當將互聯網當中零散無序的信息進行整理匯總，為企業管理提供幫助。

三、結束語

通過信息化的方式來管理房地產檔案，能夠實現對數據集中處理，滿足管理部門對不同業務統籌規劃的需求，提高檔案管理的整體質量。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理與信息技術之間的融合也更加緊密，在這樣的背景之下，必須要健全相關的管理制度，培養優秀的綜合性人才，拓寬數據的獲取范圍，才能夠提升整體的管理水平。

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