淺談如何加強對電子檔案的管理

田穎

【摘要】本文論述了電子檔案的優越性，電子檔案的整理、開發和利用，以及規范電子檔案管理的幾項措施。

【關鍵詞】電子檔案；管理；措施

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，作為一名檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優越性

（一）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

（二）直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效。在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（三）微機管理更有利于文檔的保密。過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

（四）文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來。可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。微機管理有利于提高檔案管理工作的質量，檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。

二、電子檔案的整理、開發和利用

（一）電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理；即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

（二）電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。

三、規范電子檔案管理的幾項措施

（一）加強電子檔案歸檔制度建設。各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。

（二）從電子文件的源頭抓電子檔案的質量。為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

（三）要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理。一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題。二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。