電子文件管理與OA相結合

何鵬

【摘要】隨著電子文件的大量產生，如何妥善積累、保管，如何規范電子文件的歸檔與管理，已經成為檔案部門亟待解決的問題。解決問題的關鍵，就是要從電子文件產生的源頭抓起，即從系統設計之初就要充分考慮電子文件的管理，并將相應的要求落實到系統中。所以，檔案部門不但要明晰應提出哪些具體要求，更要知曉如何從宏觀的角度來把握這些要求。

【關鍵詞】電子文件管理；前端控制；功能需求

電子文件管理系統是辦公自動化系統與檔案管理信息系統合而為一的計算機管理軟件。這種系統是針對某一個或若干個機構的電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運轉處理，到一部分電子文件轉化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠（通過網絡）對文件的整個生命周期進行相應控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統。這個系統能夠自動記錄電子文件的元數據和各種背景信息，能夠對電子文件和電子檔案進行管理與提供利用，能夠保證電子文件與電子檔案的行政有效性和法律證據性，同時也能夠匯入紙質檔案等的管理信息并對其進行管理。

這是一項相當復雜的系統工程，意味著擴大檔案管理范圍，顛覆傳統管理理念，電子文件帶來的挑戰要求檔案管理工作進行徹底轉變，不是漸進式的量變，而是根本性的質變。我單位當前實行的雙套制歸檔策略只是漸近進程中的一種過渡性手段，這項措施實行的時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進。

一、系統在電子文件管理方面存在的問題

在辦公自動化快速發展的同時，電子文件管理工作卻相對滯后，表現在系統建設時沒有統籌考慮電子文件的歸檔和管理，不具備電子文件管理功能，導致電子文件管理不能和系統建設同步發展。例如，單位在系統建設時雖然考慮了電子文件管理，但由于需求不夠完整、規范，想到什么提什么，重文件流轉環節，輕歸檔與管理環節，缺乏對電子文件生命周期整個過程的全面監控，致使電子文件管理達不到規范、科學的要求，電子文件真實、完整、有效性不能得到充分保證。

未真正實現OA環境中的文件檔案一體化管理，大多停留在按傳統管理模式分別開發OA和檔案管理系統、實行簡單對接的層面，檔案管理系統大多只是系統末端的獨立模塊，缺少前端控制。電子文件管理流程設計不合理，系統開發缺乏合理定位，未提出全面、針對的一體化管理軟件的功能需求，無法將檔案管理需求有機的嵌入前端等等。

OA系統是實現單位內部各級部門之間以及內外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的信息系統。OA系統的設計開發不僅要考慮文件流轉，還要考慮文件歸檔與管理，要做到統籌規劃，統一研發。編制電子文件管理功能需求時，只有既注重電子文件環節，又注重其歸檔與管理的需求，OA系統才能符合文件處理全過程的要求，才能使電子文件更加完整規范。

二、從檔案管理者角度提出功能需求

電子文件管理中的前端控制是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成，運行和歸檔管理，建立標準統一、密切相關、互為保證、相對獨立的運行模式和保障體系，以維護電子文件的原始性，真實性的一種管理活動。前端控制是實現電子文件全程管理的重要保障，這一原則在紙質及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更加重要。

為有效地管理電子文件與電子檔案，必須實施前端控制，即盡可能把文件在電子文件生命周期各個階段的管理需求融入文件管理系統設計當中。前端控制模式尤其強調：將電子檔案的管理需求提前至電子文件形成之際，乃至生成之前的設計階段。

檔案部門在提出功能需求時會面臨一些困難。一是對提出電子文件管理需求比較茫然，不知從什么角度入手。二是提出的需求只考慮了電子文件歸檔后檔案管理的需要，而沒有綜合考慮對電子文件的前端控制。三是提出需求時猶疑不定，經常有較大的改動，而且使用較多的檔案專業術語，導致信息管理部門和開發人員不能正確理解檔案部門的意圖。

檔案部門向信息部門和開發人員提出需求時應把握兩點：

第一，功能需求的描述要從檔案管理者的角度出發，而非軟件設計人員的角度。電子文件管理要在電子文件生命周期內展開，即在電子文件生命周期的設計、形成和使用維護三個階段都要對電子文件形成控制。因此，功能需求要考慮到電子文件的形成、積累、歸檔、保存、利用和維護各個環節，而不僅僅是對檔案管理子系統的描述，要實現對電子文件——電子檔案的全過程監控。同時，還要通過功能需求方案，使設計人員能夠充分理解檔案部門的要求。這是檔案部門編制功能需求的根本出發點。

第二，功能需求的描述要以提出規范管理的要求為主，盡可能不把主要精力放在技術開發層面。OA系統建設的技術已經相當成熟，只要用戶提出需求，作為市場開發主體——軟件公司一般都可以從技術層面上予以實現。因此，檔案部門的主要任務是完整全面地提出電子文件管理方面的需求，諸如電子文件管理方法、管理要求等都要考慮周全，盡可能多地體現在功能需求方案之中，使有關部門充分了解檔案部門要求，通過技術手段予以實現，至于系統設計方案和實現途徑乃至具體節點的描述等，應當由專業公司負責完成。

三、功能需求的基本內容

元數據和背景信息。電子文件的讀取依賴于它生成時的元數據和背景信息。在功能需求方案中，檔案部門應當對必需的元數據和背景信息項提出歸檔要求，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等元數據；描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等背景信息。

各方職責和管理權限。要通過明確電子文件生成和流轉部門的職責，賦予檔案部門具備瀏覽電子文件形成、運轉、發布、歸檔全過程的權限，以實現對電子文件形成、運轉、歸檔全過程的監控。

電子文件積累與歸檔。要圍繞電子文件的真實、完整、有效性，對電子文件積累、歸檔方面提出具體要求，以及確定電子文件的積累、歸檔工作流程等內容。

電子檔案在線利用與數據遷移。在線利用主要是對電子檔案的檢索與查詢、查閱申請與審核、全文瀏覽與下載等各利用環節提出功能需求。數據遷移是強調當系統設備更新或系統擴充時應及時對電子檔案進行遷移操作。

四、結論

檔案部門提出功能需求的最終目的是對OA系統中形成的電子文件歸檔和電子檔案管理實現全過程監督、控制。實現OA系統中文件管理與檔案管理的無縫銜接，從而為機構行使職能、開展業務提供最佳信息通道和活動憑證，營造現代化高效的辦公平臺和完備的核心信息資源庫。

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