試論執法單位如何加強文書檔案管理

賀飛

【摘要】執法單位的文書檔案管理工作已經成為各相關單位以及社會廣大民眾所普遍關注的問題，加強文書檔案管理不僅僅可以為執法單位的順利發展以及執法工作的開展提供積極的支持，還能夠確保法律授權工作的順利開展。文中主要對執法單位的文書檔案管理的重要性、強化文書檔案管理的措施進行了分析與探討，以期能夠促進執法單位的文書檔案管理工作的改進。

【關鍵詞】文書檔案；執法單位；管理

執法單位中的文書檔案的形成貫穿于從受理開始到審查、核準以及最后發布公告的各個環節，并在對執法單位的監督管理工作中形成。在執法單位的日常工作中，文書檔案管理工作有著非常重要的作用，因此執法單位的年度報告以及日常監督管理中所形成的各種文件都應該及時地送交給檔案管理人員，確保文書檔案能夠及時歸檔。

一、執法單位做好文書檔案管理工作的重要性

（一）提供具備有法律效力的憑證。執法單位產生的文書檔案是單位設立、變更以及開展各種活動的歷史記載，同時也是真實反映執法單位開展各項執法活動以及開展法律授權工作整個過程的重要憑證。這些原始材料能夠為執法單位以及其余各個相關部門查處違法違紀行為提供非常重要的依據，同時還可以在相關的訴訟之中發揮出非常重要的憑證作用。

（二）是國家檔案的重要組成部分。在我國，開展檔案工作的基本原則是：對國家全部檔案進行集中統一管理，維護檔案信息的完整和安全，為黨和國家的各項工作提供有力支持。執法單位在我國的經濟、政治以及文化活動中都有著非常重要的作用，特別是對于社會的發展有著相當重要的影響。執法單位文書檔案作為執法單位發展變化情況的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。建立并保管好執法單位文書檔案是對國家歷史檔案的一種重要補充。

（三）為社會大眾提供重要的查詢服務。社會主義市場經濟體制逐步完善，市場體系也在這一過程中得到了完善。執法單位在社會經濟生活中所發揮的作用也越來越重要。執法單位中的文書檔案真實記錄了單位的各項活動情況。這些檔案資料根據相關規定進行合理地開發利用能夠為社會各個方面提供具有巨大價值的信息服務。

二、執法單位加強文書檔案管理的措施

（一）做好宣傳教育工作，改善對檔案管理工作重要性的認識。首先，需要做好對檔案管理工作的宣傳以及對相關法規的學習與貫徹工作，讓單位上下都能夠從思想上真正地認識到文書檔案管理工作的重要性，進而營造出一種關心、支持文書檔案管理工作的氣氛，讓各個部門相互之間能夠加強配合、協調與支持，上下齊心協力做好文書檔案管理工作。其次，要從領導干部開始，對文書檔案管理事業的發展引起高度重視，將文書檔案管理工作融入整體工作計劃之中，定期對存在的問題進行分析，并及時進行指導與幫助，要從辦公條件、人員配備以及學習培訓等多個方面進行傾斜，為開展文書檔案管理工作營造良好的外部環境。最后，需要樹立檔案管理是一項全局性、基礎性工作的牢固意識，不能僅僅認為文書檔案管理是檔案管理工作者的任務，要認識到文書檔案管理是整個單位的工作任務，每一個人都要遵守檔案法規，每一個人都有義務、有責任提供、保管各種文書檔案資料，避免讓檔案工作者去“孤軍奮戰”。

（二）強化隊伍建設。要選拔一些具有較強政治意識、責任心以及良好專業技術能力的人才到執法單位的文書檔案管理工作崗位上來。需要加強對執法單位文書檔案管理人員的日常性教育以及管理，要鼓勵他們用務實的工作態度以及扎實的工作作風，及時去收集與整理各種文書檔案，并定期將這些檔案移交到檔案室中，以便于及時準確對文書檔案歸檔整理，不出現疏漏的地方。

（三）強化各個部門之間的協調與配合。執法單位中文書檔案管理工作不可能僅僅是依靠一個部門就能夠做得很好，還需要執法單位中的其他各個部門的協作與配合。為此，需要不斷增強各個部門之間的協調與配合，只有這樣才可以保證執法單位的文書檔案收集工作更加全面、完整，才能夠保證執法單位的文書檔案管理工作取得實效。

（四）打造完善的監管體系。執法單位想要確保文書檔案管理工作可以順利地開展，就需要讓監督工作體系得到不斷地完善，也就是需要針對文書檔案管理工作中所可能出現的漏洞、疏忽去選擇相對應的監督方法：首先，執法單位要建立起文書檔案監督管理部門，要保證文書檔案管理相關的各項工作都可以得到有效監督。其次，要能夠對不同文件、數據來源的真實性進行有效的甄別，盡可能避免無效數據為管理以及領導階層的預測帶來誤導，盡可能減少各種負面影響。最后，需要做好檔案工作人員的監督，要利用制度、措施以及政策等多種方法來改善執法單位文書檔案管理工作的有效性、真實性以及全面性，發揮出執法單位的作用。

三、結語

在新時期的大環境之下，執法單位的文書檔案管理工作從根本上體現出了單位的內部管理水平，文書檔案管理也開始逐步地實現規范化、制度化與科學化。為此執法單位需要從多方考慮，在明確文書檔案管理重要性的基礎上，加強文書檔案管理，改善文書檔案管理工作的效率以及質量。

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