事業單位檔案管理創新與改革探討

鄭曉紅

【摘要】本文主要對事業單位檔案管理創新和改革進行分析探討，提出事業單位檔案管理工作的創新需要從管理觀念和方式、人力資源等方面開展。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新

在信息化和經濟化發展的時代下，事業單位的各項工作也需要進行改革和創新，這樣才能讓新的管理方式適應企業新的發展。檔案管理在事業單位中具有非常重要的作用，并且傳統的檔案管理方式已經不能適應社會的最新發展，本文主要對事業單位檔案管理創新和改革進行分析探討。

一、事業單位檔案管理的現狀分析

（一）管理設備的落后性。在當前的事業單位管理過程中，管理部門還是使用傳統的管理方式，尚未有效運用計算機信息技術，這種軟件設備上的落后造成了事業單位檔案管理的落后，這與現今時代的發展不相匹配。落后的方式往往會引起檔案檢索在效率方面的降低。為了能夠提升工作效率，很多研發部門還對檢索工具進行了專門研究，檢索工具的實用效率和檔案的硬件是關聯在一起的，作用十分突出。除了現代化信息技術以外，還有一些單位檔案管理的庫房建造也不是十分合格，一些設備不能得到及時的更新使用。

（二）工作人員的業務素質不高。檔案管理是一項具有技術型要求和專業性要求的工作，在當今情況下，由于人事制度的不斷深化，一些事業單位在崗位上也發生了很大的變化，一些有經驗的工作人員已經被調離，而且新上任的檔案管理人員很多是新人，沒有在上崗以前接受過專業的培訓，這樣在工作管理過程中可能出現意識淡薄的情況，還可能存在消極的情緒，同時還有一些人員因為責任心不是很強，因此在收集以及整理資料的過程中，不是特別的認真，也不能按照固定的時間進行歸檔，這樣問題經常會發生。

（三）管理意識比較淡薄。事業單位的工作人員對于檔案管理的重要程度沒有認清，這是一種較為普遍的現象。因為檔案管理工作對于經濟效益增長不能產生最為直接的影響，所以經常會出現被輕視的問題，在日常的管理中也缺乏監督力度，投入上不夠重視，責任心理不強等等，不能盡職盡責地收集檔案。

二、事業單位檔案管理工作的創新

（一）管理觀念的不斷創新。觀念能夠帶動行動，因此在事業單位的管理過程中需要創新觀念，提升領導和員工對于檔案管理工作的重視程度，改變以往監督力度不強的現象。要在觀念上進行創新，需要領導將一些檔案管理工作提到日程上，以此用新的理念、新的方法解決實際工作中的問題，并且在事業單位中也要對檔案管理的重要性進行宣傳，使每一個員工在內心中都能夠對檔案管理有自己的認識。這樣在事業單位里也能形成較好的工作氛圍，讓領導有一種意識，即檔案管理投資也是事業單位發展的一個重要組成部分。不管是領導層還是基層工作人員都需要將檔案管理看成是一種比較重要的信息資源，對事業單位做好各項發展決策等等，能夠提供更多的有用數據，在檔案收集以及管理過程中也會傾注更多的注意力。

（二）人力資源的創新。工作人員的素質對于檔案管理有著直接的影響，并且在最近幾年的發展過程中，由于檔案人員素質不足引起的問題還非常多，特別是崗位的變動，讓不是十分專業的人員進入了檔案管理崗位上。檔案管理是一種注重操作性和實踐性的工作，若是經驗和專業能力不足，就會引起檔案管理的失誤。在人力資源管理方面，首先，事業單位需要做到強化檔案人才的培訓，以此不斷地提升檔案管理能力以及對于新技術的應用能力，這樣才能培養出一批批合格的人才，另外，單位還需要不斷地對人才進行引進，給企業的發展增加新的血液。事業單位在對人才招聘的過程中，需要用專業素質和實踐能力來衡量職員是否合格。作為檔案管理人員，從自身發展的角度來看，也需要進行不斷的學習，充實自己的專業知識，讓自己的能力和學識能夠跟上時代的發展變化。

（三）檔案管理方式的不斷創新。伴隨著信息技術的不斷發展，傳統的管理方式已經不能適應事業單位的發展，因此需要加以創新和改革。管理方式包含管理模式以及管理手段，強化管理方式的創新主要是指在管理中要制定出具體的目標，然后不斷地健全管理機制，還要進行定期的檢查。管理方式和人事聘用以及干部任免要有效地結合在一起，強化對管理手段的創新。適應現代化信息科學技術，以網絡管理為平臺，不斷加強數字化的發展，提升檔案管理的現代化水平。例如，把室藏中的檔案案卷以及一些文件目錄都進行數字化的處理，然后讓檔案原文也能實現數字化，對后續的管理就可以進行數字管理，便于檢索和遠程利用。另外，加大對先進技術的應用，還可以利用光盤、聲像等等，這樣才能適應時代的發展要求，才能適應事業發展，促進單位檔案管理向著創新的趨勢發展。另外，事業單位在此方面還需要增加資金的投入力度，減少陳舊設備對現代化管理可能產生的影響。

三、結語

綜上所述，本文對事業單位檔案管理過程中存在的主要問題進行了分析和研究，并且在對問題進行討論的基礎上還提出了創新檔案管理工作的辦法，從理念的樹立，管理方式的網絡化以及人力資源素質的提升幾個方面展開論述。在本文的研究基礎上，希望不但可以提升事業單位管理人員對于檔案工作的重視，還能讓事業單位的檔案管理向著更好的方向前進。

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