辦公室安排工作的流程

金美華

【摘要】本文作者結合工作實踐，總結出辦公室安排工作的流程，共分七個步驟，可以極大地提高工作效率。

【關鍵詞】辦公室；安排工作流程；步驟

在辦公室待久了，慢慢發現了一個有意思的現象。有的人在安排工作時，喜歡著重強調工作的重要性、工作的步驟、措施，往往還不忘提幾點要求。但是往往除了個別自覺性高的同志會定期完成任務，其他人似乎沒把這件工作當回事。到時間節點了，驗收工作的時候，才醒悟過來，只好加班加點，“臨時抱佛腳”，自然工作做得不怎么樣。相反，有些工作很有邏輯的人在安排工作的時候，條理很清晰，一二三四五，逐條逐項逐人，既沒過分強調重要性，也沒提要求，但是往往工作落實得很好。同樣的一群人，安排工作的方式不一樣，結果竟然會有如此大的差距。通過觀察和思考，筆者總結了一個安排工作的流程，能極大地提高工作的效率。

第一步：溝通

在安排工作之前一定要與相關責任人或責任部門面對面地溝通，交待工作內容、目的及重要性，回答相關責任人或相關責任部門的疑惑。除此之外，最重要的是要聽聽相關責任人或相關責任部門對該工作的初步設想、計劃，以及在開展工作過程中預想可能會出現的問題或困難。這些問題或困難需要上級或其他部門幫助解決的，一定要積極協調，爭取得到配合。

第二步：落實責任

在第一步的基礎上，把工作按照相應的原則細分，然后再把每個小工作安排到具體個人。通過這一步就把責任落實到具體個人，方便以后工作的檢查、考核和驗收。這一步需要在安排工作之前就細化，也可以在溝通之后，由相關責任人或責任部門根據實際情況再進一步細化。具體個人承擔具體責任，這樣工作得以順利開展，就不會造成到檢查考核時出現相互推托的現象。

第三步：提標準

即提出工作完成時要達到的質量要求。這是為了在驗收工作時有據可依，也是為了檢查第二步中個人責任落實情況的依據。所以這個質量標準要細，要具有可操作性，最好是能量化。對全面的工作有一個總的質量標準，對細分后的各項小工作也要有細分后的標準。這一步需要在安排工作之前就做好充分、全面的預想。所提的標準要切合工作的實際，不能盲目拔高，好高騖遠，否則會打擊接受工作的人的積極性，影響工作的正常開展。

第四步：明確進度時限

工作交待到個人手上了，那么接下來就是個人完成自己“責任田”里的事了。什么時候驗收呢？按進度要求和完成時限來。明確進度要求和完成時限，其實就是一種無形的督促。不管你在工作過程中采用什么方法，花費了多少時間，那是你個人的事情。最后結果按照進度要求和完成時限來衡量。同時，根據每個人承擔的工作數量的差別，要設置不同的進度和完成時限，不能一概而論。

第五步：提示工作流程與方法

在安排工作時，有必要根據自己以往的工作經驗提示相應的工作流程和方法，使他們在工作時少走彎路，提高工作的效率。當然如果團隊的辦事能力很強，就沒必要做過多的提示，放手讓他們去干，讓他們在實踐中摸索，也許更能發揮團隊的創新能動性，收獲意想不到的效果。

第六步：提示工作的重點、難點，以及容易出差錯的地方

當然在工作的過程中，難免會出現困難，特別是對于新手或是經驗不足的人來說，更容易出現差錯。那么在安排工作的時候，要提示工作的重點，特別是要重點提示工作中的難點，以及根據以往經驗最容易出差錯的地方。這個時候不要隱瞞“前車之鑒”， 防止別人“重蹈覆轍”。這是為了保證工作的進度，也是為了確保整個工作的質量。

第七步：相關說明

主要說明對工作結果的檢查考核與獎勵。檢查考核按照前面所說的節點、時限和標準來衡量。同時要說明獎勵的標準和原則，對工作中的表現做到公平、充分的肯定，使大家在以后的工作中能不斷提高整個團隊的工作積極性和效率。

一般來說，只要按照這七個步驟來安排工作，基本上不會出現工作安排不下去，或者工作安排下去之后得不到落實的情況發生。堅持按照這個流程去安排工作，將會大大提高辦公室工作的效率和質量。