淺論國企的干部人事檔案管理工作

趙世敏

干部人事檔案作用重要，要加強干部人事檔案管理，做好檔案材料的收集、整理和使用等工作，提高干部人事檔案的質量。

一、干部人事檔案在國有企業的作用

干部人事檔案是一個以干部個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式。依照“《干部檔案工作條例》（1991版）第1章第2條規定：干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分”，干部人事檔案具有五個主要作用：是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是鑒定干部“三齡二歷一身份”的確信憑證；是研究組織干部工作規律的重要史料；是黨和國家的寶貴史料；具有規范和監督干部人事工作的作用。

二、干部人事檔案的收集、整理和使用

1.收集。收集工作是干部人事檔案管理工作的基礎性工作，收集的內容決定著干部人事檔案的價值大小，關系到干部人事檔案能否為利用者提供有用信息，能否發揮憑證作用。收集工作必須遵循四個原則：“真實”，檔案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合干部的客觀實際；“全面”，材料齊全、系列材料成套，使得干部檔案能夠反映干部本人的基本面貌；“及時”，要做到隨辦、隨收、隨審、隨歸，嚴格執行《收集歸檔規定》相關要求；“規范”，材料要保證質量，符合《收集歸檔規定》入檔要求。

2.整理。指按照《關于印發<干部人事檔案材料收集歸檔規定>的通知（中組發[2009]12號）》對材料依次進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂等工作。特別注意的是鑒別環節，即對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。

3.使用。主要是指干部人事檔案查借閱工作和轉遞工作。查借閱工作即以所保管的干部人事檔案為基礎，通過一定的方式和方法，為社會各方面提供服務的工作，要堅持“嚴格管理、安全保密、規范程序、方便利用”的原則。轉遞工作即干部所在單位或主管部門發生變化后，干部人事檔案管理部門將其檔案轉給新的主管單位干部人事檔案管理部門的工作，要堅持 “合格、及時、安全、規范”的要求。

三、日常干部人事檔案管理工作中的注意事項

由于干部人事檔案的重要性，國家制定了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等法規進行規范、保護，而企業一般也會在執行國家相關法規的同時制定相應的制度確保所屬檔案的完整性和保密性。但在實際操作中，卻出現了“不盡如人意”的現象。

1.企業須注意加大對干部人事檔案工作的關注度

（1）領導層面，一是重視度不足，覺得選用干部重在現實表現，干部人事檔案就是簡單的收存、查閱材料，沒必要領導親自抓；二是未設立專門的人事檔案管理員或設立后將工作交給管理員后不管不問或僅例行性過問。這直接導致了人事檔案管理工作的不規范，材料收集不及時、不全面；收集的材料未按相關規定判定、整理入檔；基礎配套設施不到位，保管條件落后；甚至會出現材料張冠李戴，涂改有效信息等嚴重現象。

（2）員工層面，一是認為干部人事檔案工作是企業的事情，不重視配合有關部門補充相關的人事檔案材料；二是不熟悉人事檔案的歸檔范圍和相關要求，將工作中形成的學歷材料、獎懲材料、培訓學習材料等有效材料長期個人保存，甚至丟失，最終導致人事檔案材料不能真實地反映個人的德能勤績等方面的綜合情況，影響企業對人才進行正確地評價和使用。

2.企業須注意加大對干部人事檔案管理人員的專業性培訓

對于干部人事檔案管理人員，在選用上，各企業一般比較謹慎，但因社會上針對干部人事檔案的培訓寥寥無幾且“可遇不可求”，導致從業人員專業知識匱乏，或閉門造車或單純的收存材料。

3.檔案材料收集、整理過程中須特別注意的問題

（1）收集的部分材料是成套的，但因特殊原因，沒有形成規定的材料，可以用性質和記載內容相同的替代材料代替，不主張重新制作。

（2）需收集入檔的復制件，必須注明出處、復制時間、經辦人，并加蓋材料出具單位或企業組織人事部門的印章，以確保復制材料的真實、有效、可追溯。

（3）審（復）查結論、處分決定等材料應當與本人見面并由本人簽字；本人見面后未簽字的，由組織注明。

（4）自2006年10月15日后，凡干部本人要求確定或更改出生日期的均不再辦理。依據《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號文件）。

（5）自2014年5月28日后，中共黨員的培養教育考察材料須納入個人檔案。依據《中國共產黨發展黨員工作細則 （2014年5月28日）》第三十七條。

3.5國（境）外學歷學位須有國（境）外學校學位學歷證明和教育部留學服務中心出具的認定書，才能認可。

4.檔案傳遞過程中須特別注意的問題

（1）干部工作調動或職務變動后2個月內，轉出單位應完成其人事檔案整理、轉出工作。依據《關于做好新任中管干部檔案報送工作的通知》（組通字[2014]29號）

（2）干部人事檔案必須嚴密包封，通過機要交通轉遞或派專人遞送，嚴禁郵寄或交干部本人自帶。

（3）轉出檔案必須報本單位分管領導審批，經批準轉出的檔案要詳細進行登記；轉遞干部人事檔案必須統一填寫“干部檔案轉遞單”。接收單位對轉來的檔案審核無誤后，應在干部檔案轉遞單的回執上簽名蓋章，立即退回原單位；逾期一個月未退回，檔案轉出單位要進行催問，以防檔案丟失。接收的檔案，應報本單位分管領導批準后入庫保管。

參考文獻：

[1]關于印發《干部檔案工作條例》的通知（組通字[1991]13號）

[2]《干部檔案整理工作細則》（組通字[1991]11號）