淺談醫院檔案收集整理及保管工作

王青　聶彥宏

醫院檔案是醫院的寶貴財富，是在工作活動中形成的保存備查的文件、薄冊、錄音、照片、錄像等各種門類，各種載體檔案及其他各種形式的原始記錄。醫院檔案的內容不僅具體地反映出醫院的歷史面貌，而且能反映出黨和國家某一方面的方針、政策，因此醫院檔案在具備一般檔案共有的歷史記錄作用和參考作用的同時，還特別表現出宏觀指導方面的意義。如主管機關所制定的專業系統的章則、規范、計劃、調查研究的報告，頒發的褒獎、懲罰決定等，都具有普遍的民生意義。由此可見對于維護醫院檔案的完整與安全，也是檔案工作服務國計民生的重要組成部分。

一、醫院管理類檔案的形成和收集

（一）醫院管理類檔案的形成

1.醫院文書檔案

醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的重要記錄。主要來源于上級印發或本院制定的各種規定性、政策性、指導性、業務性文件，文書檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，能基本反映醫院的各項活動情況，是醫院檔案室管理類檔案文件的主體。

2.醫院基建檔案

近十幾年來，醫療環境不斷改善，各地市三級甲等醫院的發展十分迅速。在醫院硬件建設的同時，隨之產生了大量的基建檔案，醫院的基建檔案，因具有專業性、成套性、現實性、周期長的特點，在檔案形成初期，由基建部門進行管理，直至基建項目完全竣工后，由相關部門將成套的基建檔案交由醫院檔案部門統一管理。

3.影像音像照片檔案

醫院的影像、音像、照片檔案，主要來源于醫院的宣傳部門。在當前醫療市場競爭激烈的大環境下，各大醫院都希望在社會中樹立良好的公眾形象，探索宣傳新思路，擴大醫院影響力并提升美譽度。醫院影像、音像、照片檔案以其特殊的表現形式，關系醫院建設與發展，點點滴滴以真實場景再現記錄，具有很強的保存查證與參考價值，在醫院建設與發展中發揮著獨特的重要功能。

4.人事檔案

隨著醫院規模的不斷擴大，人員管理模式、人員流動性的變化，給醫院人事檔案管理帶來多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性較強的人事檔案，方便利于醫院相關部門使用，是人事檔案管理部門必須思考的課題。

5.財務檔案

財務票據是醫院財務往來的憑證，財務憑證的管理主要以財務部門為主。

（二）醫院管理類檔案收集

醫院檔案室通過接收和征集等方法，實現檔案的集中統一管理。

1.醫院文書檔案的收集

醫院檔案室保存大量的文書檔案，不是自身形成的，而是向醫院各部門以及個人接收或征集來的。收集工作是檔案工作諸環節中的第一個環節，收集得是否齊全、系統、有價值，對醫院檔案工作其他環節的影響很大。在收集過程中并不是“有文必檔”，應挑選有一定查考價值的文件，即對醫院及社會在當前和長遠都必須有利用價值的文件。在醫院文書檔案的收集過程中，應須注意系統性、完整性，這樣更能夠反映出醫院的歷史面貌和工作特色。多加強與各部門的聯系，掌握醫院在職能活動中的情況，檔案收集質量的高低應依靠建立健全嚴格的歸檔制度。

2.醫院基建檔案的收集

醫院基建檔案資料管理過程中，資料收集是最瑣碎、最麻煩，同時又是最關鍵的一個環節，因為它牽涉面廣、內容繁雜、時間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎工作。我們醫院在2012年建設醫院門診、醫技、病房樓期間，在工程施工的各個階段，將工程中涉及的工程準備階段文件、工程管理機構文件、施工階段文件、竣工驗收階段文件以及聲像電子檔案文件等，以醫院基建部門為主，設立文件收集清單，分級別落實到各施工監理單位及相關部門，確保院方在施工竣工驗收階段形成的大量文件資料收集齊全。

3.醫院影像音像照片檔案的收集

因影像照片的直觀性和特殊性，在收集和整理的過程中，我們一般不限制收集范圍，凡是能反映和記錄本單位重大事件和重要活動的影音圖片，我們都盡可能的予以收集。近十年來，數字技術的廣泛引用，在影像、錄音、照片整理過程中，一般以照片加標注事件名稱及時間和電子存儲相結合方式進行收集、整理、存儲。

4.醫院其他檔案的收集

在醫院各職能處室中，還存在著大量的專業性較強的管理類檔案，對于此類檔案的收集，我院主要是以各職能處室為單位，設立專人保管，分別進行收集。

二、歸檔檔案的整理

整理工作是檔案提供利用的前提，對檔案的完整與安全也是十分必要的。首先，通過整理可以進一步了解檔案收集中的問題和質量，并可根據發現的問題及時向文書立卷部門提出要求。如一個會議文件，在整理中發現沒有會議總結，就可以進一步收集，使得會議文件齊全；整理中發現文件有請示無批復、有打印本無底稿等，都可以有的放矢地進行收集。其次，在整理過程中還可對某些不符合歸檔要求的文件材料進行技術處理。如：對墨跡不符合要求的文件進行復印或描寫；對已經破損嚴重的文件進行裱糊修補，還要準備若干復制件來代替原件提供利用。再者，對積存的文件材料一定要及時整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早發現問題，如：是否去除訂書釘或曲別針，是否有被蟲害破壞或發生霉變等。對于專業性較強的管理類檔案的整理工作，如人事檔案、基建檔案、財務憑證、設備檔案、影音照片檔案等的整理，主要以檔案所在科室為主，醫院檔案室每年對相關科室的兼職檔案保管員進行檔案收集整理知識的培訓，規范了各處室檔案收集、整理、歸檔的流程。

三、檔案的保管

（一）檔案的保管意義

檔案保管工作是檔案工作的物質基礎，有完整的檔案，才能有健全的檔案工作。檔案保管工作關系到維護檔案的完整與安全，檔案完好無損地保存下來，才能在其他部門檔案的使用上迅速、準確、及時地提供利用。

（二）檔案的庫房建設

檔案庫房是檔案單位存放各類檔案的保密重地，檔案保存壽命的長與短與檔案庫房有直接的聯系，檔案庫房受溫度、濕度、光線、灰塵、有害氣體等多種外界因素的影響較大，檔案庫房應盡量選擇自然條件影響小，又方便開展工作的地方，其選址應綜合考慮以下幾點：

檔案存儲的（下轉第58頁） （上接第55頁）庫房最好選擇北向的房間，不宜被陽光直接照射利于避光防熱；不宜選擇在最低層或最高層；如：我院在建設時選擇的是西向，夏天陽光直射、溫度比較高。我院檔案采取保溫隔熱補救措施，安裝防光窗簾。

檔案的庫房建設做到庫房、辦公、閱覽三分設，我院根據《檔案法》規定，檔案室做了三分設，檔案室至少保存本單位10年或20年以上的檔案，因此，我院檔案庫房面積能夠滿足保管20年以上檔案的需要。

（三）檔案的安全存儲

檔案保管不宜設在靠近廁所、盥洗室和鍋爐房的地方，以防水患和火災。檔案室庫房必須配備空調、溫濕度計、除濕機、吸塵器、二氧化碳滅火器等。檔案室的位置不宜選擇人員往來頻繁的樓梯口，應建在通道順暢的地方。檔案室應落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，安裝防盜監控器。制作庫房內嚴禁吸煙和使用明火、嚴禁堆放易燃物品或與檔案無關的物品的標識標牌，對電源、線路、開關插頭進行定期或不定期檢查，發現有火情隱患情況應立即報告并及時處理。

（四）健全規章制度

為了確保檔案保存的規范操作，不僅要靠檔案人員的責任心和愛崗敬業精神，更重要的是要有科學嚴謹的管理制度，在工作中，為了防止檔案資料流失，保證檔案的健全，我們制定了檔案立卷歸檔、保管、保密、借閱、安全等管理制度，補充完善了檔案室庫房安全保密制度、檔案管理突發事件應急預案等相關制度，并明確了檔案人員工作職責。

（作者單位：河北省人民醫院）