高校固定資產管理信息化模式探析

陳亞敏

【摘 要】隨著科學的發展，固定資產管理模式也發生了巨大的變化，從80年代的人工管理手工記賬階段、分部門管理到現在的信息化管理，資產管理工作已經變得更加高校和便捷。各大高校的固定資產都不在少數，不僅數量多而且涉及金額也大，如何更加有效管理高校固定資產已經成為各大高校面臨的一個共性問題。由此可見信息化模式下的高校固定資產管理的先進性和可行性。從這一角度來看，高校固定資產管理信息化是社會發展的要求，也是高校固定資產管理面對的新趨、新問題。

【關鍵詞】信息化模式；高校固定資產管理；效率

引言

固定資產是指各部門單位用于生產、管理、勞務等，使用期限超過一年的具有一定標準價值的非流通貨幣的資產。包括用于工作的機器，設備，建筑物等。所謂信息化就是指發展以計算機為主的信息化工具的生產力，包括信息的獲取、傳達、整合與再生。所謂信息化模式下的高校固定資產管理管理就是指傳統的固定資產管理技術結合信息化的固定資產管理理念，并應用以計算機為主的智能化工具，實現高校固定資產管理信息化的模式，從而提高高校的教學水平和科研的核心力量，使高校在同行中更具有競爭力。信息化管理并不是簡單的將計算機與經營管理相結合，而是在這兩個結合的基礎上不斷創新，從而減輕高校固定資產管理人員的工作負擔，提高高校的工作效率，使高校固定資產管理各方面規范化，為高校教學科研工作提供有力的硬件支撐。就在計算機技術成為人們生活中不可或缺的東西時，高校固定資產信息化管理技術也應運而生。就在所有管理者在為固定資產管理的數據整理忙的焦頭爛額的時候，以計算機為主的信息化模式產生了，各個高校通過建立信息化管理系統，提高高校固定資產信息化管理的效率，為高校資產管理員減輕了工作負擔，大大節約了工作時間。雖然高校固定資產信息化管理在一定程度上為固定資產管理解決了一大難題，但是如今的信息化模式下的固定資產管理還存在一些問題，如何充分發揮固定資產管理信息化的作用，是近年來高校固定資產管理方面面臨的挑戰之一。

一、信息化模式下固定資產管理特點及優勢

信息化模式下的固定資產管理是以一個操作軟件或一個管理系統來實現的，具有使用簡潔便利，界面美觀大方，錯誤時可修護的特點，軟件必要時還可以升級，進而使系統隨著時代更新，更好的為高校的領導、老師、學生、其他工作人員服務。固定資產具有使用期限長、耐用的特點，所以在傳統管理模式下經常會出現信息不對稱、資產閑置等情況，不能實現固定資產利用率最大化。通過固定資產信息化管理可以把每一件固定資產確定到相應的責任人身上，把固定資產分配給個人監督管理，實現學校-學院-老師三級管理極大改善了無人認領的狀態，固定資產信息化管理的三級管理模式能夠真正實現責任到人，從固定資產信息化管理系統中能實現調撥、借用等功能，而過去都是通過手寫借條記賬的方式來完成借用和調撥。如今的高校都注重師資力量建設，固定資產數量和質量是硬件設施一個重要指標，它代表著高校的先進性與設備齊全性，給學生學習，老師工作提供良好的環境，固定資產信息化管理大大提高了高校的工作效率。使用計算機指導的信息模式管理比傳統管理有著無可代替的作用，比如檢索不復雜，信息自動更新，保密性強，成本較低，比較現代化。雖然現在有人還在使用傳統的固定資產管理，但是我相信信息化模式下的固定資產管理必將是趨勢，先進技術總會替代落后的理念，時間會證明一切。

二、信息化模式下固定資產管理存在的問題

（一）固定資產規范化管理和個性化管理模式之間的矛盾

從上世紀80年代開始，隨著固定資產信息化管理的發展，以北京化工大學為代表的固定資產管理系統也應運而生，但是隨著現代教育事業的發展和國家對教育投入的不斷加大，北京化工大學的固定資產管理系統已經不能滿足現在的高校固定資產的個性化需求。

傳統的固定資產信息化管理平臺基于傳統的管理模式，更注重對固定資產信息的增加和減少，不注重固定資產的動態變化，從固定資產入賬到出賬這個過程是靜態的，沒有調撥、借用的動態過程。這是及其不科學的。現行的固定資產信息化管理能根據各個高校的不同管理模式和管理流程，滿足客戶的個性化需求，更注重對固定資產的整個生命周期的管理。

（二）固定資產信息化二級管理模式與三級管理模式之間的矛盾

高校固定資產管理的傳統模式主要是二級管理模式甚至一級管理模式，一級管理模式就是學院、機關處室等部門自行采購、使用和管理的模式；二級管理模式是學校購買，學院和機關處室使用；隨著固定資產相關管理辦法的出臺和政府采購等一系列政策法規的制定，原有的一級管理模式或者二級管理模式已經不適應現在的高校固定資產精細化管理的要求。一級或者二級管理模式，會使得一些高校和員工沒有意識進行固定資產管理，因為沒有責任到人，久而久之就會出現固定資產浪費、固定資產流失等現象。

（三）高校固定資產多頭管理問題重重

現行高校固定資產處于不同類的固定資產歸屬于不同的資產管理部門進行管理的階段，這種分頭的管理模式并沒有一個專門的高層管理機構對其進行有效監督和管理，使得各個管理部門的管理信息不能共享，管理一直處于零散、無組織的狀態。

三、信息化模式下固定資產管理應該如何改進

（一）設立個性化固定資產管理系統

高校固定資產管理系統是高校固定資產管理中的一個重要組成部分，因為高校本身教學科研部門多，每個學院都分布在不同的辦公教學區域，但是不同學院、不同部門都有交叉點，那就是資源共享。因為固定資產具有價值高，可循環使用，使用期限久、使用地點不集中、管理難度大等特點。高校講究質量的同時還講究效率，設立個性化固定資產管理系統有利于高校對癥管理，提高資產管理的速度和準確性，使各種資產管理能真正落到實處。固定資產管理系統個性化管理能夠實現在辦公室的方寸之中就能掌控高校全方位固定資產信息，提高教學科研效率，降低固定資產成本支出，優化資源配置。

（二）通過固定資產信息化管理實現三級管理模式

高校的固定資產信息化管理三級管理模式是現代高校固定資產管理的趨勢，三級管理模式實行責任到人的管理制度，每一件固定資產從計劃審批申購到采購到使用、調撥變動損壞處置各個環節都能準確及時的變更領用人，這樣就大大增加了每一個固定資產管理者的責任心，從而防止出現員工使用隨意、不愛護公物、使用后不及時歸還的現象。甚至據為己有的情況。固定資產管理信息化三級模式管理制度不會因為地位懸殊而開綠燈，在信息化管理模式面前人人平等，三級化管理模式一定程度上促進了固定資產管理信息化制度的執行度和建設性。

（三）建立高校固定資產管理信息化歸口部門

現行高校固定資產處于不同類的固定資產歸屬于不同的資產管理部門進行管理的階段，這種分頭的管理模式并沒有一個專門的高層管理機構對其進行有效監督和管理，使得各個管理部門的管理信息不能共享，管理一直處于零散、無組織的狀態。在這個信息化主導的社會，固定資產實現信息化管理模式有助于實現固定資產歸口部門管理，實現多頭管理向歸口部門管理轉換，也將是高校固定資產管理的必然選擇。

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