綜合檔案數字化管理及其應用對策分析

黃秋平 劉麗華

【摘要】綜合檔案數字化管理具有載體性、共享性、實效性特點。但目前管理工作存在不足，主要表現為思想觀念落后、部門分工不清、人員素質偏低等方面。為彌補這些不足，應該有針對性地采取應用對策：提高思想認識、明確部門分工、提升人員素質、構建信息平臺，完善硬件配置。

【關鍵詞】綜合檔案；數字化管理；應用對策；信息平臺

計算機和信息技術的發展與進步，為各行各業發展帶來便利，對檔案管理也具有積極作用，推動綜合檔案的數字化進程，也為檔案信息交流、資料查閱創造了便利。但目前綜合檔案數字化管理仍然存在不足，制約其作用的有效發揮，應該采取完善對策，提升綜合檔案數字化管理水平，為各項決策提供準確的數據支撐，實現有效提升檔案管理水平的目的。

一、綜合檔案數字化管理的特點

綜合檔案是單位的重要資料，記錄日常工作的各類信息，通過搜集、整理和留存，能為各項決策以及活動開展提供支撐。隨著數字信息技術的發展和進步，綜合檔案呈現數字化特點。采取有效措施，加強管理工作，有利于促進其作用有效發揮，對檔案管理也具有積極作用，因而也越來越受到重視和關注。

（一）載體性。綜合檔案信息涉及的內容非常廣泛，包括黨政、行政、人事、財務、設備管理等內容，傳統檔案管理主要依靠紙張，能被直接閱讀。信息化環境下，綜合檔案的載體是光盤或磁盤，并且可以存儲豐富的檔案信息，方便攜帶和管理。還可以此為載體，滿足檔案資料查閱需要，為開展各項決策提供依據。

（二）共享性。電子檔案通過計算機存儲并對其進行管理，從而讓信息具有高度的共享性，方便檔案信息資料查閱。檔案作為重要的文件資源，本身具有很強的共享性特征，但紙質檔案往往需要借閱和傳遞，易受時間和空間束縛。整個借閱和傳遞過程中還可能出現損壞、丟失現象，難以保障檔案的安全。而數字化檔案在互聯網技術支持下，可以非常方便地進行信息傳遞，實現檔案信息資源共享。

（三）實效性。綜合檔案數字化之后，可利用計算機進行檔案信息資料查閱，實現信息的快速檢索，還可以實現檔案信息的遠程檢索和查閱。并且查閱過程簡單，能及時獲取檔案信息，具有實效性特征，進而為用戶獲取檔案信息資源創造便利。

二、綜合檔案數字化管理應用的不足

由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，目前綜合檔案數字化管理工作仍然存在不足，主要體現在以下方面：

（一）思想觀念落后。一些管理人員思想觀念落后，局限于用傳統方式開展檔案管理工作。未能認識檔案數字化的重要作用，相關制度措施不完善，信息技術應用不到位，影響檔案管理水平提升。

（二）部門分工不清。未能明確相關部門的職責和權限，一些工作人員積極性不足，相互推諉。沒有進行檔案資料整理和查詢，難以提升綜合檔案數字化管理水平。

（三）人員素質偏低。忽視加強檔案管理隊伍建設，未能采取有效的管理培訓措施，導致檔案管理人員素質偏低，對提升綜合檔案數字化管理水平也帶來不利影響。

三、綜合檔案數字化管理應用的對策

為彌補綜合檔案數字化管理存在的不足，促進管理水平提高。結合管理工作需要，筆者認為應該采取以下改進和完善對策：

（一）提高思想認識。轉變思想觀念，與時俱進，順應數字化管理趨勢，制定健全的檔案管理措施，更好地規范檔案數字化管理各項工作。提高管理人員對數字化檔案管理的思想認識，并在技術、資金、軟硬件設施等方面提供保障，促進管理水平提高。

（二）明確部門分工。明確管理部門的職責和權限，根據管理需要合理設置管理機構，配備管理人員，落實責任制，分工負責，相互配合。完善獎懲激勵機制，激發管理人員積極性，促進綜合檔案數字化管理水平提升。

（三）提升人員素質。引進基礎扎實、專業技能強的管理人員，確保勝任檔案數字化管理工作需要。加強對他們的管理和培訓工作，定期開展專業技能培訓和數字化管理方面的知識教育，提高文檔處理效果，預防安全隱患，確保檔案信息資料安全，實現提升管理水平的目的。

（四）構建信息平臺。在信息時代和互聯網技術迅猛發展的背景下，檔案管理部門要重視信息平臺構建，合理劃分檔案管理部門的職責，明確相關人員權限和任務，構建完善的信息化管理體系。對檔案管理進行分類，加強監督工作，落實數字化管理方案，節約紙張，實現環保節約的目的。

（五）完善硬件配置。加大資金投入，更新檔案管理設備，引進先進的管理設施，為檔案管理數字化提供保障。同時還要重視設備更新和維護，使其處于良好性能和工作狀態，為綜合檔案數字化管理更好地服務。

四、結語

綜上所述，綜合檔案數字化管理具有自身顯著特點。實際工作中應該認識存在的不足，根據管理需要采取完善對策，促進綜合檔案數字化管理水平提升，滿足人們獲取檔案信息需要，為各項工作開展提供準確的數據支撐，進而提高決策的科學性與合理性。

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