事業單位檔案的數字化管理研究

丁亞楠

【摘要】當前社會經濟快速發展，已經進入了信息化時代，計算機技術能夠使檔案管理更加便利，提高檔案管理的效率。本文就事業單位檔案的數字化管理進行分析和研究。

【關鍵詞】事業單位；檔案；數字化管理

任何單位中，檔案是十分重要的資源，檔案信息資源對于事業單位的內部管理與發展有著重要的作用。在事業單位的日常工作中需要加強對檔案管理的重視程度，實現檔案信息資源的科學利用。當前傳統的檔案管理已經不能滿足現代化發展的實際需要，因此必須要積極借鑒和使用現代化的信息技術，實現檔案的數字化管理，解決檔案管理中的問題，實現事業單位的高效發展。

一、事業單位檔案數字化管理的重要意義

（一）有助于經濟效益的提升。當前市場經濟快速發展，信息量逐漸增多，事業單位的信息儲存量也逐漸增多，但是傳統管理方式使得信息的管理和儲存受到了極大的影響。傳統事業單位使用的是紙質檔案，管理方式比較粗放，要使檔案管理效率得到提升，就需要增加管理費用和工作人員，使得事業單位的成本支出增多。新時期的事業單位檔案管理有著明顯的優勢，利用計算機閱讀管理檔案，能夠減少管理成本的支出，減少紙質檔案放置占用的空間，查閱更加便利，使用檔案時不再需要大量的復印紙質檔案資料，減少紙張的使用，提高事業單位的經濟效益。

（二）實現高效的檔案利用率。傳統的紙質檔案管理雖然能夠實現檔案儲存，但是管理中還存在著較多的問題，由于紙質檔案的數量比較多，如果著急尋找檔案資料時不能精準地找到，查找的效率不高，工作效率不高。實現數字化的事業單位檔案管理能夠減少檔案查找時間，使檔案管理實現時空上的解放，能夠促進事業單位檔案管理資料利用率的提升。

（三）促進辦公效率大幅度提升。事業單位實現數字化的檔案管理，能夠在比較短的時間內歸納檔案信息，能夠及時提供給使用者使用。當前我國的行政事業單位中員工有一定的流動性，員工的入職、辭職、調動以及退休等是隨時都有的，需要對檔案進行動態化的管理，并且查找到具體的信息，能夠節省查找時間，提高查找效率。事業單位檔案信息具有時間和空間上的特點，實現數字化的管理，能夠轉變單一的信息管理方式，能夠為事業單位工作人員的檔案信息需求提供服務，使事業單位的辦公效率得到提高。

二、事業單位檔案數字化管理對策

（一）進一步重視事業單位檔案管理工作。要想使事業單位檔案管理工作高效有序開展，首先要提高事業單位領導干部對檔案管理工作的重視程度，這是檔案管理工作順利開展的基礎和前提。當前我國的管理體制下，需要事業單位的領導提高重視，才能夠使檔案管理工作的效率得到全面提升，并給予人財物等方面的支持與輔助。主管人員要加強對檔案管理的宣傳力度，提高檔案管理的影響力，有效協調各部門實現檔案信息收集與管理，提高檔案管理工作人員的積極性與主動性，提高檔案管理的效果。

（二）建立標準化的管理制度進行檔案管理。事業單位檔案的數字化管理工作不只是檔案管理部門的工作，不僅要對事業單位現有的檔案信息進行數字化的掃描，建立檔案表格，還需要將財務會計信息、員工信息以及發展規劃等檔案信息分類進行電子錄入。從事業單位的實際需要出發，對各種檔案的提交格式、時間等進行明確規定，使檔案能夠順利、高效地歸檔。因此應建立標準化的管理制度規范檔案管理工作，依據檔案信息的來源、種類以及儲存位置等設置檔案資料的范本，然后將范本下發到各個部門，使其按照標準范本提交檔案信息。在查找、應用檔案信息資料時也應滿足標準化、規范化的流程，提高工作效率。

（三）對事業單位的檔案信息進行安全管理。數字化的檔案管理相比于傳統的檔案管理方式有著自身的特點和優勢，因此需要在數字化管理同時還需要檔案信息的安全管理，這是數字化檔案管理過程中十分重要的內容。事業單位建設數字庫時，需要認真細致地挑選設備的生產廠家以及供應商，保證依據嚴格的設計標準進行檔案數據庫結構以及硬件上的建設與選擇，為今后數據庫功能提升奠定基礎。事業單位需要依據檔案信息的重要程度選擇合適的保護方式，保證檔案信息得到科學高效地處理與儲存，提高事業單位檔案信息的安全性。

（四）強化檔案管理人員的工作素質水平。檔案管理工作其實是一個專業性、連續性比較強的工作，事業單位檔案管理工作的開展需要有專業化的管理團隊進行，并保證管理人員的持續性，減少管理人員的流動。為了避免出現一崗多職的現象，需要建立專門的檔案管理職位，保證檔案管理效率以及水平的提升。檔案管理人員需要具備專業化的檔案管理學科知識，在實現了電子化、信息化的管理系統建設后，還需要保證管理人員的學歷水平，建設學歷高、專業素質水平強，熟練操作計算機的人才隊伍，保證事業單位檔案管理水平的全面提升。

三、結束語

事業單位改革日漸深入，檔案管理工作面臨的要求和挑戰逐漸增多，怎樣實現檔案的高效管理就成為新時期事業單位管理工作中需要解決的問題。當前網絡信息技術快速發展，事業單位的檔案管理工作也應順應時代發展的需要，努力實現數字化的檔案管理，滿足事業單位發展需要。

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