淺析事業(yè)單位人事檔案管理的效能提升方法

鄭安申

【摘要】本文通過(guò)對(duì)事業(yè)單位在人才培養(yǎng)、人力資源配置等方面存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，總結(jié)提升企事業(yè)單位的人事檔案管理效能提升方法，并指出當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，旨在提高對(duì)單位員工檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、制度化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；強(qiáng)化；分析；效能

一、人事檔案管理工作的重要意義

在企事業(yè)單位的人才開(kāi)發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對(duì)人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠?qū)挝坏幕A(chǔ)管理起到促進(jìn)作用，具體的重要意義如下：

（一）為人事管理工作提供真實(shí)信息。企事業(yè)單位管理者如果想要讓員工發(fā)揮出自身的作用，最大限度的使員工發(fā)揮出其自身潛力，使之在其工作崗位上有著高效的工作效率，第一步就是了解每一位員工最基本、真實(shí)的個(gè)人資料。例如，工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、思想品德等信息。所以這時(shí)可以通過(guò)對(duì)其人事檔案的查詢，清楚了解這位員工的各方面信息，這些真實(shí)的個(gè)人信息可以為管理者提供參考，便于人事的管理工作。

（二）人事管理工作的重要依據(jù)。企事業(yè)單位的人事檔案，還對(duì)企事業(yè)單位管理工作有著重要的影響。因此在管理干部的考核和選用、單位未來(lái)人才梯隊(duì)的建設(shè)、對(duì)單位員工的績(jī)效考核等方面，都離不開(kāi)人事檔案作為參考依據(jù)，通過(guò)人事檔案的信息進(jìn)行全面綜合分析，能夠使得管理工作更具有科學(xué)化。

（三）對(duì)人力資源配置的優(yōu)化作用。在人力資源的管理過(guò)程中，對(duì)人力資源配置優(yōu)化是最大限度提高管理工作效率的有效途徑。在企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，由于人力資源管理工作并不是一成不變的，隨著時(shí)間的變化，會(huì)出現(xiàn)人員的變動(dòng)、崗位的變動(dòng)，這個(gè)時(shí)候?qū)θ肆Y源配置進(jìn)行優(yōu)化就顯得尤其重要，并且還具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、人事檔案管理中目前存在的問(wèn)題

（一）管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，自身素質(zhì)不高。由于在我國(guó)目前很多的企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作不重視，沒(méi)有從管理角度對(duì)其有著正確的認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為在企事業(yè)發(fā)展和人事檔案管理工作沒(méi)有關(guān)聯(lián)，所以很多企事業(yè)單位的管理人員將人事檔案管理工作流于表面，沒(méi)有進(jìn)行落實(shí)，甚至有應(yīng)付的現(xiàn)象產(chǎn)生。并且企事業(yè)單位的管理者對(duì)人事檔案管理工作也不重視，選用非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，甚至將一些臨時(shí)工安排到這個(gè)工作崗位上。這樣就導(dǎo)致不但企事業(yè)單位的管理者對(duì)人事檔案管理工作不重視，而且從事人事檔案管理的工作人員素質(zhì)不高，不利于進(jìn)行人事檔案管理工作高效地進(jìn)行。

（二）管理制度不完善。對(duì)于人事檔案管理工作而言，只有制定完善的制度，才能保障工作的有序進(jìn)行。但是就目前我國(guó)的企事業(yè)單位而言，很多單位對(duì)于檔案管理工作都沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)章制度，所以如果想要提升人事檔案管理效能，就需要運(yùn)行一套良好的管理辦法。

（三）管理方式落后。人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，還需要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員都是不具有專業(yè)素質(zhì)的，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。而且由于科技發(fā)展迅速，信息化水平較高，很多地區(qū)都是采用無(wú)紙化辦公，通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作的開(kāi)展，然而仍然有很多地區(qū)的檔案管理工作中仍然采用傳統(tǒng)手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也阻礙了日常管理工作的進(jìn)行。

三、提升人事檔案管理效能的有效方法

（一）提升管理者的管理意識(shí)和自身素質(zhì)。第一，對(duì)于單位人事檔案管理的工作人員定期開(kāi)展培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容包含兩方面，分別是專業(yè)知識(shí)方面培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)方面培訓(xùn)。第二，和其他兄弟單位進(jìn)行溝通交流。例如，讓企業(yè)自身人事檔案管理工作人員去工作效果比較好的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理模式。第三，定期進(jìn)行技能考核。不能將工作只落實(shí)到口頭上，在進(jìn)行全方位的培訓(xùn)后，還應(yīng)該對(duì)從事人事檔案管理工作的員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，從而提高其在工作中的實(shí)際運(yùn)用能力，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際。

（二）規(guī)范人事檔案管理制度。對(duì)于人事檔案管理效能的提高，不能離開(kāi)健全的管理制度，只有規(guī)范人事檔案管理制度，才能高效的進(jìn)行工作。要根據(jù)單位的自身特點(diǎn)，建立符合單位現(xiàn)狀的人事檔案管理制度，并且在實(shí)際的工作過(guò)程中不斷進(jìn)行改善。在日常的工作過(guò)程中，要按照規(guī)定的人事檔案管理制度進(jìn)行工作，對(duì)于在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題做到及總結(jié)匯報(bào)。

（三）運(yùn)用全新的工作方式和手段。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般都是以手工形式進(jìn)行的，在紙上進(jìn)行日常辦公，這就導(dǎo)致了工作效率的低下。應(yīng)該將信息化的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關(guān)工作可以有序進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，所以加強(qiáng)企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，切實(shí)發(fā)揮出人事檔案對(duì)日常工作的服務(wù)效能，有著重要的意義。而進(jìn)行人事檔案相關(guān)工作的部門，應(yīng)該提升自身的管理責(zé)任意識(shí)，并在日常的工作中，提高對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，切實(shí)做到提高人事檔案管理工作效能。