試論企業檔案的重要性與管理

丁華琴

【摘要】加強企業檔案工作是企業肩負的責任和使命，是企業可持續發展的需要和保證，是提升企業軟實力的內在需求，企業要充分認識到檔案工作的重要性。

【關鍵詞】企業；檔案；重要性；管理

一、企業檔案的重要性

企業檔案是指和企業發展活動相關的所有文字以及任何媒體形式的資料，如科技檔案、文書檔案、財務檔案、工程項目檔案、設備檔案等，將所有有價值的資料整理歸檔，科學規范地管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。

（一）企業檔案是行政管理的有力助手。檔案是企業行政工作的工具之一，企業任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企業檔案是企業文化的重要部分。當一個企業成立，各種檔案就構成了該企業的記錄，真實地記錄著企業文化以及發展過程中的點點滴滴。企業檔案管理對于企業文化建設的重要性還表現在對企業文化的歸納、梳理，“以史為鑒，可以知興衰”，通過分類與分析使員工和領導能更好地認清企業的文化建設成就與不足，從而更好地服務于企業的發展戰略。

（三）企業檔案是企業合法權益的有力保障。企業檔案的重要性，還體現在其重要的證據價值。就經濟糾紛而言，誰能完成舉證直接關系到審判的結果。企業在應對官司案件中，如能尋找出有力的證據材料，既可以還原事實真面目，又能給法官斷案依法做出公正、公平的判決，能夠保護企業、員工的合法權益不受侵害，明確各方面責任，減少不必要的糾紛。

（四）企業檔案是企業經營策略有力依據。檔案具有憑證和參考作用，項目管理和各個環節都會產生相應記錄，企業的項目達標創優工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上。對企業的經營狀況和科學發展提供了第一手資料，進行科學分析，揚長避短，為企業領導和企業良性發展以及企業對員工的考核提供有價值的數據和依據。

二、企業檔案管理的建議

鑒于檔案的重要性，作為檔案管理人員需具備高度的責任感，同時還要具備良好的職業道德以及辦事細心的工作態度。檔案管理人員要以樂于奉獻的工作精神，利用扎實的理論知識、科技知識管理好每一份檔案。因此，作為一名優秀的檔案管理人員要具備廣博的專業知識，不斷優化自身的知識結構、開拓視野，努力提高自身綜合素質。

（一）提高企業檔案管理的認識。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要性，增強企業檔案管理人員的使命感和責任感。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業檔案工作，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的企業現代化檔案管理體系。

（二）規范企業檔案管理機制，強化工作責任。建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系，明確職能，將不同門類、不同載體的檔案系統管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。要建立健全檔案管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵等，促使檔案管理人員產生緊迫感和危機感，加強檔案人員培訓教育，不斷提高業務水平和工作能力。

（三）實現企業檔案管理創新。檔案管理應當重視觀念更新。創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在，創新檔案新思路，出對策、出成果，通過思路上的創新開拓視野，形成新的科學認識。在思想上高度重視，在行動上主動探索，使企業檔案管理工作更上一個臺階。

總之，檔案管理人員要了解企業檔案的重要性，同時也要不斷完善檔案管理工作，才能夠激起檔案管理人員的工作熱情，從而使企業檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，形成良好的企業文化，更好地為企業服務。