淺談準(zhǔn)能公司檔案信息化建設(shè)

梁輝

【摘要】自2006年底到現(xiàn)在，神華準(zhǔn)格爾能源有限責(zé)任公司檔案館與北京世紀(jì)科怡檔案管理軟件開發(fā)公司共同開發(fā)了神華準(zhǔn)能公司檔案信息管理系統(tǒng)與神華準(zhǔn)能公司綜合檔案管理門戶系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用，標(biāo)志著準(zhǔn)能公司檔案信息化建設(shè)已經(jīng)邁上了新的臺階。

【關(guān)鍵詞】準(zhǔn)能公司；檔案管理；信息化建設(shè)

一、 準(zhǔn)能公司綜合檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)的歷史背景

神華準(zhǔn)能公司檔案館是一個(gè)綜合性的檔案館。目前，館藏檔案全宗33個(gè)，12大門類檔案，共14萬卷（件）檔案。除煤炭企業(yè)檔案外，還有鐵路運(yùn)輸、電力生產(chǎn)按行業(yè)管理的檔案，屬多全宗管理，檔案類別有：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、地質(zhì)勘測類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)類、特殊載體類、職工管理類及信用類檔案。

檔案館現(xiàn)保存著準(zhǔn)格爾煤田開發(fā)籌建處時(shí)期、指揮部時(shí)期、準(zhǔn)煤公司時(shí)期、準(zhǔn)能公司時(shí)期4個(gè)不同歷史時(shí)期的檔案，館藏最早檔案形成時(shí)間是1976年，最晚到現(xiàn)在。檔案館是準(zhǔn)能公司檔案信息資源開發(fā)和利用的管理中心。準(zhǔn)能公司檔案館作為公司大型的檔案存儲機(jī)構(gòu)認(rèn)識到了重新開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的重要性，并積極開展大規(guī)模的技術(shù)升級改造，在原有3.0局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，重新開發(fā)欲將其建設(shè)成為集網(wǎng)絡(luò)化管理、數(shù)字化加工及信息化服務(wù)于一體的數(shù)字化綜合檔案館。

二、準(zhǔn)能公司新開發(fā)的綜合檔案信息管理系統(tǒng)的功能優(yōu)勢

對于神華準(zhǔn)能公司（中國神華哈爾烏素煤炭分公司）這一集煤炭開采、坑口發(fā)電、鐵路運(yùn)輸及粉煤灰提取氧化鋁為一體的大型綜合能源企業(yè)來說，日常繁瑣的管理工作和信息傳遞，僅靠手工管理顯然無法滿足檔案管理工作的需要，同時(shí)會造成工作效率低和準(zhǔn)確性、保密性差。在信息飛速發(fā)展的今天，手工管理模式已經(jīng)很難滿足公司發(fā)展的進(jìn)程，管理信息系統(tǒng)的建立勢在必行。因此，根據(jù)分析檔案部門現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，新開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)具有如下目標(biāo)及功能：1.簡化了手工管理，電腦可以實(shí)現(xiàn)的工作，不需要手工操作，可以減少很大程度的手工工作量，把員工從大量繁瑣的工作中解脫出來，使管理工作更有效率，從而創(chuàng)造更大的效益。2.快速的信息檢索，新系統(tǒng)可以方便、快捷地檢索到所需要的信息和數(shù)據(jù)，方便了查詢的工作。3.方便的統(tǒng)計(jì)分析，系統(tǒng)可對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使管理工作明了、快捷。4.數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，數(shù)據(jù)被輸入電腦后，由系統(tǒng)統(tǒng)一管理，不會造成數(shù)據(jù)的丟失和錯(cuò)誤，避免了手工操作可能造成的錯(cuò)誤，可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。5.系統(tǒng)的安全性，登陸系統(tǒng)要有一定的權(quán)限，可以保證檔案、數(shù)據(jù)的安全性和保密性，只有被賦予了相應(yīng)的權(quán)限，才能對其進(jìn)行查詢和修改。6.系統(tǒng)易于操作和維護(hù)，新系統(tǒng)的操作界面簡單易于操作，系統(tǒng)可靠且易于維護(hù)。

三、準(zhǔn)能公司新開發(fā)的綜合檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的最終目標(biāo)

在神華準(zhǔn)能公司綜合檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，檔案管理人員加班延點(diǎn)，始終跟隨，到目前為此，提出了多次業(yè)務(wù)需求100多條并不斷測試。新開發(fā)的準(zhǔn)能公司檔案信息管理系統(tǒng)最終實(shí)現(xiàn)了符合我公司煤、電、路三個(gè)不同行業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)了多用戶管理，公司檔案館工作人員除了網(wǎng)上管理本單位檔案外，還可以通達(dá)網(wǎng)絡(luò)對所屬各單位檔案立卷歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，接收所屬各單位電子文檔，實(shí)現(xiàn)了電子檔案網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查詢。新增加的準(zhǔn)能公司綜合檔案管理門戶系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了公司員工只要登錄公司內(nèi)部網(wǎng)站，就可以瀏覽和查（借閱）檔案館發(fā)布的公開檔案，還可以在門戶系統(tǒng)中發(fā)布文章、上傳圖片等，以供宣傳及大家欣賞和交流。

普通員工可以借閱和查看檔案，但是不能進(jìn)行更改、添加或刪除等操作；檔案系統(tǒng)管理員可以對檔案信息進(jìn)行維護(hù)，進(jìn)行檔案信息的增加、修改或刪除等操作。改變準(zhǔn)能公司檔案管理效率低下的現(xiàn)狀，提高了企業(yè)管理效率，同時(shí)也避免了由于人工操作造成的錯(cuò)誤和麻煩，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和保密性。

四、準(zhǔn)能公司新開發(fā)的綜合檔案信息管理系統(tǒng)的總體評價(jià)

從經(jīng)濟(jì)效益方面看，新系統(tǒng)建設(shè)起來后，直接和間接地提高了公司的經(jīng)濟(jì)效益，避免了原手工管理造成的查找速度慢和損壞所帶來的損失，同時(shí)也減少了原空間和人員的浪費(fèi)，節(jié)省了人員方面的開資。檔案的系統(tǒng)管理，提高了檔案工作的效率和工作質(zhì)量，對檔案的有效管理，促使了公司的快速發(fā)展，對公司經(jīng)濟(jì)效益的回報(bào)也是長遠(yuǎn)和不可估量的。

從技術(shù)性能來看，新系統(tǒng)操作簡單、方便，界面清晰，系統(tǒng)采用了面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法以及可視化的開發(fā)界面，讓操作人員很輕松地管理系統(tǒng)，對人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)可以熟練地操作和管理，系統(tǒng)的維護(hù)方面的工作公司也可以完成。本系統(tǒng)在安全性、保密性和容錯(cuò)能力等方面的技術(shù)性能可以達(dá)到系統(tǒng)的目標(biāo)。

從管理指標(biāo)角度看，新系統(tǒng)節(jié)省了大量的管理時(shí)間，提升公司管理檔次，新的檔案管理系統(tǒng)界面友好，管理起來方便，管理科學(xué)。同時(shí)，人員年輕化，接受新事物能力強(qiáng)，管理上可以接受新系統(tǒng)。新系統(tǒng)的資源利用率很高，能有效地利用現(xiàn)有的資源。

準(zhǔn)能公司檔案館與時(shí)俱進(jìn)，開拓進(jìn)取，求實(shí)創(chuàng)新，全面提高規(guī)范化和現(xiàn)代化管理水平，為準(zhǔn)能公司各項(xiàng)工作作出了積極地貢獻(xiàn)。