檔案管理信息化建設之我見

趙秀玲

摘 要：檔案管理引入信息化，實現檔案信息化管理，已成為檔案事業發展的必然趨勢。本文結合本職崗位就如何加快我國基層檔案信息化建設闡述了自己的見解，與同行共同討論。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 電子檔案 技術標準

我國檔案管理事業歷史悠久，在長期的發展過程中，隨著社會經濟發展和科技進步，其管理技術和方法也不短改進和提高，從而保證了其基本完整性和連續性，為我國經濟發展和社會進步做出了貢獻。21世紀我國進入信息化時代，信息化已成為經濟社會發展的一個重要標志，為各行各業的現代化發展注入活力。檔案管理引入信息化，實現檔案信息化管理，已成為檔案事業發展的必然趨勢，將促使檔案管理實現由檔案實體保管向以多種形式數字化管理轉變的飛躍，對于推動檔案管理實現現代化具有非常重要的意義。近年來，我國各市區、縣基層檔案部門對信息化建設都做了一些探索和嘗試，取得了一定的成績。但進度不平衡，部分基層單位在信息化建設進程中還存在許多困難和問題，影響著基層檔案信息化建設的發展。本文擬結合本職崗位就日常工作中一些粗淺的認識與大家共同討論。

一、我國基層檔案信息化建設的現狀

我國基層檔案管理部門以市區、縣檔案局（館）為主，經過近幾年的努力，多數市區、縣檔案管理部門，逐步認識到了檔案管理信息化的重要性，逐步配備了檔案信息化建設的基礎設施。特別是我國中東部較富裕的市區、縣，基層檔案部門還配備了掃描儀、數字存貯設備、數碼相機、數碼攝像機等高檔現代化設備。有序開展檔案信息資源開發建設，初步建立了檔案網絡平臺和信息中心。加大了檔案信息的開發利用。檔案管理信息化建設取得初步成效。

二、基層檔案信息化建設存在的問題

1、檔案信息化建設資金投入仍顯不足。其主要原因為：一是檔案信息化建設硬件設備需要的資金投入較大。二是各類電子設備的更新換代速度快，生命周期短，需要不斷增加投入。三是檔案信息化設備耗材昂貴，維修、升級費用不菲，是一項長期投入。基于以上三個方面的原因，導致檔案信息建設資金跟進性投入略顯不足。在一定程度上成為信息化發展的制約因素。

2、檔案信息化管理技術人才十分缺乏。檔案管理是一項專業管理，檔案信息化更是專業加技能。對專業技術人才要求較高。一是檔案管理專業人才，通過長期的工作實踐和在職培訓，基本適應了工作需求。二主要是電子技術人才，在基層部門還較短缺，影響了基層檔案管理信息化建設的進程。

3、數據庫建設仍處在起步階段。數據庫建設是檔案管理信息化的核心內容，是實現檔案管理模式由原來的實體保管向電子檔案的轉變重要手段。這一方面，雖然部分基層檔案管理開始了電子信息采集和信息庫建設工作，但存在采集內容上不全，數量上不多，全息輸入不夠。檔案目錄的微機錄入工作不規范等問題。聲像檔案的光盤刻錄工作處于探索階段。電子檔案信息量所占館藏檔案數量比例很小，數據庫建設處在起步階段。

4、 信息化建設標準規范有不統一。一是檔案管理軟件系統沒有統一，形不成統一的技術標準。這必將影響檔案信息化建設整體水平的提高。二是檔案信息資源建設系統、檔案信息資源開發利用和檔案網絡建設形式層次需要統一。但目前這兩項基本規范尚沒形成行業標準，并貫徹執行，這必將影響各基層檔案管理部門的信息相互交流共享和建設個進程。

三、加快基層檔案信息化建設的建議

1、創新思路，增加資金投入。加快檔案信息化建設，政府支持是關鍵。資金投入是保障。在爭取政府支持和增加資金投入方面要創新思路，廣開財源。一是積極宣傳檔案事業的歷史意義和現實意義，提高政府的重視程度，將檔案信息化建設經費納入到地方財政預算統籌解決。二是加大檔案資源的開發利用，與政務網、互聯網建設等相互結合，積極為經濟建設服務，以有為提升地位，以更多的得到政府的認可和支持。三是利用檔案資源，開展有償服務，創新拓展檔案資源服務領域，創造價值，以擋養建。

2、提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理信息化建設需要綜合素質的人才，不僅要有檔案專業管理知識和技能，還要具備一定的計算機和電子文件管理知識和技能。提高檔案管理人員綜合素質，建設適應信息化管理的管理隊伍。一是要重視人才隊伍建設，采取多種措施積極引進人才。二是積極創造條件開展員工培訓、崗位練兵、繼續教育，鼓勵員工崗位成才。三是開展愛崗敬業和職業紀律教育，培養合格的技術業務、政治思想雙過硬的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理信息化建設。

3、有計劃、高標準的推進信息化建設。檔案管理信息化建設主要包括三個方面的內容：一是建立電子檔案和全息數據庫，實現檔案管理模式由原來實體保管向電子檔案信息化的轉變，增加檔案儲存量；二是運用計算機軟件，建立檔案電子管理系統，實現對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；三是建立檔案網站平臺和信息服務中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網絡支持，為檔案信息服務社會創造條件。基層檔案管理信息化建設要按照三項要求，有計劃，分步驟，高標準去實施。構成從數據錄入—數據管理—數據處理—數據輸出完善的應用鏈條。構建檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息資源得到最科學地配置和最充分地開發與利用，實現檔案管理信息化的目標。

4、建立統一的信息管理規范。由于檔案管理信息化軟件技術要求和信息交流共享需要，檔案信息化建設和運行要有統一的管理性標準、業務性標準和技術性標準。三項標準分別對電子文件檔案信息開發利用、查詢；檔案文件信息保管、保質、保密、水印、修改；系統軟硬件設施的技術做出規范要求。檔案信息化建設和運行嚴格貫徹執行以上三個標準，實現檔案信息的規范采集、暢通交流、共享開發利用，最大限度的發揮檔案資源的政治、歷史、經濟效益。