民營企業檔案管理路徑優化探析

丁明杰

摘 要：檔案管理不但是企業應履行的法律義務，也是企業義不容辭的責任。作為記錄企業和員工發展的重要資料，檔案不但對企業的長遠發展有重要意義，對于社會穩定和發展也具有重要意義。與民營企業發展的速度和規模對比開看，民營企業的檔案利用和管理略顯滯后，甚至部分民營企業的檔案目前仍處于混亂無序的狀態。通過對民營企業的檔案管理問題進行探究，尋找民營企業的檔案管理中出現問題的原因，并根據問題和原因提供檔案管理的優化路徑，為民營企業發展提供新的動力。

關鍵詞：檔案管理；民營企業；路徑；優化

作為非公有制的重要組成部分，民營企業具有強烈的中國特色。2010年，國務院下發《關于鼓勵和引導民間投資健康發展的若干意見》，首次明確提出“民營企業”的概念，表明了國家對民營企業地位和作用的認可。在本文中，所有提到的民營企業均指以民間投資為主體的私營企業。1987年，國家經濟貿易委員會和國家檔案局對企業檔案進行里明確規定，并對其作用和價值做出了較為明確的詮釋，經過近30年的發展，檔案管理在民營企業中扮演了重要角色，特別是對一些大型民營企業的發展做出了重要貢獻，如華為公司規范化和系統化的檔案管理為其提供了大量的人才資源，成為華為成績的重要保障。但我們必須清醒的認識，我國大部分中小企業在檔案管理中的問題愈發明顯，許多中小企業只重視生產經營而忽視管理，使企業檔案淪為空中樓閣，成為一紙空文，不但無法助推企業和員工的成長，也對國家和社會造成了重要的資料損失。

1 民營企業檔案管理中存在的問題

1、檔案流動性大，安全性不高

大部分民營企業規模相對較少，資金相對緊張，特別是初創階段的民營企業，怎樣活下去是其考慮最多的問題，而與經濟利益不直接相關的檔案管理在許多民營企業被忽視。此外，民營企業的員工流動性較大，臨時性的招聘和比例較高的人才流失使企業檔案動態偏離較大，在一定程度上也很難保證檔案按渠道流動，安全性不高。

2、檔案管理不清，科學性不強

部分民營企業缺乏檔案管理部門，有的與企業辦公室合作辦公，有的由民營老板兼職管理，由于專業知識的缺乏，使檔案管理僅限于檔案接受、歸檔和轉出等簡單任務，而缺乏檔案發掘等專業處理，等談不上檔案的應用。部分民營企業員工缺乏連續性的工作經歷，隨意帶走、隨意接受的事情時有發生，人事檔案很難成為員工成長的忠實記錄。

3、檔案更新性差，利用率較低

一般來說，檔案作為員工成長和發展的最直接材料，應該進行及時更新，但部分民營企業忽視對檔案的更新和修正，只負責在檔案接受和轉出時蓋章或是填寫應付性話語；部分民營企業管理者從來不看員工檔案，無法從員工過去的表現和成長中找到發光點并加以利用；部分民營企業員工也不注重對自身檔案的更新，在企業要求提交材料時隨意、隨便提交，有檔不用在民營企業里比比皆是。

4、檔案管理不嚴，真實性不強

部分民營企業不接受員工檔案，也不督促員工進行歸檔，使員工自身持有檔案，在使用時自己提供，無法保證檔案的真實性；部分民營企業在員工轉當時隨意填寫意見，不能真正反映員工在工作期間的真實表現；部分民營企業在企業認證、產品研發等階段對員工檔案大量造假，使員工檔案喪失真實性。

2 民營企業檔案管理問題存在的原因探析

1、政府監管力度弱化

作為獨立的經濟實體，其所有制的特殊性決定了其對本身企業的檔案擁有自主管理權。特別是《物權法》的頒布，更加明確了檔案的產權屬性，對于管理模式和運行機制，企業均具有自主權。在此形勢下，檔案行政管理部門原來的管理模式實效，工作方法也大多不再適用。但將“自主管理”異化為“放任自流”，使政府對企業檔案的監督和管理蕩然無存。

2、企業管理意識淡化

民營企業的最大追求點就是利益最大化，所以民營企業的主要精力都投入到生產和經營上，對于短期內對經營和生產作用不大的東西，企業很少愿意關注，而檔案管理正屬于這個范疇。民營企業的管理者大多文化水平不高，他們認為檔案管理費時費力，負擔較重，很難認識到檔案管理對企業后期發展特別是經營生產、市場開拓過程中的重要作用。

3、員工參與意識缺乏

民營企業的員工大多通過社會招聘，員工的維權意識和長期意識較差，許多員工抱著“干一天賺一天”的心態開展工作，他們中的大多數對檔案的認識不到位，甚至許多人沒有個人檔案。民營企業的員工更在乎的是每天的報酬，而對檔案、人事關系等非急需現實問題關注較少，意識薄弱。

3 民營企業檔案管理優化路徑探析

1、增強政府監管意識，打造特色新模式

隨著企業檔案管理意識和員工維護意識的提高，檔案規范化會進一步加強，但僅僅靠“自律”和“自覺”很難達到規范化的效果，所以政府部門不但應在法律的宣傳和國有企業的檔案管理上下功夫，還應繼續建立完善符合民營企業實際情況的法律法規，使民營企業檔案建設可以和諧發展。此外，政府部門還應結合當地實際，探索符合本地民營企業發展的檔案管理新模式，比如設立切實可行的監督機構，監督民營企業依法建立檔案、管理檔案和使用檔案，或者建立統一的民營企業檔案管理機構，實施統一歸檔、合理移交，實行相對集中的統一管理，也可以更好地建立檔案大數據，為政府和企業決策提供相應依據。

2、提高企業管理意識，建設檔案新平臺

民營企業管理有序和良性循環是民營企業檔案管理的關鍵因素。一是提高企業法人對企業檔案的認識水平，只有企業法人認定了企業檔案的地位，企業檔案管理才能納入企業發展的重要環節，管理才能跟得上。二是提高檔案管理人員的水平，通過對檔案管理人員的培訓加強管理人員的檔案管理素質，有條件的民營企業也可通過招聘的形式吸納專業人才的加入。三是提高檔案的作用和地位，在提拔干部和選聘人才時應將檔案作為重要參考，同時，應及時更新員工檔案，做到同時同步，使檔案成為員工發展的新平臺。

3、加大員工參與程度，發揮檔案新作用

作為檔案系統中最關鍵的元素—企業員工，其對檔案的態度決定了檔案的科學性和可靠性。一是將檔案作為招聘與離職的重要材料，堅決不招聘檔案不全或者弄虛作假的員工，保證員工的純潔性，在離職時也應結合日常表現如實填寫，從工作上提高員工對檔案的關注程度。二是將檔案作為員工日常表現的記錄本，避免千篇一律，使檔案真正發揮應有作用。三是將檔案作為員工晉升和津貼的重要指標，使檔案真正與員工利益和發展發生關系，加大檔案的參與作用。

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