會計電算化檔案管理的問題淺析

李春星

隨著計算機技術的飛速發展，財務會計核算方式也發生了巨大變化，許多單位都已經實現了會計電算化，從目前情況看，會計電算化的實施在大大減輕財務人員勞動強度，提高工作效率的同時也不同程度地存在著某些問題。針對電算化會計檔案管理中所存在的問題，應完善會計軟硬件設施建設和會計檔案管理各項制度，配備專業人員，提高會計部門人員素質。

一、電算化會計檔案管理的重要內容

1.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。

2.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。

3.采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。

4.通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

二、電算化下會計檔案管理存在的問題

1.領導重視不夠，電算化會計檔案意識缺乏。高質量的會計檔案管理，能為經濟主體的日常現金活動、財務預測與計劃、科學的財務決策等提供重要的財務信息與資料。但在實際工作中，各單位領導對電算化會計檔案工作認識不足，檔案意識嚴重缺乏，認為電算化會計檔案工作單一，管理簡單，無須設立專門的財務管理機構，無須設立專職人員，造成電算化會計檔案管理不規范，更難于保證電算化會計檔案的安全。

2.電算化會計檔案管理制度不完善

會計電算化工作是一種無紙化工作，所產生的數據均存在計算機的硬盤上，實際工作中常有以下幾種不當情況發生：一是部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器一但出現故障，則部分帳務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復上易出現麻煩。準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。 可見，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。

3.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外，對微機的軟硬件知識了解甚少，一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都做了系統的培訓，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經常出現誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。

三、如何改善電算化下會計檔案的管理

1.加強組織領導提高對電算化會計檔案工作的認識。領導重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級電算化會計檔案管理工作責任制，明確職責，完善電算化會計檔案管理工作所需的硬件設施，才能使電算化會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。各級領導應充分認識科學管理電算化會計檔案的重要性，督促有關制度的建立和落實，大力開發檔案信息資源，為經濟建設服務。

2.建立健全電算化會計檔案管理制度

首先、保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除； 對磁性介質存放的數據要保存雙備份；對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作，要有一定的審批手續；在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督；健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性；健全必要的防治計算機病毒的措施。

其次、電算化會計檔案，是存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據；電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責；對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點；采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

3.配備專業人員，提高綜合素質

會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。