提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索

王思萍

摘 要：隨著諸多事業(yè)單位的工作效率不斷提升，對于工作流程也更加注重一些細節(jié)方面的問題，特別是針對日常運作流程的記錄，這就需要有專門的組織和人員完成。而辦公室部門作為事業(yè)單位不可或缺的一個部門，其日常處理的檔案也是較為繁多的。而很多檔案往往涉及到事業(yè)單位的內(nèi)部信息和商業(yè)機密，所以檔案管理工作也需要到位，并且要不斷提升工作效率，以保證事業(yè)單位的高效運作。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案 管理工作 效率提升 策略探索

引言

對于目前辦公室的檔案用途，主要是用于記錄事業(yè)單位數(shù)據(jù)，并且為事業(yè)單位相關(guān)項目的改革和發(fā)展提供重要參考，也具有較強的保密性。而目前大部分事業(yè)單位辦公室檔案一般采用紙張記錄，但是往往會導(dǎo)致兩個方面的問題，一方面是檢索查詢問題，因為日常工作中，相關(guān)辦公人員需要逐本翻閱查找，即便是開始做好了歸類和記錄，也需要逐張進行翻閱，所以檢索查詢存在較大的不便；另一方面，紙張保持會造成堆放，占有辦公室的辦公空間，而且保存也需要格外小心，這樣也會影響到正常的工作效率。而筆者將通過本文，就提高辦公室檔案管理工作效率的策略，展開詳細的分析和探索。

一、目前辦公室檔案管理工作存在的問題

1.管理人員素質(zhì)不高

檔案管理已經(jīng)成為很多事業(yè)單位辦公室工作管理的一種方式，但是其工作開展往往存在較多的問題，最為常見的是管理人員整體素質(zhì)不高，即如一些檔案工作人員在自身工作方面缺乏科學(xué)認識，從而導(dǎo)致管理意識不足，再加上管理技術(shù)缺乏，進而造成檔案管理工作效率低下，形成檔案的堆積。而且檔案管理問題往往導(dǎo)致檔案的信息得不到有效利用，其價值也無法體現(xiàn)出來。再者，在檔案整理方面，管理人員往往還會出現(xiàn)一些細節(jié)問題，即如分類不足，歸檔不及時等，進而影響檔案的管理儲存的效果。

2.管理設(shè)備過于落后

信息化，是目前時代的主要特征，而計算機往往目前也逐漸代替紙質(zhì)對檔案進行管理，但是還有部分事業(yè)單位注重節(jié)約成本，從而導(dǎo)致計算機等硬件設(shè)備未能與時俱進進行普及，也導(dǎo)致目前人工管理紙質(zhì)檔案依然是常態(tài)。另外，很多檔案管理人員缺乏運用計算機管理的技術(shù)，也會讓檔案管理設(shè)備被棄置，紙質(zhì)檔案管理則被一直沿用，也會間接加大檔案管理工作的難度性，在工作效率方面也難以得到改善。

3.檔案的利用率不足

由于目前一些事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不足或者是管理設(shè)備的問題，也會導(dǎo)致管理受到一定的局限性，所以檔案管理工作的效率低下。而且借閱檔案往往需要更為復(fù)雜的要求以及步驟，一些需要檔案的人員則會因此舍棄借閱檔案進行運用，而一些獨具價值和意義的檔案也無法有效利用，也進一步產(chǎn)生利用率不足的現(xiàn)象 [1]。

二、提升辦公室檔案管理工作的策略

1.強化管理人員整體素質(zhì)

對于檔案管理人員，首先需要了解檔案管理的重要性，即檔案的利用價值，然后事業(yè)單位則可以通過技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)講座、外派學(xué)習(xí)等多種手段提升目前在職的檔案管理人員素質(zhì)，當(dāng)然，要保證人員的積極配合，可以落實相應(yīng)的激勵制度，即如開展每月檔案管理效率評比，對于管理效率和準確性最高的人員進行表彰和獎勵，同時將檔案管理效率與管理人員薪資掛鉤，強化他們對管理工作的責(zé)任感。另外，檔案管理人員整體的素質(zhì)還需要通過專業(yè)人才的引入和聘請進行改善，一方面可以為目前管理工作進行改善和建議，另一方面也能起到帶頭作用，改善管理風(fēng)氣，提升整體管理人員的素質(zhì)水平，滿足管理需求[2]。

2.改變紙質(zhì)管理檔案方法

對于目前紙質(zhì)檔案管理工作來說，具有占據(jù)空間大、效率低下、管理方式復(fù)制等弊端。所以需要對其進行淘汰，即首先向管理人員普及紙質(zhì)檔案管理的問題，同時告知信息管理的流程及好處，在獲取公信力和接受度后，事業(yè)單位就可以在辦公室建立起專有的檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，然后讓每個管理人員進行計算機網(wǎng)絡(luò)信息管理以及檔案管理軟件使用的相關(guān)培訓(xùn)，然后學(xué)習(xí)檔案傳輸、檔案儲存及檔案調(diào)用查閱等多個步驟。另外，還可以加大事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳，主要是針對需要檔案借閱人員進行宣傳，普及便捷的網(wǎng)絡(luò)查找和借閱方法，從而在提升檔案工作管理效率的同時，也能大幅度提高檔案的利用率，達到物盡其用的效果。另外還可以加入信息反饋系統(tǒng)，主要是讓檔案借閱人員可以反饋信息檢索工具及檔案信息準確性等方面的問題，這樣能讓檔案管理工作進行即時調(diào)整，更好的發(fā)揮其服務(wù)職能。

3.推進管理流程的標(biāo)準化

流程的標(biāo)準化也是檔案管理實現(xiàn)高效的重要途徑，所以事業(yè)單位也需要強化辦公室檔案管理流程的標(biāo)準化，即強化對于日常工作、細節(jié)工作的重視和監(jiān)督。即如日常的文件、材料及人事數(shù)據(jù)歸檔，都需要按照工作流程進行核對檔案信息，并且保證其完整性和真實性，然后開始分類，對于一些重要材料則還需要強化檔案結(jié)構(gòu)的規(guī)范化。而且相關(guān)無用檔案要進行修改，則需要就刪除或者增加部分進行申請，由辦公室負責(zé)人審查，最后向上級部門匯報情況，而事業(yè)單位則組建檔案鑒定小組進行鑒定，返還管理人員進行詳細記錄，最后由各部門負責(zé)人審核簽字，由制定部門現(xiàn)場監(jiān)督方可進行修改或者刪除。如果必要，還需要以軟件工具對一些檔案進行特殊標(biāo)注，同一類型的檔案存放的位置應(yīng)當(dāng)一致，堅決杜絕隨意、混亂存放的現(xiàn)象。推行相關(guān)的標(biāo)準化制度，作為管理人員參考的依據(jù)，即如檔案管理流程制度、檔案信息保密制度以及檔案修改制度，所有管理人員務(wù)必要遵守以上制度，保證管理流程的科學(xué)性、有序性以及規(guī)范性[3]。

三、結(jié)語

對于辦公室檔案管理工作效率的提升，不僅僅需要通過人員素質(zhì)的提升配合檔案管理方法的改變，同樣也需要對于檔案管理流程實行標(biāo)準化制度。而這一系列的改革過程也是比較復(fù)雜的，也并不是一朝一夕就能達到目的，往往需要更多的時間以及各個部門的共同監(jiān)督和努力。

參考文獻

[1]于寧寧.創(chuàng)新辦公室檔案管理工作 提高單位內(nèi)部工作效率——談如何改進辦公室檔案管理工作[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2013，07（07）：71.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2014，03（03）：171-173.

[3]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J]，產(chǎn)業(yè)科技論壇，2015，14（20）：171-173.