高校人事檔案信息化管理分析

鄒艷輝

摘 要：隨著畢業季來臨，高校人事檔案的管理問題逐漸被人們廣泛關注。高校的人事檔案是人才信息的載體，里面記錄著每位學子在求學求職過程中走過的每一步，能夠一定程度上反映一個學子的綜合素質與視野寬闊程度。因此，高校人事檔案信息化管理，科學化管理是非常重要的。

關鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-1578（2016）09-0070-01

雖然高校人事檔案信息化管理十分重要，但是從目前狀況來看，高校人事檔案存放情況并不樂觀。高校人事檔案信息化管理需要投入一部分資金，進行基本系統的建設，然而很多高校經濟情況并不樂觀，所以資金短缺是導致其建設落后的一個重要原因。再者，就是相關人員對人事檔案認識不夠深刻，沒有體會其中的重要性，沒能建設科學的存放體系，所以才會導致其存放存在很大的問題。

1 高校人事檔案信息化建設的必要性

高校不同于其他場所，高校中聚集了整個社會中最優秀的人才。而良好的高校人事檔案信息化的建設，能夠建立起一個完整的信息資源平臺。只有加大管理力度，才能確保這個平臺的真實性和完整性。這個龐大的資源平臺承載了各方面人才的信息，在調用的時候，可以合理配置人才資源，不至于出現大的差錯。因此，為了滿足人事發展的需要，最大限度的發揮人事檔案體系的優越性，高校人事檔案信息化建設是非常必要的。

1.1 人事工作的發展需要高校人事檔案信息化建設

人事工作中最重要的一部分就是人事檔案管理。在當前社會，人力資源才是最珍貴的資源。高校人事檔案信息化管理，能夠使人事部門根據檔案內容，快速高效地找出合適的人才，并合理的將不同的人才分配到各部門，執行不同的工作。倘若高校不進行人事檔案信息化管理，那高校人才的信息便不能迅速的被人事部門掌握，很容易出現不必要的損失。高校人才可能會因此信息不完善錯失良好的工作機會。對整個社會來講，也制約了整個社會的發展。

1.2 實現高校人事檔案信息化，是人事工作發展的必然要求

隨著社會的發展，各行各業得以迅速發展，人事工作也有了很大的質量上的提升。自上個世紀開始，人事工作當中記錄信息的載體是紙張，人們將信息寫在紙上，裝訂成冊，以便查找翻閱。然而對于信息量巨大的今天，單純的使用紙張作為載體已經不能滿足人們的需要。一來紙張無法記錄如此龐大的信息量，而來，檢索起來也很不方便，會浪費很多時間，而且容易出現差錯。人事工作要想發展下去，就要與時俱進，更新承載信息的載體。因此，實現高效是人檔案信息化，，是人事工作發展的必要性。

1.3 加強高校人事檔案信息化管理，是檔案事業發展的要求

人事檔案具有保密性、共享性、重復性這一特點。人事檔案的特點，要求了高校加強對于人事檔案管理信息化的管理。如果人事檔案不能夠進行及時更新，其檔案上數據信息老舊，可能會對各單位對于人才的選擇產生巨大的影響。若是人事檔案上的數據出現差錯，更是會對各單位人才分配產生巨大影響，可能會損害用人單位的利益，也是對廣大高校學子的不公平。因此，加強高校人事檔案信息化管理，是檔案事業發展的要求。

2 高校人事檔案信息化建設過程中存在的問題

以上我們簡述了高校人事檔案信息化建設的重要性，然而在實際生活當中，高校人事檔案信息化建設的過程中，仍然存在著很多問題。例如，管理體系不規范，人事檔案工作重視程度低；人事檔案管理人員綜合素質不高，工作沒有積極性；在建設過程當中，資金短缺，影響了建設的質量和進度；其安全性有待考究等。以下我們將提出解決措施，以確保高校人事檔案信息化管理的建設能夠順利進行。

2.1 提高檔案管理人員綜合素質，積極展開科學研究

高校不同于其他場所，其特殊性質要求了其工作人員綜合素質要比其他行業的人高一些。然而很多高校對于檔案管理的認識根本不到位。高校招聘檔案管理人員時門檻非常低，檔案管理人員并沒有經過系統正規的培訓，也沒有工作的熱情。很多檔案管理人員對于檔案管理的認識不夠深刻，沒有認識到高校檔案的重要性，只是片面的認為檔案管理是一份清閑的職業，不需要費多少心思。這種想法制約了檔案管理人員自身的發展，對于檔案的管理也有不利的影響。因此，高校應對檔案管理人員進行定期培訓，提高 檔案管理人員的綜合素質與專業技能，提高檔案管理的質量。

2.2 加大資金投入，保證高校人事檔案信息化的建設

任何一項工程的進行都是需要資金投入的，高校人事檔案信息化建設也是一項復雜耗費時間的工作，因此，在整個建設過程中肯定少不了人力財力的支出。在這一點上學校要擺正心態，充分認識到高校人事檔案的重要性，加大資金投入，保證高校人事檔案信息化的建設。

2.3 建立高校人事檔案信息化安全保障體系，確保其有效利用

近些年來總是出現高校信息泄露等信息，這就說明高校詩人檔案信息化安全保障體系不完善。很多高校學子因為信息泄露而損失了大量的金錢，或者是因為信息泄露其家人被欺騙。這些情況都嚴重影響了高校學子的正常生活。為了保證學生的利益，要確保其體系的安全性。

3 結語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設需要各方各面的努力。高校相關人員要從思想上認識到其建設的重要性，投入資金，提高其管理人員的工作水平和綜合素質，加大對人事檔案信息化的建設。

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