高校院系檔案合理化建設研究

摘要：本文在詳述院系檔案內涵的基礎上，提出高校院系檔案管理過程中所出現的漏洞和問題。針對所出現的問題，提出并闡述“三加一”，即實物檔案的建設、虛擬數字化存儲建設、網絡信息化流通建設、檔案管理人員專業素質的提升建設的高校院系檔案管理系統的合理化建設。

關鍵詞：院系檔案；合理化；“三加一”；建設

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1674-120X（2016）11-0108-02收稿日期：2016-02-22

作者簡介：楊寅慶（1981—），女，湖北宜昌人，講師，研究方向：中國現當代文學。

院系檔案是高校檔案形成的基礎，是高校檔案的重要形成部分，它真實地記載著高校在教學、科研、學生管理和社會實踐方面所取得的成績，反映了院系的發展歷程和成果，是高校檔案館館藏資料的主要來源。

一、高校院系檔案管理存在的漏洞和問題1資料不齊整

院系檔案室里較多存放可用于教學評估的教學材料、成果和學生成績，反映教師業績的科研成果、社會服務實踐活動以及學生競賽活動、實踐活動、獎懲資料及學生黨團活動資料卻少有留存。

2利用服務不夠

因為院系檔案室所存儲檔案用于教學評估，利用率不高，也未公開；資料搜集又不齊整，規模小，所以利用率低下，也就失去了院系檔案所應具有的在利用方面的參考作用和依據作用。

3檔案管理人員專業素質欠缺

院系資料室的檔案管理人員多為教學、科研、院辦、學工辦等辦公室的教師兼職，他們未經過專業的培訓，又缺乏檔案管理專業知識的學習和熏陶，業務水平低下。加之責任心不夠和各辦公室人員流動頻繁，各人自成一套歸檔辦法，檔案在搜集、歸檔方面的工作就欠規范、合理，往往造成資料查詢困難。

4硬件設施、管理手段落后

院系資料的存儲資料多為紙質文檔，沒有可供數據掃描的掃描儀和數據錄入的計算機，搜集資料多為手工編排，查詢資料多為手工搜尋。

二、“三加一”高校院系檔案管理系統的合理化建設1實物檔案的建設

實物檔案指可供搜集的紙質資料、照片、獎杯、獎牌、硬盤、錄像帶等各種可供保存的實體物品，它們的存在是實物檔案搜集的基礎。實物檔案的搜集內容包括教學檔案、科研檔案、學生管理檔案、黨群檔案、行政檔案、儀器設備檔案、重大活動檔案和社會實踐檔案。

（1）教學檔案。 教學改革、培養目標、培養方案、教育教學評估等材料；教學研究項目申報、下達、鑒定、評獎材料；青年教師教學競賽及各級優秀教學成果評獎材料；公共課教學條件、教學改革與管理材料；教學目標管理責任書；雙語教學課程目錄及選用外文教材清單；評教和評學原始材料及統計表；學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料；專業設置、調整、合并、撤銷論證材料；重點（優勢）學科、重點（特色）專業、重點實驗室建設文件材料；學生成績表；學生獎勵、處分文件材料；大學生參加省級以上各類競賽獲獎文件材料；大學生優秀科研成果獎（省級以上）申報、審批文件材料；理論教學工作規范、實踐教學規范及各專業課程教學大綱、教學計劃；精品課程建設材料；實踐教學指導性文件；各類教學實踐質量標準考核材料；教學實習基地名冊（人員、經費、場地、設施、實習項目等）；學士學位論文獲（省部級以上）獎申報、審批文件材料；自編教材建設情況和評選優秀教材文件材料；各種獎勵證書、獎牌、獎杯（國家、省、市）及事跡材料。

（2）科研檔案。 科研檔案包括研究生導師名冊及材料；研究生教學改革、培養目標、培養方案等材料；研究生教學研究項目，研究生教學質量、評估等活動材料；青年教師教學競賽及教學成果評獎材料；學科、專業評估、申報、審批材料；研究生成績表；研究生獎勵文件材料（獎學金、優秀學生、先進班級）和處分文件材料；研究生參加省級以上競賽獲獎文件材料；研究生畢業設計課題情況一覽表、成績評定匯總表；碩士學位論文；研究生學位論文評審材料以及在校期間發表論文情況統計表；畢業研究生的供需統計、一次性就業率統計表；畢業研究生的質量跟蹤調查和信息反饋以及優秀畢業研究生的典型材料；重點學科、學位點建設發展規劃、申報重點學科、學位點材料；博士、碩士學位授權點申報材料；重點（優勢）學科、重點（特色）專業建設文件材料；學院教師申報科研項目、基金等文件材料；科技協作、科技服務協議書（合同）；各級各類科研基地和研究中心文件材料；科研成果匯編；科技創新團隊建設、管理與考核等材料；學術組織設立及職責、學術活動（學術交流、學術會議）材料。

（3）學生管理檔案。學生管理檔案包括學年鑒定表、軍事訓練結業表、畢業生登記表、團組織關系、學生獎懲材料、心理輔導材料、學生各種社團活動與社會實踐活動材料；學生各種競賽獲獎材料；學風建設材料；公寓管理材料。

（4）黨群檔案。 黨群檔案包括高校黨委、工會、團委等組織的各種黨群會議及管理的文件材料；學生黨組織、團組織關系及活動材料。

（5）行政檔案。行政檔案主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

（6）儀器設備檔案。儀器設備檔案主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在十萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（7）重大活動檔案和社會實踐檔案。這兩類檔案包括在重要活動、社會實踐工作中形成的照片、原始錄像帶、光盤等電子文本及其他重要文件材料。

2虛擬數字化存儲建設

虛擬數字化存儲建設就是將各類實物檔案資源通過計算機、掃描儀等硬件設備和多媒體等高科技技術將現有的檔案資源轉化加工成數字信息形態并加以存儲，形成電子檔案，建成相關的數據庫，從而構成一個龐大的檔案材料的信息資源庫，便于快速查詢和利用的建設過程。

3網絡信息化流通建設

網絡信息化流通建設指將檔案資源信息通過網絡進行管理、流通、再利用的建設過程。許多可以公開的檔案信息形成電子檔案后，發布于網上，可供更多人網上查詢和利用，可以為用人單位起到信息依據和審核作用，為廣大教師起到教學科研參考作用。

4檔案管理人員專業素質的提升建設

隨著高校的快速發展，高校院系檔案室的服務內容和方式也在悄悄發生變化，一支具有真才實學、專業素質過硬的高素質檔案管理人員隊伍是高校檔案事業發展的內在動力和現代化建設保障。各學院要配備專門的檔案室管理人員，要組織新進檔案管理人員參加省檔案局組織的崗位培訓；老檔案員要定期參加省檔案局組織的各項業務培訓和校際或社會各界人士的業務交流活動；參加高校檔案館組織的各種培訓和業務知識講座活動；開展校內檔案知識宣傳活動或優秀人物事跡展覽活動。總之，一支高素質的檔案管理人員隊伍是實物檔案的建設、虛擬數字化存儲建設、網絡信息化流通建設三類建設工作的基礎，沒有人員素質的提高，建設工作便是空談，毫無意義。

高校院系檔案只有通過這種“三加一”的合理化建設，才能提高高校院系檔案服務于高校和社會的質量；才能在廣大師生和社會各界人士的不斷利用中擴大高校的知名度；才能更有效地促進高校的辦學規模的擴大和高校教學、科研水平的提高。