淺談正式體英文電子郵件書寫要領

孔祥航

摘 要 電子郵件在現代人生活中起著重要的作用。隨著中國在國際社會地位的提高，國人出國現象也日益普遍。出國離不開信息的交流。如何正確書寫正式體英文電子郵件尤為重要。

關鍵詞 正式 英文 電子郵件

中圖分類號：H315 文獻標識碼：A

電子郵件在現代人生活中起著重要的作用。它是當今天人與人交往的簡便而有效的交流工具。隨著中國在國際社會上影響力越來越大，國人出國交流、學習、工作和旅行也越來越普遍。然而這一切離不開信息的交流。除了具備一定的英文閱讀及聽說能力，英文電子郵件可以說是與外國辦事機構及個人交流的名片。一封書寫格式正確、用詞準確、語氣恰當的電子郵件，會給人留下清新的印象，從而打開交流的大門。而一封錯誤百出、用詞不當、語氣生硬甚至讓人產生誤解的郵件無疑會使事情變得糟糕，很可能會石沉大海。那么如何正確地書寫英文電子郵件？從廣義的劃分類別上講，英文電子郵件一般分為兩大類：正式體和非正式體。正式體郵件通常指商務信函和官方信函。非正式體郵件指與朋友和熟人之間的書信往來。兩者在格式、稱謂、用詞、標點符號以及語氣上有著很大的區別。本文將舉例從電子郵件的標題、問候語、正文、祝福語及署名等幾個方面介紹一下正式體電子郵件的書寫要領。

Subject： Latest Bill of Connect Fiji

Dear Ms Kong，

I am the customer service representative of Connect Fiji.

Thank you for contacting us.

Your account has been adjusted accordingly for the time it was suspended. Please be advised that the Nomad Dongles are still out of stock. But once it is in， the customer service representative who served you will be in contact for you to come and collect your dongle.

Our sincerest apologies for the inconvenience.

Kind Regards，

Fanny Raboiliku

1標題

正式體電子郵件的標題基本上包含兩個內容：寫信人身份和寫信目的。從例信標題可知這是一封斐濟網絡公司寫給客戶關于近期賬單的郵件。正式體英文電子郵件的標題之所以如此安排，體現其簡明扼要，一目了然。

2問候語

正式體英文電子郵件的問候語一般包括三部分：Dear，帶收信人稱謂的姓氏和逗號。如Dear Mr/ Madam Young，如果不大確定收信人姓氏，可直接問候Dear+ Sir/Madam。當然，如果是已經有過郵件往來的商業伙伴，在對方允許的情況下，也可以使用收信人的名字代替其稱謂和姓氏，如Dear Mike。此外，如果是官方間的電子郵件，如證明信或介紹信，可以使用比較籠統的問候語To Whom It May Concern。

3正文

正式體電子郵件的正文通常以自我介紹開頭。這種介紹一般為個人姓名及機構單位名稱。之后表明寫信目的。在正式體英文電子郵件中，要避免使用縮寫式。如：“I am”不能寫成 “Im”。 當然，隨著科技的進步，有些電子郵箱軟件可以在信件最底部設置固定的簽名，包括寫信人姓名及單位名稱和職務。在這種情況下，可以省去正文開頭處的自我介紹。同樣，在正文中也不宜使用縮略詞。如“information”不可寫成“info”， “address”不宜寫成“add”。此外，首字母縮略語也屬于正式體英文電子郵件需要回避的范疇。如“ASAP” and “BTW”不可代替 “as soon as possible” 和 “by the way”。除了用詞上的講究，正式體英文電子郵件的語氣一般比較禮貌、委婉。如在上述例信中“please” “thank you” “sincere apologies” 等詞體現了正式體英文電子郵件套用的客氣。此外，正式體電子郵件應避免使用寒暄語。

4祝福語及署名

在正式體英文電子郵件中，常用“Thank you” 和 “Best/KindRegards”和逗號結束信件。此外，信件的底部要署上寫信人的全名。

5結語

總之，正式體英文電子郵件之所以被稱之為正式體，是因為它具有較強的約束性和書面性。因此在標題，問候語，甚至是標點符號上都有著相關的要求。正文語氣委婉，講究客氣。而且回避使用縮寫式、縮略詞及首字母縮略短語。所有這些安排都是為了體現電子郵件的正式。掌握了正式體英文電子郵件的書寫要領，將使您在與外國人書面交流時更加輕松愉快、揮灑自如。

參考文獻

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[2] Nicholas Stephens.劍橋第一證書英語考試教程1（教師用書）[M].北京：北京大學出版社，2009.