會(huì)計(jì)檔案管理問題小議

彭紅梅

摘 要：會(huì)計(jì)檔案為會(huì)計(jì)核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具體涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬目、報(bào)表材料、信息化應(yīng)用存儲(chǔ)軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了核心價(jià)值作用。為此，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理尤為重要，本文通過對會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，以提出科學(xué)有效的應(yīng)對策略，激發(fā)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；作用；存在問題；加強(qiáng)措施

會(huì)計(jì)檔案管理是國家檔案的重要組成部分，它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案也是各單位的重要檔案，它是對一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位經(jīng)濟(jì)信息的重要載體，是主要信息源。管好用好會(huì)計(jì)檔案，是使單位經(jīng)營管理、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

1 會(huì)計(jì)檔案的作用

1.為國家、單位制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、作出經(jīng)濟(jì)決策提供可靠信息

會(huì)計(jì)檔案是各單位對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、綜合地核算和監(jiān)督的產(chǎn)物，是經(jīng)濟(jì)管理所必需的材料。國家將各單位的財(cái)務(wù)軟件生成的會(huì)計(jì)檔案所反映的各類數(shù)據(jù)加以逐級匯總，可以進(jìn)一步反映和考核國民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況及各行業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，比較準(zhǔn)確地實(shí)行國家范圍內(nèi)的綜合平衡和編制國民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃。各行業(yè)主管部門將所屬各單位的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)利用，能夠發(fā)現(xiàn)過去的資金使用和投向是否合理，為作出正確經(jīng)濟(jì)決策提供依據(jù)。

2.為單位的財(cái)務(wù)工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)

經(jīng)濟(jì)工作必須按照經(jīng)濟(jì)規(guī)律辦事，力求以最小的勞動(dòng)耗費(fèi)獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)軟件中的會(huì)計(jì)檔案中所記載的各種事項(xiàng)和數(shù)據(jù)，均是本單位執(zhí)行國家預(yù)算或經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄。通過利用會(huì)計(jì)檔案，可以分析、對比歷年來各項(xiàng)資金的來源和運(yùn)用情況，以及財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃執(zhí)行情況，查明獲得成績和出現(xiàn)失誤的原因，為各單位內(nèi)部財(cái)務(wù)工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)。

3.為保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)、監(jiān)督執(zhí)行國家財(cái)務(wù)制度、查處經(jīng)濟(jì)案件提供有力證據(jù)

會(huì)計(jì)檔案，尤其會(huì)計(jì)憑證，既是登記賬簿的依據(jù)，又是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它保留了許多歷史標(biāo)記，如經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)中經(jīng)辦人員、財(cái)會(huì)人員、單位負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員的簽字、印章等，均為真憑實(shí)證，是揭露和查處經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的有力證據(jù)。各類賬簿可以隨時(shí)反映各單位的資產(chǎn)的增減變化情況和實(shí)有數(shù)額，查明財(cái)產(chǎn)的保管和使用情況，從而有效地保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)安全。通過會(huì)計(jì)檔案，還可查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度的規(guī)定，有無鋪張浪費(fèi)和損害社會(huì)財(cái)產(chǎn)的行為，從而嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，防止違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

2 現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題和不足

1.相關(guān)人員對會(huì)計(jì)檔案管理重視不夠

會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)人員指的是單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員，現(xiàn)階段領(lǐng)導(dǎo)比較注重經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，對會(huì)計(jì)檔案管理比較忽略。財(cái)務(wù)人員存在重視會(huì)計(jì)核算、收支管理和項(xiàng)目實(shí)施，相對忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理、歸檔工作列入議事日程，造成會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，但是對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的要求知之甚少。沒有設(shè)專人負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案，有的單位甚至由出納兼管會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。

2.會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

我國1999年1月1日實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明文規(guī)定：各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。實(shí)際情況是小的企事業(yè)單位、私營企業(yè)沒有聯(lián)系實(shí)際建立簡單易行的會(huì)計(jì)檔案管理制度；有些企事業(yè)單位雖然訂了一些會(huì)計(jì)檔案管理制度，也僅作為應(yīng)付各種財(cái)務(wù)檢查的擺設(shè)，檢查一過便束之高閣形同虛設(shè)。

3.會(huì)計(jì)檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備不完善

現(xiàn)階段單位的財(cái)務(wù)部門的安保普遍得到了加強(qiáng)，財(cái)務(wù)部門防盜門窗、保險(xiǎn)柜都比較到位。會(huì)計(jì)檔案保管的硬件設(shè)施卻很不完善，會(huì)計(jì)檔案用木箱或紙箱隨便放在財(cái)務(wù)室內(nèi)的地上文件柜頂上，專門的檔案室很少。有的單位雖有專門的檔案室，但安全意識不強(qiáng)，沒有安裝防盜門窗，缺少防損毀的必要設(shè)施設(shè)備等。

4.會(huì)計(jì)檔案保管期限和銷毀不規(guī)范

盡管《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八、第九條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案保管期限，第十、第十一條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀的程序和特殊情況處理。但是，由于思想上缺少足夠的重視，客觀上缺少專人會(huì)計(jì)檔案管理，很多單位會(huì)計(jì)檔案都存在著超期保管的問題（永久保存的除外）。這個(gè)問題表面上看沒有大礙，實(shí)際上造成有限的保管設(shè)施資源浪費(fèi)，不利于新會(huì)計(jì)檔案的保管利用。

3 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)策略

1.優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作體制，完善裝訂立卷

為完善會(huì)計(jì)檔案管理，各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)人員，應(yīng)正視會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性，依據(jù)財(cái)政部門以及檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)精神，就實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，編制管理會(huì)計(jì)檔案工作機(jī)制。應(yīng)就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進(jìn)行細(xì)化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學(xué)管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。為此，工作人員應(yīng)提升責(zé)任感，依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，將會(huì)計(jì)憑證按冊裝訂。應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的核查原始會(huì)計(jì)憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應(yīng)確保裝訂的完整、結(jié)實(shí)，同時(shí)體現(xiàn)一定的美觀性。

2.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理

規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理可預(yù)防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建細(xì)致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會(huì)計(jì)人員可進(jìn)行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時(shí)應(yīng)履行詳細(xì)登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時(shí)間，并簽字確認(rèn)。在還回會(huì)計(jì)檔案之時(shí)，工作人員則應(yīng)細(xì)致的檢驗(yàn)，確認(rèn)是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預(yù)防會(huì)計(jì)檔案查借過程中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，定期移交應(yīng)予以歸檔的會(huì)計(jì)資料到管理檔案機(jī)構(gòu)，不應(yīng)隨意進(jìn)行封閉的保管。同時(shí)檔案部門應(yīng)定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料的點(diǎn)收，履行工作職責(zé)，做好交接手續(xù)的辦理。

3.科學(xué)開展會(huì)計(jì)檔案的綜合鑒定以及銷毀工作

做好會(huì)計(jì)檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應(yīng)依據(jù)規(guī)范原則標(biāo)準(zhǔn)，對超期檔案信息進(jìn)行再次評估，分析其應(yīng)用價(jià)值。將不具保存效用的會(huì)計(jì)檔案全面剔除銷毀。實(shí)踐工作中應(yīng)體現(xiàn)良好的科學(xué)性，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會(huì)計(jì)部門構(gòu)建鑒定小組，進(jìn)行全面細(xì)致的評估。資料需要銷毀時(shí)，應(yīng)撰寫銷毀報(bào)告，填寫審批表格，報(bào)告之中應(yīng)涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時(shí)間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當(dāng)銷毀報(bào)告通過審批后便可實(shí)施具體的銷毀，同時(shí)檔案以及財(cái)務(wù)部門應(yīng)委派工作人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。

4 結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高。通過加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案整理、保管和查閱等工作，能夠?yàn)樯a(chǎn)經(jīng)營、社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)體制改革提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)文明進(jìn)步。

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