人力資源管理中人事檔案管理的作用及其有效發揮

謝淑梅

摘 要：主要研究人力資源管理中人事檔案管理工作的作用以及人事檔案管理工作的有效開展，討論了人事檔案管理工作和人力資源管理工作之間的相關性和人力資源管理對人事檔案管理工作提出的新的要求，在此基礎上分析了人事檔案管理工作在人力資源管理工作中的作用及其開展策略。本文從人事檔案管理的概念出發，通過對人事檔案管理與人力資源管理相關性的論述，提出了現代化人力資源管理工作對人事檔案管理的新要求、新方法，并在此基礎上全面闡述了人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要作用及開展策略。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；薪酬績效

人事檔案是機關企事業單位人員信息的重要載體，人事檔案管理工作是人力資源管理工作中非常關鍵的內容，高質量的人事檔案管理工作能夠提高人力資源管理工作水平和人力資源利用效率，落后的人事檔案管理工作會阻礙人力資源管理工作的有序開展。正確認識人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理工作在人力資源管理中的作用充分發揮出來，是提高人力資源管理工作質量的必要措施。

1 人事檔案管理

人事檔案管理是對人事檔案的收集、統計和保管工作，人事檔案是個人經歷記錄檔案，是一個人社會生活的真實反映。人力資源管理是從組織管理工作實際出發，從事的針對組織內人員的招聘、培訓、使用等活動，通過必要的管理措施提高人力資源管理水平，創造更多的價值。

（一）人事檔案管理與人力資源管理的相關性

人力資源管理是對和物力相結合的人力的科學管理、組織、培訓，維持人力物力之間的比例平衡，適當控制調整人的心理、思想和行為，充分調動人的主觀能動性，實現組織目標。人力資源的管理對象是人，而人事檔案管理的管理對象是人事檔案，人事檔案是社會組織或者國家機構在經營活動中形成的對人經歷、德才能績和工作表現的記錄性文件材料，有著真實性、機密性、動態性的特征，是人才選拔和使用的全面、歷史性的考察依據。

人事檔案管理工作和人力資源管理工作之間有著明顯的隸屬關系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成，人事檔案管理是人力資源管理工作關鍵性的參考依據，人力資源的合理配置和價值的最大化依賴人事檔案提供的信息。

2 人事檔案管理

（一）人事檔案管理與人力資源管理的相關性

人事檔案是社會組織或者國家機構在經營活動中形成的對人經歷、德才能績和工作表現的記錄性文件材料，有著真實性、機密性、動態性的特征，是人才選拔和使用的全面、歷史性的考察依據，是一個人社會生活的真實反映。人事檔案管理是對人事檔案的收集、統計和保管工作。人力資源管理是從組織管理工作實際出發，從事的針對組織內人員的招聘、培訓、使用等活動，是對和物力相結合的人力的科學管理、組織、培訓，維持人力物力之間的比例平衡，適當控制調整人的心理、思想和行為，充分調動人的主觀能動性，實現組織目標。

（二）現代化人力資源管理工作對人事檔案管理工作的新要求

1、事業單位核心價值體系的形成

核心價值體系的形成是事業單位核心價值觀念的體現，是事業單位發展和形成凝聚力的基礎，優秀的事業單位核心價值觀念能夠促進單位內智力資源的挖掘，是單位自身發展的思想武器和戰略目標實現的指導思想，人事檔案管理工作也要重視對事業核心價值體系的構建，為人力資源管理提供對事業核心價值體系形成和發展有促進作用的人才。

2、綜合價值評價體系的建設

現階段，對人才的考核評價逐漸從傳統的單一技能考核轉向多層次、多角度、多專業的綜合價值評價，個人要素評價方式逐漸淘汰，事業績效、組織績效和團隊績效基礎上的個人考核評價才能夠適應人力資源管理對人才專業技能和綜合素養的需求。

3、績效導向的薪酬激勵

績效導向下的薪酬回報體系重視薪酬回報和薪酬激勵，形成以工作業績、個人技能和勝任力為主的績效薪酬因素。當績效真正成為一種激勵，就會使更多的員工樹立主人翁責任感，從而報以企業更多的忠誠及使員工貢獻最大化。

3 人事檔案管理工作對人力資源管理的作用與有效開展

（一）人事檔案管理工作在人力資源管理工作中發揮的作用

1、為人力資源管理工作提供可靠信息

人事檔案中記錄著職工的過去主要經歷和人生軌跡，了解職工的過去和現在，對預測職工未來的發展有著重要意義。人事檔案中記錄著各種有價值的信息，人力資源管理工作者能夠從檔案中及時發現組織中優秀的新人，避免因為壓制造成人才埋沒。應用人事檔案提供的信息，能夠了解各類人才的長處和短板，提高人才配置的合理性，優化人才組合形式，提高工作效率。

2、提高人力資源配置合理性

通過對人事檔案的研究能夠了解更多關于職工的信息，對人力資源配置和管理工作的科學性、合理性提高有著一定幫助，高質量的人事檔案管理工作可以為人力資源管理工作提供必要的職工信息，了解不同職工各自的特點，根據人才能力和特點之間的差別，取長補短，將人才相對優勢最大化，實現人力資源在不同部門、組織和系統之間的有序流動，給人才提供發揮和成長的空間。

3、提高人力資源需求預測準確性

組織內部的變化對人力資源需求的影響最為顯著，為了及時了解組織內人力資源需求變化情況，需要開展人事檔案的深入研究，通過必要的分析，形成檔案分析報表，幫助人事主管部門及時了解人力資源需求變化情況，編制更合理的人力資源應用計劃，對人力資源需求進行科學的預測。

（二）人事檔案管理工作的有效開展

1、加快人事檔案管理工作的信息化建設

信息技術和計算機網絡技術不斷發展，人事檔案管理工作的信息化管理無論是理論還是技術措施都逐漸發展成熟，疾控機構需要根據單位人事檔案管理工作現狀和實際情況，建立信息化的管理制度，積極開展人員的信息技術教育培訓，形成整個檔案管理部門對信息化的自覺意識，建立信息化的管理觀念和機構體系，提高疾控機構檔案管理工作的信息化水平。

2、提高檔案信息利用率

疾控中心的檔案不同于其他事業單位的檔案，有著很高的醫學和防疫研究價值，疾控機構的檔案管理工作應該服務于檔案信息的利用，檔案管理部門應該建立一個現代化、可拓展性強的檔案信息數據庫，同時形成對檔案原始數據表格化、圖示化的二次分析，形成次級分析數據庫，定期生成統計報告提交給管理人員，實現決策者對檔案信息的直觀掌握，便于疾病控制工作的開展。

3、檔案管理工作人員隊伍建設

高質量的人事檔案管理工作離不開一支專業素質強、認真負責的管理人員隊伍。如果檔案管理工作人員政治素養不高，缺乏組織紀律性和職業道德，對待檔案工作態度不認真，將對人事檔案的真實性、完整性造成影響，因此在日常工作中，要重視人事檔案管理人員的專業技能培訓和綜合素質培養，不斷豐富檔案管理工作人員的知識結構，使之能夠適應人力資源管理工作對人事檔案管理提出的越來越高的要求。

4 結語

人事檔案管理工作是人力資源管理工作中十分重要的環節，是人力資源管理工作開展的重要依據，在人力資源管理工作中是不可或缺的，實現規范化、信息化的人事檔案管理能夠提高人力資源管理工作水平，優化事業單位組織結構，對人力資源健康和諧的發展有著深遠的影響。

參考文獻

[1]譚善梅.發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].中國病案，2012（01）.

[2]韓瑩.發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].科技視界，2015（16）.

[3]曹毅.發揮醫院人事檔案對人力資源管理的作用[J].東方事業文化，2015（08）.

[4]王學文.發揮人事檔案作用，提升人力資源管理[J].科技信息（學術研究），2012（16）.