電力檔案管理存在的問題與解決措施

張晶晶

摘 要：當(dāng)今時代的電力檔案管理工作，需要檔案管理人員具備高素養(yǎng)及專業(yè)的管理知識。目前大部分電力企業(yè)的檔案管理人員對檔案管理工作沒有正確的認(rèn)識，沒有強(qiáng)化管理制度及加強(qiáng)個人素養(yǎng)等，從而造成的檔案管理工作的效率低下，不斷降低檔案在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)過程中的應(yīng)用的價值。本文主要對所存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電力檔案管理；問題；解決措施

在信息時代的新背景下，電力企業(yè)要保持自身持續(xù)性的穩(wěn)定發(fā)展，就需要重視和發(fā)揮信息的價值，而企業(yè)要深入地挖掘信息價值，就需要通過電力檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。因此，電力企業(yè)管理人員要正確認(rèn)識和足夠地重視電力檔案管理，積極地推動并協(xié)助檔案管理制度的建立和創(chuàng)新，從而使電力檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)。

1 電力檔案管理工作實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益遇到的問題

（1）對電力檔案管理的認(rèn)識還需要提升

我國有部分供電企業(yè)只注重電力工程的建設(shè)而忽視了企業(yè)檔案管理，對電力檔案管理的重要性沒有正確認(rèn)知，沒有清晰地了解檔案管理的內(nèi)涵。因此，企業(yè)電力管理檔案缺少管理層的支持，缺乏建設(shè)資金，基礎(chǔ)設(shè)施不全，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)水平落后。企業(yè)管理層的沒有高度重視，也給企業(yè)上下發(fā)出了一個比較消極的信號，從而引起電力檔案管理人員消極對待日常工作。這樣的情況不利于企業(yè)的經(jīng)營管理，不利于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（2）加大檔案管理結(jié)合電力工程發(fā)展的力度

電力工程的運用涉及到我國的各行各業(yè)，與廣大民眾的生活息息相關(guān)，電力工程的生產(chǎn)到管理的整個流程十分繁瑣。為了方便電力管理，企業(yè)通常會使用計算機(jī)技術(shù)信息管理系統(tǒng)來儲存各種電力信息，這樣不但能減少電力信息統(tǒng)一管理的時間，還能及時更新電力信息。然而當(dāng)前的狀況，大多數(shù)企業(yè)電力檔案管理還是采用傳統(tǒng)的儲存管理方式，沒有與計算機(jī)信息管理系統(tǒng)有效的融合，所以，檔案管理工作和電力工程發(fā)展也無法緊密的結(jié)合。

（3）電力檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)

一名合格的檔案管理員工，不僅要熟練掌握專業(yè)知識，還需要擁有較高的綜合素養(yǎng)。而實際上有的檔案管理工作人員不能熟練使用計算機(jī)，有的因為身體狀況或年齡偏大被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)往檔案室。這樣的情況，導(dǎo)致整個檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)不高，很大程度上降低了檔案管理工作的效率，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

（4）電力檔案管理缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)未明確是造成電力檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的主要因素，同時還有其它因素：檔案項目多、內(nèi)容范圍廣、歸檔方法不一等。很多情況下，對文件的歸檔沒有一個明確的范圍，比如，在項目成立初始更加傾向監(jiān)督工程質(zhì)量，從而忽視了工程檔案工作，應(yīng)該歸檔的工程材料沒有及時歸檔；理應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)編制竣工圖卻沒有予以重視，從而出現(xiàn)一些原則上的錯誤。這樣的情況影響電力檔案管理作用的發(fā)揮，不利于電力檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

（5）需要提升信息化水平

對電力檔案管理信息化系統(tǒng)的運用沒有達(dá)到最佳效果，主要體現(xiàn)在以下幾個方面，一方面，沒有建立檔案信息化管理的相關(guān)制度，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致難以形成信息化檔案管理；還有一方面，有部分企業(yè)雖然擁有完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但是使用效率不高，沒有充分運用和發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢；最后一方面，有部分企業(yè)大力推動并實行了信息化檔案管理，但是，沒有有效地利用信息資源，只是當(dāng)做一種記錄檔案信息的工具。

2 電力檔案管理現(xiàn)實經(jīng)濟(jì)效益問題的解決措施

（1）加強(qiáng)對電力檔案管理的認(rèn)識

信息是新時代企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的主要因素，而要有效發(fā)揮信息的作用，就需要充分利用信息化檔案系統(tǒng)。因此，企業(yè)應(yīng)該高度重視電力檔案管理，認(rèn)識到電力檔案管理的重要性，需要做到以下幾點：首先，強(qiáng)化企業(yè)員工對電力檔案管理部門的認(rèn)識，改變原有的意識觀念，樹立電力檔案管理部門的正確地位，電力檔案管理部門不是一個養(yǎng)老部門，而是企業(yè)內(nèi)部組織的重要組成部分；其次，要從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā)，科學(xué)合理地規(guī)劃檔案管理工作，把員工日常檔案管理工作納入考核系統(tǒng)中，提高員工的工作熱情，提升檔案管理工作質(zhì)量，從而可以有效地發(fā)揮檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的作用；最后，電力檔案管理工作目的與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益緊密相連，企業(yè)管理層要清晰地認(rèn)識到這一點，支持和監(jiān)督電力檔案管理工作。

（2）加強(qiáng)對電力檔案管理制度的執(zhí)行力度

為了規(guī)范檔案管理的日常工作，確保檔案管理工作效率，需要改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度并加于完善。在改進(jìn)與完善的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)部門應(yīng)該根據(jù)國家相關(guān)文件政策，再結(jié)合企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，建立一套符合社會發(fā)展形勢、企業(yè)發(fā)展需求的完整的檔案管理體系。同時，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要引導(dǎo)和督促加強(qiáng)各部門之間的相互配合，從而確保電力檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化。

（3）提高電力檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

電力檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高是影響檔案管理工作效率的重要因素。要解決檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不過硬的問題需要對員工進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)教育，首先，科學(xué)地制定培訓(xùn)內(nèi)容：針對培訓(xùn)員工的不同特點制定合適的內(nèi)容；其次，合理地設(shè)定培訓(xùn)目標(biāo)：由于檔案管理工作具有工作量大、范圍廣、專業(yè)性高，需要設(shè)定合適的目標(biāo)；最后，培訓(xùn)期間，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要不定時地檢查培訓(xùn)員工的學(xué)習(xí)情況，督促和幫助員工提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。這樣，才能充分發(fā)揮出培訓(xùn)的效果，加強(qiáng)培訓(xùn)員工的專業(yè)素養(yǎng)，從而提供檔案管理工作的效率，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

（4）電力檔案管理工作應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

在企業(yè)的日常經(jīng)營管理中，電力檔案管理工作應(yīng)該積極主動地參與進(jìn)去，為企業(yè)提供有效的商業(yè)信息，確保企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

（5）做好信息錄入和數(shù)據(jù)管理

要做好完備的信息數(shù)據(jù)庫，就需要制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，仔細(xì)認(rèn)真的完善信息數(shù)據(jù)庫，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，及時準(zhǔn)確的豐富信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，發(fā)揮其巨大的功能，配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理的缺陷。例如，在建設(shè)過程中將檔案管理工作與計算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合起來，協(xié)調(diào)合作，讓綜合數(shù)據(jù)庫和各個檔案的目錄庫結(jié)合起來，形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作的效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，我們可以看出，電力檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要的作用，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)重視，樹立檔案管理部門的正確地位，積極推動檔案管理制度的建立，從而有效地發(fā)揮出檔案管理工作的作用，來促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]程平. 淺談如何在電力檔案管理工作中實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益[J]. 科技與企業(yè)，2014，12：36.

[2]修應(yīng)俊. 電力檔案管理工作中經(jīng)濟(jì)效益實現(xiàn)[J]. 低碳世界，2015，01：324-325.

[3]李云霞. 探析電力檔案管理工作中經(jīng)濟(jì)效益的實現(xiàn)[J]. 中國集體經(jīng)濟(jì)，2012，31：38-40.

[4]孫志梅. 電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 中國電力教育，2010，01：259-260.

[5]陳曉燕. 關(guān)于如何加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理工作的探討[J]. 科技信息，2012，27：243+282.

[6]程平. 淺析電力檔案管理工作中存在的問題及改善對策[J]. 科技與企業(yè)，2013，23：76.