新時期檔案工作創新意識及檔案工作者主體作用

李娜

摘 要：創新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，也是各項事業永葆生機的源泉。新形勢下，檔案工作者必須樹立創新意識，不斷創新，才能適應和服務于社會各項事業的需要，保持檔案工作的生機和活力，促進檔案事業可持續發展。本文就檔案工作創新意識及檔案工作者在創新過程中發揮的主體作用等方面進行了總結。

關鍵詞：檔案工作；創新；主體作用；生機；活力

創新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，也是各項事業永葆生機的源泉。檔案工作是不斷發展的工作，它要求檔案工作者要與時俱進，破除因循守舊、墨守成規的思想觀念，大膽探索，用于和善于在實踐中創新，檔案工作在創新中得到發展和提高。新形勢下，傳統的檔案工作既面臨嚴峻的挑戰，同時又存在著全新的機遇，檔案工作者必須樹立創新意識，提高創新能力，運用創新手段，使檔案工作適應和服務于社會各項事業的需要，保持檔案工作的生機和活力，促進檔案事業可持續發展。本文就檔案工作創新意識及檔案工作者在創新過程中發揮的主體作用等敘述如下：

1 增強整體創新意識，是檔案工作發展的前提

創新行為，首先有創新意識，有強烈的創新欲望，才能有創新動力。過去檔案簡單的管理模式，單調的工作方式，傳統的工作方法，已遠遠落后于時代，需要不斷創新。

1.1 管理思路的創新

長期以來，檔案工作都是沿襲傳統的管理辦法，視傳統和經驗為“至寶”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷多少案卷，提供利用多少卷次，而在市場經濟快速發展的今天，服務對象需要哪方面檔案材料，最前沿學科的發展情況如何，卻知之甚少。根本談不上檔案工作如何主動、超前服務于社會，使得花費大量人力物力，千辛萬苦得來的檔案資料成為死信息、馬后炮。因此，要努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作有事后搜集材料變為事前介入、事中參與的檔案管理工作新概念。

1.2 管理模式的創新

我國有悠久的檔案歷史，檔案工作已形成了傳統的管理模式，曾對不同時期的檔案工作起到過積極作用。但一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。如檔案環節管理和一些具體操作手段的革新，包括在立卷制度上的更新、在工作手段上的改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一套繁瑣、呆板的操作步驟。比如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消那些不必要的環節，盡量縮短立卷歸檔周期，也便于推行部門立卷工作。目前，許多部門和單位都已經將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，而對于檔案管理工作其他方面的應用則很少。要用現代技術來提高我們的工作效率。譬如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行縮微處理、采用條形碼來代替檔號既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還的速度。通過借助計算機來加強檔案的管理工作以及信息交流，提高管理效率和管理水平。

1.3 管理機制創新

一直以來，檔案管理工作均以經驗管理居多，工作人員選配也是以具有檔案工作經驗為先決條件，從某種程度上制約了人才引進，形成了檔案部門的“鐵飯碗”現象，工作人員“混”的思想比較嚴重。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的基礎問題。積極推行全員聘任制，通過公平競爭，擇優上崗，真正做到優勝劣汰，增強檔案工作者的危機感。通過競爭激發每個人的工作熱情，最大限度地發揮潛力，使檔案工作充滿生機活力。同時，要建立一些創新激勵機制，努力營造一種鼓勵創新的氛圍。

2 充分發揮專職檔案人員的創新主體作用

2.1 專職檔案人員應當重視觀念更新

專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，各部門人員減少，工作量增加，檔案工作面臨更大得壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改收攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄和果斷，從根本上轉變觀念，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

2.2 專職檔案人員應當練就過硬的業務本領

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，又要有較強管理能力和服務意識。專職檔案人員首先要適應新形勢大膽設想，敢于向傳統挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員要熟悉檔案業務的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理辦法，可以通過各種技能訓練，促使檔案人員苦練基本功，在務實基礎上促進創新。

2.3 檔案人員應當拓寬視野、豐富知識

當今信息社會，各行各業對檔案信息資源的互補和共享要求越來越高，檔案人員除了掌握一定的檔案知識和操作技能外，還要加強各類專業知識的學習。專業檔案人員要不斷“充電”，拓寬視野，了解工作所涉及領域的現狀及動態，運用檔案學科理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

3 開辟多種途徑，為用戶提供優質、高效檔案信息服務

為了更好地發揮檔案的作用，服務于各行各業的改革與發展，我們要為社會提供大量有價值得信息資源。

3.1 豐富館藏，提供多方位服務

豐富的館藏是提供信息的物質基礎，搞好館藏建設是提供優質服務的重要手段，廣泛搜集有價值的檔案材料是豐富館藏的有效措施，同時也為信息開發打好基礎。我們在收集檔案時不僅要收集齊全本單位、本行業的檔案資料，還要有針對性地、及時地對相關的、有價值的報刊資料進行收集，豐富館藏，擴大信息資源，使其從單一型向綜合型發展。

3.2 開發信息資源，提供有效服務

加強檔案宣傳，擴大檔案利用的廣度。要讓社會了解檔案，充分認識檔案在教學、科研和經濟活動中所起的重要作用，不斷增強檔案利用意識，從而自覺地廣泛利用各類檔案。檔案工作者要通過對檔案材料的科學研究和深加工來開發信息資源。為了適應改革帶來的快節奏、高效率，還可以開辟一些特殊的檔案利用服務方式，如制發檔案復印件、出具檔案證明、委托代理服務、咨詢服務等，為社會提供全面服務。

3.3 加強技術創新，提供快捷服務

檔案工作應該從傳統的手工操作管理轉向辦公自動化。可以運用計算機技術將檔案內容、聲音、圖像、文字等實現一體化存儲，與此同時，可以通過網絡檢索和提供最新檔案信息，真正實現資源共享，使檔案信息能為社會經濟建設提供最快速度的優質服務。