高職院校檔案管理工作創新途徑

摘 要：隨著高職院校事業的發展，建立符合高職院校發展實際的檔案管理工作愈發重要。因為高職院校的檔案非常的繁多而且復雜，所以在管理上要運用有效的方法來進行工作。對于檔案管理人員來說，將檔案管理的作用發揮出來才是最重要的。本文所探討分析的就是如何就高職院校管理檔案進行創新，讓現代科學技術融入到檔案管理工作中去，使檔案事業能夠持續快速的發展。

關鍵詞：高職院校；檔案管理工作；管理創新

隨著現代社會的快速發展，人們也越來越關注高職院校教育管理工作的發展狀況，其中對于高職院校檔案的管理也十分的重視。隨著計算機時代的到來，網絡技術和現代化信息技術已經越來越得到廣泛的運用，這就讓我國的高職院校教育發展受到了一定的影響，并對高職院校檔案管理工作帶來機遇的同時還帶來了巨大的挑戰。高職院校在進行檔案管理工作時要緊跟時代的步伐，并作出相應的改革創新，通過一系列的方法來使高職院校檔案事業得到持續發展。

1 高職院校檔案管理創新的內涵

針對管理理念的創新來轉變檔案管理的思想觀念，通過管理形式和管理內容的改革來豐富檔案管理的內容，并將傳統的保管檔案的思想觀念擯棄掉，建立服務型的檔案管理部門，有效的利用檔案資源來為學校的建設作出貢獻，為教師與學生的全面發展提供保障。在對檔案管理的水平進行衡量時，對于傳統的衡量指標已經不能滿足現在的管理模式了，不能再針對場所面積的大小，設備配套情況和容量的大小來進行衡量，而需要考究的是檔案資源為學校做出多大的貢獻，它的價值有沒有完全利用起來，檔案服務工作有沒有能夠有效的開展起來，檔案的利用率和服務的實際效果才是衡量現代檔案管理水平的指標。只有通過不斷的豐富高職院校檔案資源，并不斷規范新的檔案副本內容，讓學校師生都能很好的利用起這一有效資源。

2 高職院校檔案管理工作創新的意義

當前隨著我國高等教育的不斷發展與改革，高職院校與許多以前的中職院校進行重組與合并，在這一系列的過程中，有很多非常有價值的檔案資料由于管理上的疏漏而丟失，很多反映高職院校發展軌跡的重要檔案就這樣無處可尋，這也給日后的檔案管理工作造成了很多麻煩。因此，加強高職院校檔案管理工作成為了規范高職院校管理的重要分支，高職院校應該將不斷優化檔案管理工作作為強化學校日常管理的一個基礎工作，也是衡量高職院校教育質量和管理水平的重要指標之一。當前高職院校檔案管理工作的創新必須要納入學校的發展規劃之中，將檔案管理工作納入學校各處室的議事日程和管理制度中，納入相關工作人員的崗位職責范圍內，把檔案管理工作創新作為檢查、考核工作績效的依據之一。

3 高效檔案管理工作創新途徑

3.1 樹立科學發展的觀念，助推檔案管理創新

在進行檔案管理工作的創新上，如果不能將傳統的思想觀念摒除，建立新的思想觀念，那么是無法創新出高效的檔案管理工作的。之所以要建立檔案管理這項工作，是為了讓廣大師生能更好的發展，在教師教學水平和學生的整體素質上能起到提高的作用，這是檔案工作管理的最高目標。樹立全面發展是檔案管理工作的理念，所以在學校檔案的建設中，應該統一將各個部門和院系之間的檔案全部歸納起來，并作出統一管理，這樣有助于加強全校師生對于檔案的意識，有利于檔案管理工作的開展，能讓檔案管理建設工作更好的完成。在高職院校的各項管理中，不僅要重視各項科研工作，還要將檔案管理工作重視起來，將各項工作協調好，相互之間有效利用，讓高職院校的檔案管理建設能盡快完成，并服務于高職院校的各項工作中去。

3.2 建立科學的管理體系

我國最新出臺的《高職院校檔案管理辦法》是針對高職院校的檔案管理工作來擬定的，各大高職院校應該根據自身的實際情況來制定檔案管理的具體操作細節，通過大綱來確定主要的路線，再由各種微小的細節來進行細分，使檔案管理工作有序的開展，并嚴格按照法律法規來進行實施。在有條不紊的開展檔案管理工作中，要使檔案管理工作能有高效率的落實下來，需要讓全校教職工對《高職院校檔案管理辦法》有著充分的認識，并建立依法治檔的優秀品質。做好檔案管理工作的宣傳是非常有必要的，能讓高職院校檔案建設工作能夠順利的進行。首先，檔案管理工作需要受到領導的重視。只有領導能夠認識到檔案管理的重要性，能通過檔案資料來進行學校各項工作的研究及實施，才能為高職院校檔案管理建設工作打下良好的基礎。其次，在進行檔案管理建設時，要積極的與學校其他部門進行溝通，并予以合作，這樣才能讓其他部門對檔案管理工作的重要性有一定的了解，通過這樣的宣傳方式不僅能讓各部門間相互了解相互團結，還能加強各部門對于檔案信息的收集的意識，讓檔案工作能夠順利有效的進行。最后，在對檔案管理工作的宣傳上，傳統的檔案管理工作都是通過長久的經驗來管理的，這局限了管理人員的思維，使其固定在已有的思維模式上，無法進行創新管理，這就需要建立獎懲制度來激發管理人員的工作動力，使其最大程度的將潛能挖掘出來，通過這樣良性的競爭機制，不僅可以使其的思維活躍起來，還能營造出更好的工作氛圍，使檔案管理工作更好的發展。

3.3 樹立服務型的檔案管理部門，提高服務水平

作為學校的重要部門，檔案管理部門需要具備為學校服務的意識。檔案管理員作為檔案管理的執行者，要摒棄傳統的保密檔案的觀念，要將利用的局限性打破，使其的價值能夠全面的利用起來。檔案管理部門不能再根據原來的等人來找的這種狀態，而是需要主動出擊，對于學校的各項活動都要積極的參與，并提供有效的信息為活動增加可取性。在校園文化建設中，檔案管理部門要將其豐富的文化資源優勢發揮出來，為校園文化建設提供服務，通過收集整理到的校園歷史資料來舉辦校園文化專題展這類能提高全校師生文化底蘊和集體榮譽感的活動。在檔案管理建設中，可以開設名師檔案及優秀學生先進事跡等的宣傳活動，加強廣大師生對檔案建設的認知。高職院校檔案中最多的就是學生的檔案，并且學生檔案對其就業也有這重要的影響，所以高職院校檔案管理部門要針對這一情況，要更加規范的開發出更多的學生檔案副本，通過豐富的檔案內容來促進學生全面的發展，讓學生的綜合素質得到提高，為學生以后的就業提供幫助的同時還為社會培養出有用的人才。

4 結束語

隨著社會的發展，我國高職院校的檔案管理工作建設已經緊跟時代的步伐，向著現代高科技化發展。因為檔案管理工作的性質，需要經過長時間來完善它，所以這就需要工作者在平時的工作中不斷的努力創新，將現代科技運用到工作中去。通過現代化技術來降低管理中存在的不足，提高檔案資源的利用率，讓高職院校在素質教育改革的道路上發展的更好。

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作者簡介

吳瑋（1983-），女，江西波陽，西安航空職業技術學院，研究方向：檔案資料，研究生。