芻議當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理的建設(shè)重點(diǎn)

翟玉丹

【摘要】在“十三五”規(guī)劃的開局之年，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型發(fā)展，國(guó)有企業(yè)作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的命脈，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了深遠(yuǎn)的影響。國(guó)有企業(yè)的檔案管理，關(guān)系到國(guó)有企業(yè)的資產(chǎn)安全和國(guó)家財(cái)政收入。而原有的傳統(tǒng)檔案管理模式已然不能適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理需求。本文將從國(guó)有企業(yè)的管理現(xiàn)狀出發(fā)，著重介紹相應(yīng)的對(duì)策，以此提高國(guó)有企業(yè)的檔案管理水平和能力。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；經(jīng)濟(jì)；檔案管理；建設(shè)重點(diǎn)

檔案管理，是在西方國(guó)家經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展和信息化不斷進(jìn)步的情況下提出的。我國(guó)將檔案管理這一概念引入正是改革化進(jìn)程不斷深入的產(chǎn)物。信息資源的整合有利于國(guó)有企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。但是我國(guó)的企業(yè)正面臨著投資并購(gòu)混合所有制等轉(zhuǎn)型階段，如何提高檔案管理水平，成為企業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)。

一、國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案意識(shí)

企業(yè)應(yīng)該具備良好的檔案管理意識(shí)。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，我國(guó)的檔案管理水平也在不斷提高。企業(yè)應(yīng)該國(guó)家的檔案管理事業(yè)“同發(fā)展，共命運(yùn)”。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。作為企業(yè)的決策者，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能只把公司的財(cái)力物力放在如何提高生產(chǎn)、創(chuàng)造效益上，要對(duì)企業(yè)檔案管理加強(qiáng)關(guān)心，是以此從實(shí)際上帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展。[1]要想真正促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，領(lǐng)導(dǎo)就要發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)價(jià)值，把對(duì)檔案的管理工作納入到企業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃上來(lái)。因此只有制定一套完善的管理制度，同時(shí)予以資金和人力支持，才能促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。檔案庫(kù)房作為檔案最終的“歸屬地”，“八防”措施這項(xiàng)管理指標(biāo)，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫、濕度，防鼠、防盜、防光等措施必須落實(shí)到位，才能保證檔案相對(duì)的安全性和保管的長(zhǎng)久性，而為達(dá)到此目的，必須投入大量的建設(shè)資金購(gòu)置密集架、加濕器、干燥機(jī)等設(shè)備以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和調(diào)節(jié)。

（二）檔案管理者。檔案管理者是最直接接觸檔案管理工作的，檔案工作者需要不斷提高管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的正規(guī)性。目前，很多企業(yè)的檔案管理人員工作意識(shí)薄弱，最有效的解決方式是接受在崗繼續(xù)教育培訓(xùn)，只有管理意識(shí)增強(qiáng)，才能妥善保管好檔案，方便日后檔案的利用與統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，檔案管理者要懂得并善于溝通，經(jīng)常與其他部門尤其是檔案移交部門進(jìn)行溝通，才能節(jié)省雙方時(shí)間，事半功倍；加強(qiáng)對(duì)所在企業(yè)專業(yè)性的學(xué)習(xí)也是必不可少的，例如接收項(xiàng)目檔案時(shí)，由于檔案內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員不能僅僅“照單全收”，要做到督促和提醒項(xiàng)目人員什么樣的材料應(yīng)該歸檔，什么樣的材料不必歸檔，這樣才能保證檔案館接收的檔案是有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值且對(duì)利用者是用利用價(jià)值的。

（三）檔案利用者。國(guó)有企業(yè)的檔案大多為企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，僅供內(nèi)部人員所用。因此，提高檔案利用者的素質(zhì)和意識(shí)與提高檔案管理者的管理水平互為因果。檔案管理人員的水平提高，意識(shí)增強(qiáng)，管理工作有效，則直接節(jié)省利用者的時(shí)間；利用者的檔案意識(shí)提高也能保證檔案管理人員的工作效率和避免重復(fù)性工作，督促檔案管理者加強(qiáng)改進(jìn)管理方法，提高服務(wù)水平。

（四）檔案的銷毀。對(duì)于一些達(dá)到保管期限，并且不具備保存價(jià)值的檔案，可以進(jìn)行銷毀。由于檔案銷毀“不可逆”性，需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查程序，首先，企業(yè)要設(shè)立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理人員向鑒定組提出銷毀書面申請(qǐng)，對(duì)于超過(guò)保存期限的檔案要經(jīng)鑒定小組和相應(yīng)專業(yè)人員組織鑒定，最終對(duì)確需銷毀的檔案要由主管領(lǐng)導(dǎo)層層審批，檔案管理人員要對(duì)確認(rèn)銷毀的檔案進(jìn)行詳盡登記，并保證銷毀檔案和登記目錄嚴(yán)格一致，銷毀現(xiàn)場(chǎng)要有監(jiān)督人員和檔案人員一起見證全過(guò)程，銷毀登記清冊(cè)要永久保存。在鑒定過(guò)程當(dāng)中對(duì)于有爭(zhēng)議的、利用價(jià)值模糊的檔案要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。

二、檔案管理質(zhì)量的提高和建設(shè)

（一）提高檔案收集水平。檔案收集是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)。在很多國(guó)有企業(yè)中，經(jīng)常出現(xiàn)部門對(duì)檔案的資料移交不及時(shí)、資料不完全或者檔案損壞等情況。[3]這需要管理者在收集檔案移交的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格把控檔案和資料的質(zhì)量關(guān)，對(duì)于移交材料的多少、文件材質(zhì)、移交時(shí)間要有嚴(yán)格的制度，并作為監(jiān)督者親自落實(shí)這些制度，并要有檔案專業(yè)主人翁精神，經(jīng)常指導(dǎo)移交部門相應(yīng)的移交常識(shí)，保證檔案室接收檔案的質(zhì)量，并且可以采取相應(yīng)的考核和管理措施進(jìn)行收集。對(duì)于不同材質(zhì)的檔案要高度重視。

（二）提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。一些企業(yè)因?yàn)椴恢匾暪芾砣藛T的專業(yè)素養(yǎng)，多是安排一些業(yè)余人士進(jìn)行管理，由此導(dǎo)致檔案管理缺乏科學(xué)性。要想實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作的有序性，國(guó)有企業(yè)要將檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中來(lái)。企業(yè)可以通過(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才的方法實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)還要引進(jìn)檔案管理、精通計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，以此提高管理水平。檔案管理工作者需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)方法，在熟悉企業(yè)的管理狀況上利用知識(shí)進(jìn)行實(shí)踐，將檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)更好地銜接，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更好地為企業(yè)服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的數(shù)字化檔案管理體系如借助企業(yè)OA辦公平臺(tái)開辟檔案管理板塊，亦或是直接開發(fā)出適合企業(yè)自身運(yùn)行發(fā)展模式的檔案專業(yè)轉(zhuǎn)件，將檔案收集、借閱、統(tǒng)計(jì)等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，推動(dòng)檔案管理向規(guī)范的方向發(fā)展。國(guó)有企業(yè)需要不斷了解數(shù)字檔案的地位和管理優(yōu)勢(shì)，利用資金和物力支持促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家混合所有制企業(yè)發(fā)展的理念不斷深入，企業(yè)更加應(yīng)該注重對(duì)檔案的科學(xué)化規(guī)范化管理，并保證檔案利用價(jià)值的最大化體現(xiàn)。檔案管理部門要在結(jié)合本單位生產(chǎn)和對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合的基礎(chǔ)上，不斷加大開發(fā)力度，檔案管理者要能根據(jù)市場(chǎng)的需求和走向，提供具有價(jià)值的檔案資源，為企業(yè)提供更加高效的信息服務(wù)，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

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[2]張萍.當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理的一些創(chuàng)新模式探究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2012，14：281.

[3]馬金平，趙伯亞.論國(guó)有大型企業(yè)電子檔案收管用一體化[J].檔案時(shí)空，2013，08：38-39.