醫院檔案信息化管理存在的問題與對策

摘要：隨著科學技術的迅速發展，網絡信息技術得到空前發展，我國的信息化建設水平得到不斷提高，并取得顯著成績，而各個領域也都在朝著信息化的方向加快發展，其中，檔案管理信息化就是信息化建設中一個十分重要的環節。檔案工作的信息化有利于提高檔案管理水平和服務的質量，以及服務水平，但是在檔案信息化管理的過程中仍然存在著非常明顯的不足，需要不斷的改進和完善。本文主要分析了檔案信息化管理中存在的問題和解決問題的途徑，以供參考和借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；管理；問題；對策

檔案工作一直是社會發展過程中非常重要的一個環節，其工作的質量會直接影響到經濟社會的健康發展，在當今的檔案工作中，信息化水平越來越高，檔案數據庫建設取得長足進步，數字檔案越來越受到社會的普遍認同和贊譽。但是從整體上看檔案信息化建設還是存在著不少的問題，而這些問題的存在直接影響到了檔案管理水平的提升，所以必須要采取有效的措施來提高檔案信息化管理的質量，加強信息化利用，發揮檔案的作用，促進檔案信息化建設的順利進行。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1.1思想觀念滯后 多數檔案工作者都已經形成了一種習慣，他們更適應傳統的檔案管理方式，而對檔案信息化的重要程度沒有正確的認識，甚至還有一些人認為檔案信息化真正實現還需要很長的時間。而且當前的檔案管理工作中信息化的應用水平還處于相對較低的水平，使用計算機進行檔案管理需要諸多的投入，而實際的效果并不是很明顯。還有一些人對檔案信息化管理能夠提高檔案工作的工作效率持觀望甚至是懷疑的態度，所以在思想觀念上存在著較大的誤區，這也成為了檔案信息化管理工作中一個不容忽視的問題。

1.2人員素質參差不齊 在檔案信息化管理工作中，對工作人員的素質有著非常高的要求，無論是專業技能還是職業素養方面都要達到較高的水準，才能適應網絡信息時代的發展，適應大眾創業，萬眾創新和互聯網+的時代要求。而在實際的工作中因為工作人員在職業技能和個人素質方面存在著一定的差異，很多工作人員還無法適應檔案信息化這一重要的趨勢，他們的計算機能力有待提高，信息技術的相關知識也需要不斷的補充，對高速發展的信息技術和網絡發展需要高度重視，這些將影響工作的深入開展，所以在當前的檔案信息化建設中一個非常重要的環節就是要做好提高人員素質方面的工作。

1.3資金投入較少 檔案信息化管理的實現需要大量的軟、硬件設備設施，這些都需要大量的資金作為支撐，但是當前檔案信息化管理工作中資金投入的力度明顯不足，不但設備數量不足，大多質量不高，信息化建設的專業軟件也較少，許多還達不到信息化、數字化的要求，根本無法滿足業務發展的實際需要，所以從長遠的角度上去看并不是十分有利于我國檔案信息化管理的發展和完善，因此在實際的工作中處理好短期利益和長期利益的關系也就成了十分關鍵的一個問題，這一問題也會對檔案信息化管理的發展起到非常重要的作用。

1.4存在安全隱患 檔案數字化要對檔案原件進行掃描、錄音或攝錄，需要將原件拆卷、加工或進行其他必要的處理。由于檔案較為珍貴，許多陳年檔案載體比較脆弱，因而，拆卷、加工，尤其是快速掃描對檔案原件存在很大的安全威脅。目前，檔案部門的紙質檔案數字化工作大部分委托外部信息公司來承擔。然而，這些外部公司的安全意識相對薄弱，為提高加工速度而損傷檔案原件的事件屢見不鮮。此外，數字化過程的參與人員比較雜亂，由于管理制度不嚴而導致涉密檔案內容泄密的事件時有發生。

2 解決檔案信息化管理問題的對策

2.1轉變管理觀念 在檔案管理工作中一定要以信息學的理論為基礎去潛移默化的引導人們逐漸轉變傳統的舊思想和舊觀念，讓工作人員對檔案信息化能夠有一個相對比較客觀和準確的認知，這樣才能給檔案信息化建設提供一個良好的輿論環境，在工作的過程中不斷的去掌握新的知識和新的技能，在工作中尤其要重視計算機和網絡技術的學習，拓寬業務范圍，使得檔案工作者在這一過程中不斷的提高自己的工作能力和工作水平。在這一過程中還應該意識到檔案信息化建設是一個長遠的戰略，不可能一蹶而就，它在當代有著十分艱巨的任務，需要檔案工作者們艱辛的付出，檔案工作者應轉變等靠的觀念，敢于創新，敢于拼搏，以時不待我的主人翁精神，積極的投入到檔案現代化建設當中去，推動檔案管理信息化建設，讓它的發展給后輩帶來諸多的益處。

2.2加強資金投入 強化資金的投入可以有效的保證基礎設施的建設，這對檔案信息化建設的早日實現有著十分重要的作用。近年來，檔案工作中雖然在計算機系統上花了不少的心思，但是很多人對數據環境這一問題不是很清楚，即使有人懂也不會去更加深層次的研究，這也導致檔案信息化管理水平始終在初級階段徘徊，在應用的過程中也都是在數據的應用環境中踱步，因此檔案系統的計算機應用在功能上和技術水平上并沒有十分明顯的差別。在今后的檔案工作中，一個重要的任務就是將以往比較混亂的低水平的數據環境及時的轉變成主題數據庫或者是信息檢索系統這種高水平的數據環境。

2.3增強權益意識和安全意識 在檔案數字化過程中，可能涉及到著作權權益問題，因此，檔案信息資源開發過程中要提高對著作權、公布權、發表權、網絡傳播權、公民隱私權等權利的維權意識，加強對著作權的保護，厘清數字化檔案的著作權狀態，合理有效地獲得相關檔案資源開發、利用的著作權益。①要重視檔案內容、載體的安全，對于重要歷史檔案和具有保密性的檔案，在數字化處理時要嚴格控制操作人員的資格和操作權限，規范操作程序，記錄操作過程；②要保障操作系統和數據庫系統的安全，使用安全級別較高的操作系統，并對檔案數據庫進行定期備份或異地備份，維護數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失或失真；③要不斷進行信息的保密、安全教育，制定切實可行的保密制度和管理制度，提高檔案人員的檔案保密意識和安全意識。

2.4加強人員培訓，培養復合型人才 檔案工作的發展質量和發展水平與檔案工作者的個人素質及業務水準有著十分緊密的聯系。所以在檔案信息化發展的過程中一定要有一個整體素質較高的團隊。而要想更加迅速的實現檔案信息化，就必須要集中力量去培養一群能夠數量掌握檔案知識，同時又能熟練操作計算機的人才。在檔案信息化建設的過程中，一個非常重要的工作就是培養有用的人才。而在實際的工作中首先就是要對計算機專業人才進行一些檔案業務知識的講解和培訓，檔案信息化畢竟最終還是檔案工作的一個重要的部分，而計算機專業的技術人員在檔案業務方面是需要不斷提高的，在這樣的情況下，就需要對其進行檔案業務和知識的培訓。因為其對檔案業務的熟悉程度也直接影響到了檔案軟件的使用程度。如果計算機應用發展到了決策輔助階段的時候，如何將這一技術應用的更加科學合理也就成了影響檔案信息化水平的一個重要的因素，所以在這一過程中就需要更加規范的信息，更加簡潔的檢索功能，更加方便的手動操作，而這些都是要通過不斷提高軟件開發者對檔案業務的實習程度來實現。其次是采取有效措施提高計算機和信息技術使用者個人的素質培養水平。在工作中，應該將培訓和考核有機的結合起來，這樣就能夠培養出非常多既懂得業務知識又懂得計算機網絡技術的人才。除此之外還要注意的是要不斷的完善計算機應用者和管理者的個人素質和管理水平，這樣才能讓很多好的規章制度得以貫徹和落實，同時也保證了工作中的各種設備都能正常的運轉，這樣才能保證檔案信息化管理的良好發展。

3 對檔案信息化管理的幾點建議

3.1明確檔案信息化的最終目的 在檔案信息化的建設過程中，一定要認準“信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作，都是為了能夠將大量的檔案數據進行有效的存儲并且得到快捷的管理，最后能夠在一個良好的數據環境中很方便的提供查詢和統計分析，從而能夠為社會的各項運作提供決策參考。

3.2增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感 加強檔案信息化建設，是一項重大而艱巨的任務。這就需要建設一支適應檔案信息化發展的干部隊伍。要實現檔案信息化建設的奮斗目標，各級領導和檔案工作者就必須進一步深刻認識到檔案信息化建設的重要性，認識到檔案信息化建設對檔案事業發展的堅定推動作用，對社會功能的完善作用，從而增強加快檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感。在實際工作中，結合信息技術發展和檔案工作實際，切實把檔案信息化建設工作與其他業務工作一同布置，一同檢查，注重平時檔案信息化建設工作的抓實、抓緊、抓好。同時，要加強對各級層檔案人員的檔案管理新技術、新方法和新信息等基礎知識的普及和培訓，更新檔案干部隊伍的知識結構，提高檔案工作者的信息化整體水平，并保證檔案工作者的相關待遇，防止人才流失。

3.3制定標準，統一數據和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎 檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、統一的軟件程序、統一的技術標準、統一的工作規程，才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。為此，首先要堅持全局的觀念。其次盡快制定出既符合檔案信息化規律，又適用于我國實際的技術規范和標準，盡快推廣應用符合檔案部門業務工作實際的應用軟件。

4 結論

總之，隨著信息技術和互聯網+的快速發展，檔案信息化管理是當前檔案管理工作發展的一個必然的趨勢，不進則退。我國最近幾年在檔案信息化建設方面有了不小的進步，但是與世界發達國家和地區相比，還存在不少差距，還有很多方面依然存在著不足。這些不足如果不能及時的轉變，就有可能會使得我國的檔案信息化建設進入到一個緩慢發展的階段，不能滿足經濟社會發展的需要，所以及時地發現問題，并根據問題的起因找到合理的解決方式就成了檔案信息化管理水平提高的關鍵，這也是我國檔案信息化建設中不容忽視的一個部分，只有做好了這一環節，才能推動我國檔案信息化的健康發展，加快追趕世界先進水平。

參考文獻：

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編輯/羅茗柯