試論新形勢下檔案管理工作的規范化和標準化

摘 要：對于任何行業而言，檔案管理都會對其持續發展產生重大影響。當前新形勢也對檔案管理工作提出了規范化與標準化的要求，這是提升檔案管理工作效率的有效途徑。要有效實現檔案管理的規范化與標準化，還需要明確實現這一目標的基本前提，并且制定有效策略，以推進檔案管理工作的規范化與標準化，包括提升檔案的時效性、做好電子檔案建設工作、提高檔案管理者素質、優化檔案交接工作、規范檔案資料管理、做好科學分類歸檔與調取回收工作等。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化；標準化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 收稿日期：2016-05-03

作者簡介：尹 娜（1982—），女，中級館員，山東省慶云縣衛生和計劃生育局科長、性別辦主任，研究方向：檔案管理。

在市場經濟深入發展的背景下，檔案的社會功能應用范圍在逐步擴展，即從政治領域擴展到科技領域與經濟領域，對檔案利用產生需求的主體也從黨政機關和群眾團體擴展到經濟、學術、科技團體中。在這樣的環境中，檔案管理工作也發生了極大變化，已逐漸朝著現代化的方向發展，如今更是提出了規范化與標準化的發展要求。檔案信息開發、信息搜集、信息傳播與資源共享等方面也日益趨向數字化與網絡化，以不斷地適應新形勢的需要。因此，在進行檔案管理工作的過程中，應該做好檔案資料的收集、分類、歸檔、調取與歸檔等一系列工作，保證檔案資料的時效性與價值，確保檔案資料得到更好地利用。

一、檔案工作規范化、標準化的前提

要推進檔案管理工作的規范化與標準化，還需要明確其基礎性前提，即公文的制發。檔案是由公文轉化而來的存在，要保證檔案的質量，首先需要保證公文自身的質量，這就取決于公文制發的質量，這也是實現檔案工作規范化與標準化的前提。所以，在公文制發過程中，需要將規范化與標準化兩方面要求納入考慮范圍，切實提升檔案的質量，為檔案工作的規范化與標準化奠定良好的基礎。因此，需要做到以下幾點。

第一，制發公文過程中，需要采用質量上佳的公文用紙。紙的幅面尺寸規格等方面要遵循統一、規范與標準等原則，要符合國家相關規定。在排版的時候，要注意采用橫寫橫排的形式，公文紙張要進行左側裝訂。

第二，對制發公文進行檢查，保證簽發手續已經切實按照規定來履行，以確保公文符合相關審批要求，并且確保公文標題的準確性。另外，主送與抄送的單位要明確，不可混淆，落款和公文需保持一致，保證日期正確。

第三，要保證公文字跡的質量與清晰度。易褪色的筆種或者紙張、墨水，都不應該用于公文制發，以確保公文字跡清晰與鮮明，為以后檔案的長久保管和開發利用奠定基礎。

第四，制發的公文要采用合理的文種，要規范其擬制的格式，行文的字體使用要規范，不要濫用簡稱，便于以后使用科學化手段對檔案內容進行快速準確的檢索，有效地推進檔案工作的規范化與標準化。

二、檔案工作規范化、標準化的實現策略

1. 提升檔案時效性與加強電子檔案庫的建設

檔案的時效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動態與最新進展等。提升檔案的時效性，能夠保證檔案內容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價值。因此，檔案管理者應該樹立檔案時效觀念，通過科學的信息化與網絡化手段獲取最新信息，為做好檔案部門的服務工作贏得主動。比如，一份具有較強時效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項目的相關研究周期，為科研單位節省不少物力、人力以及財力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時效性的提升也是推動檔案工作規范化與標準化的有效策略。另外，檔案部門需要加強電子檔案庫的建設、開發與使用，利用科學的數據技術對移交的電子檔案載體與技術環境進行檢測，在保證合格率的前提下再進行移交；同時，需要檢測檔案數據存儲介質的可用性，確認電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲不良問題；此外，實現數據的科學鑒定，核對檔案數字和簽名的真實性，對數據進行有效的整合轉換等。因此，應該加強電子檔案庫的建設。

2.檔案管理人員素質的提升

新形勢下，要推進檔案管理工作標準化與規范化，必然要提高檔案管理者的職業素養與專業化水平。如今檔案管理模式隨著時代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現代化技術，而要對這些技術加以深入掌握與應用，管理者必須具有良好的信息技術操作技能，特別是計算機技術、互聯網技術等操作管理軟件的相關技能。當下檔案管理者對這些現代化技術的運用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點：第一，加強檔案管理者專業化知識與現代化技術技能的培訓，提高管理者對各種管理技術的操作水平，促使其熟練運用各種現代化管理手段，了解信息化技術的各種知識。第二，在后續檔案管理工作中引進的人才，要求其具備較佳的專業素養，并且具備一定的現代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應該加強教育領域對檔案管理人才的培養，注重豐富人才的理論知識，并且培養其檔案管理實際操作技能。

3.檔案交接工作的優化

對檔案交接工作進行優化，能夠進一步推進檔案管理工作規范化與標準化。因此，在這個過程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國家有關規定。而且檔案移交進館要滿足以下標準：第一，檔案要以全宗為單位進行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據檔案管理規范與標準要求對其進行分類整理，要準確地劃分檔案的保管期限，書寫要具有規范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質量必須達到規定要求與標準。第三，要確定檔案具有長期保存與利用的價值，否則不能移交進館。第四，檔案交接的文據與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應該具備兩種版本，即紙質版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實性。

三、推進檔案工作規范化、標準化的思考

1.規范檔案資料

（1）檔案資料保存的規范。檔案資料的科學規范是檔案管理工作的基本內容之一。在對檔案資料進行科學規范的過程中，要保證文件的原始性以及真實性，這也是檔案管理規范化與標準化的靈魂。在管理電子檔案過程中，常常會發生電子文件資料丟失或者信息被更改的問題，這就要求檔案管理者加強電子文件的維護工作。對于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發揮紙質檔案和電子檔案之間的互補作用。在電子文件得到廣泛應用的今天，我們同樣需要注重對紙質檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時能提供紙質檔案的原始文件，以確保檔案內容的真實性。另外，對檔案資料進行科學的規范，還要求實現檔案信息的數字化管理，從而打破時間與空間的束縛，從而不斷地擴展檔案工作的服務范圍，實現服務效率的有效提升。

（2）加強檔案資料的收集工作。檔案管理者應該加強對檔案的收集工作，比如重大工作、活動或者建設項目的相關檔案、非物質文化遺產檔案等。個人與單位應該支持與協助所在地的檔案館對檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對社會發展具有長遠利用價值的重要檔案等。檔案館的領導者也可以鼓勵個人或者一些團體捐贈檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學合理配置、妥善保護與高效利用的力度。

2.科學分類歸檔

在檔案管理工作中，檔案的科學分類與整理工作很重要。對于一些內容齊全和基礎良好的案宗，要做好科學的分類與整理工作。根據案宗的目錄直接做好分類標引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計算機程序，將案宗的名字、時間與地址等信息錄入進去，可以快速地獲取案宗的分類號，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個人或者單位將檔案據為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時地將檔案完整地交還檔案管理所在機構，不可以擅自推延移交檔案的時間或者截留檔案。

3.規范檔案調取與回收

規范檔案調取與回收工作是推進檔案管理工作標準化與規范化的重要手段。檔案管理者應該及時清查和退還調取的檔案，根據國內法律法規和檔案管理制度的要求來規范檔案的調取與回收。若個人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續使用調取檔案的相關意見，可以上報有關部門以獲得批準。在退還檔案的過程中，需要有被調取檔案保管者、該單位領導或上級主管單位的領導在場，并且簽字確認。若是需要繼續對檔案進行利用，該檔案的調取手續應該符合有關規定。若是不符合有關規定，則需要及時進行完善，以確保檔案調取管理工作的規范化與標準化。

關于如何調取檔案，檔案管理者還需要做到以下幾點。

第一，工作中要堅持嚴謹的態度，根據規定細致地開列調取檔案的清單，并且一式兩份。在這個過程中，管理者需要完整地對調取檔案的時間、檔案頁數、檔案冊數等進行登記，可以采用計算機技術對這一工作進行信息化處理。

第二，要建立調取檔案的保管與使用制度，明確調取檔案的保管與使用責任，增強調取檔案相關人員的責任意識，確保責任落實到人。若是條件允許，可以購置專門用于檔案存放的使用與保管柜，做好調取檔案的保護工作，避免檔案丟失或者損毀。另外，還可以建立調取檔案的查閱登記制度，明確與調取檔案有關的具體人員。要及時檢查調取檔案，若確定所調取檔案再繼續使用，則根據有關規定，及時地將檔案退還給相關單位。而相關單位也需要及時地回收調取的檔案，確認調取檔案在回收時的情況，確保檔案的完好無損，若存在問題，則追究調取檔案人員的責任。在回收后，妥善地進行保管與維護，實現檔案調取與回收工作的規范化與標準化。

四、結束語

總而言之，新形勢下要推進檔案管理工作的標準化及規范化，需要明確其基礎性前提，并且做好其中的重要工作。同時，加大檔案工作現代化管理力度，提升檔案的時效性，做好電子檔案建設工作，提升檔案管理人員的專業水平與職業素質，優化檔案的交接工作，對檔案資料管理進行規范，做好科學分類歸檔與調取回收工作，最終適應新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，實現檔案管理的規范化與標準化，充分地發揮檔案資料的應有效用。

參考文獻：

[1]楊博文.規范化和標準化是實現高校檔案管理現代化的基礎[J].人才資源開發，2015（4）：130-131.

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