論知識(shí)管理時(shí)代企業(yè)檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

摘 要：伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)成為企業(yè)不可或缺的重要資產(chǎn)和競(jìng)爭(zhēng)力，影響并改變著企業(yè)的流程再造。檔案管理作為知識(shí)管理的重要組成部分，也面臨著新的挑戰(zhàn)。該文從企業(yè)檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)出發(fā)，探討知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案工作及人員素質(zhì)提出的新的要求，并提出建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案小組以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理 檔案人員 業(yè)務(wù)素質(zhì) 學(xué)習(xí)型組織

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）04（c）-0113-03

1 知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作的關(guān)系

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，知識(shí)和信息作為生產(chǎn)要素，其價(jià)值比以往任何時(shí)候都顯得重要，知識(shí)已經(jīng)成為企業(yè)組織建設(shè)過(guò)程中的一種重要的無(wú)形資產(chǎn)，相應(yīng)地，知識(shí)管理也成為許多企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段。知識(shí)管理是管理領(lǐng)域的一個(gè)新的概念，其核心是最大限度地掌握和利用分散于企業(yè)各環(huán)節(jié)、各部門、各載體的知識(shí)以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，而其主要特征則體現(xiàn)在知識(shí)積累、知識(shí)共享和知識(shí)再造3個(gè)方面。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科研等活動(dòng)的真實(shí)記錄，首先是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中長(zhǎng)期積累的基礎(chǔ)性信息資源，其次是經(jīng)過(guò)篩選后的具有參考憑證價(jià)值的信息資源，其知識(shí)意義體現(xiàn)在通過(guò)保存企業(yè)過(guò)去的智慧結(jié)晶以供后來(lái)者創(chuàng)造新的知識(shí)[1]。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案不僅是一種蘊(yùn)含著大量企業(yè)知識(shí)資源的文獻(xiàn)，而且還是企業(yè)核心的外顯知識(shí)。作為企業(yè)知識(shí)積累的重要手段，企業(yè)檔案管理也必然成為企業(yè)知識(shí)管理的有機(jī)組成部分。在知識(shí)管理日趨風(fēng)靡全球的大背景下，企業(yè)檔案工作者可以說(shuō)是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，將檔案管理思維與知識(shí)管理思維相融合，傳承與創(chuàng)新，從自身素質(zhì)和工作能力出發(fā)，為企業(yè)知識(shí)管理時(shí)代的到來(lái)保駕護(hù)航，可以說(shuō)是檔案工作者面臨的新課題。

2 知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案工作提出新要求

知識(shí)管理是20世紀(jì)90年代興起的一種全新的管理理念。與傳統(tǒng)管理不同，知識(shí)管理旨在通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效識(shí)別、全面收集、科學(xué)加工和充分運(yùn)用，促進(jìn)知識(shí)共享、鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，從而提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是一個(gè)包括知識(shí)搜集、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)處理、知識(shí)共享、知識(shí)交流、知識(shí)再造的全過(guò)程管理[2]。

知識(shí)管理首先要求檔案管理技術(shù)手段的提升。企業(yè)信息化、自動(dòng)化、智能化水平的提高對(duì)傳統(tǒng)的檔案實(shí)體化管理提出質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。大量電子辦公文件和網(wǎng)絡(luò)信息源的產(chǎn)生使單一的實(shí)體管理難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面積累和深入開發(fā)，制約檔案知識(shí)資源的重組。知識(shí)管理要求將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)中，通過(guò)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，將文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、保存、銷毀的全過(guò)程與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)要求、檔案管理要求相結(jié)合并嵌入信息管理系統(tǒng)中，形成文檔一體化的檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件流與業(yè)務(wù)流的有機(jī)整合[3]，既保證前端控制，又實(shí)現(xiàn)全程管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量的同時(shí)，保證企業(yè)信息流的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

知識(shí)管理還要求檔案管理職能發(fā)生相應(yīng)轉(zhuǎn)變。知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)化的過(guò)程，它對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略、管理模式、人力資源、業(yè)務(wù)流程乃至企業(yè)文化都有不同層次的要求和影響，并以知識(shí)挖掘、知識(shí)積累、知識(shí)共享貫穿到各個(gè)板塊中。要適應(yīng)知識(shí)管理，檔案管理模式必須從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向內(nèi)容、信息、組織乃至人員層面擴(kuò)展，必須打破橫向的部門壁壘，從單向的文件歸檔向雙向乃至多向的信息收集、信息擴(kuò)散躍層。相應(yīng)地這也要求檔案人員職能重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理、資源管理，由物理控制向智能控制過(guò)程轉(zhuǎn)變。

知識(shí)管理要求檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)化、智能化服務(wù)。企業(yè)人員通過(guò)有效信息的共享和交流形成新知識(shí)再造是知識(shí)管理的終極目標(biāo)[4]，因此，提供針對(duì)性的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部知識(shí)共享是知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)檔案管理的新目標(biāo)。這要求檔案服務(wù)改變傳統(tǒng)物理載體查詢借閱服務(wù)的局限性，在檔案信息資源基礎(chǔ)上，通過(guò)建立企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)、提供知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)咨詢、知識(shí)情報(bào)等服務(wù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息孤島的鏈接，企業(yè)外部市場(chǎng)信息的交流，最大限度地促進(jìn)知識(shí)的共享和傳播。

3 知識(shí)管理對(duì)檔案人員素質(zhì)提出新要求

3.1 知識(shí)素養(yǎng)

企業(yè)知識(shí)管理對(duì)檔案工作人員的角色要求從檔案信息存儲(chǔ)者、保管者向檔案信息乃至企業(yè)信息的中介者、傳播者轉(zhuǎn)變。電子化辦公、互聯(lián)網(wǎng)通訊，帶來(lái)文檔數(shù)量激增、外來(lái)信息繁雜、知識(shí)更新周期縮短等問(wèn)題，如何在繁雜的信息中建立起科學(xué)的檔案信息流，并拓寬檔案信息與知識(shí)的聯(lián)結(jié)，活化企業(yè)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)是企業(yè)檔案工作者需要考慮的新問(wèn)題。

與該任務(wù)相匹配，企業(yè)檔案工作者必須有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，才能在數(shù)量和種類繁多的信息中去粗取精，去偽存優(yōu)，保證企業(yè)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的有益性。這要求現(xiàn)代檔案工作者除了掌握檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)外，更需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，拓寬綜合素養(yǎng)，向復(fù)合型知識(shí)人才轉(zhuǎn)變。首先是以企業(yè)業(yè)務(wù)為依托，了解企業(yè)核心產(chǎn)業(yè)所涉及的領(lǐng)域、專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，為篩選企業(yè)外部信息、追蹤產(chǎn)業(yè)動(dòng)態(tài)做好知識(shí)儲(chǔ)備；其次是學(xué)習(xí)情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)、信息傳播學(xué)等與檔案學(xué)相關(guān)的分支學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)理論積累，拓寬企業(yè)檔案管理思維；外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)儲(chǔ)備在企業(yè)檔案管理中也日趨凸顯其價(jià)值，尤其是在檔案信息化加強(qiáng)、企業(yè)境外業(yè)務(wù)增多的大環(huán)境下[5]；除此之外，必要的法律知識(shí)，尤其是涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、勞動(dòng)保障等方面的法律知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)也需要有所涉獵才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的多向發(fā)展。

3.2 信息素養(yǎng)

信息科技正在給企業(yè)檔案工作帶來(lái)數(shù)字化的革命，多媒體技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、電子技術(shù)的發(fā)展使大量的圖、文、聲、像信息一體化，帶來(lái)了檔案辦公的自動(dòng)化、參考服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，信息查詢平臺(tái)化，資源存儲(chǔ)集成化。無(wú)論是從企業(yè)發(fā)展、知識(shí)管理、檔案工作，還是人才培養(yǎng)方面，信息技術(shù)都扮演著重要的角色。

企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息素養(yǎng)的訓(xùn)練，尤其是從信息意識(shí)和信息能力兩個(gè)層面。從信息意識(shí)層面看，檔案人員需要保持一定的信息敏感度和信息大局觀。時(shí)時(shí)關(guān)注信息化與檔案工作結(jié)合的最新動(dòng)向，能夠判斷哪些信息技術(shù)有助于知識(shí)的獲取、儲(chǔ)存、利用和共享，善于結(jié)合工作需求主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技能。從信息能力層面看，檔案人員首先應(yīng)當(dāng)具備對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件功能的基本認(rèn)識(shí)和使用能力；其次是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件，如Word、Excel、Access等的靈活應(yīng)用能力；還應(yīng)當(dāng)具備一定的網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)操作知識(shí)，如掌握Front Page、Firework、Free Hand等工具的使用[6]；除此之外，信息檢索，尤其是對(duì)信息的發(fā)現(xiàn)、組織和傳遞能力也是檔案工作者信息素養(yǎng)的重要體現(xiàn)。

3.3 情報(bào)能力

信息、情報(bào)、知識(shí)三者一脈相承，知識(shí)管理與企業(yè)情報(bào)工作、檔案管理工作之間密不可分。情報(bào)能力是信息素養(yǎng)的延伸，檔案人員只有具備一定的情報(bào)素養(yǎng)，才能有的放矢地完成信息收集、組織、傳遞工作，更好地搭建檔案信息與知識(shí)服務(wù)之間的橋梁。檔案工作者的情報(bào)能力首先是建立在對(duì)一定情報(bào)理論方法、技術(shù)手段的學(xué)習(xí)和了解之上，如一般的情報(bào)收集渠道的篩選和劃分，信息綜合法、信息預(yù)測(cè)法等情報(bào)分析方法的學(xué)習(xí)；其次是掌握一定情報(bào)獲取的技術(shù)能力，即具備基本的IT技能，這又與檔案人員的信息素養(yǎng)密切關(guān)聯(lián)，如如何使用人機(jī)交互檢索系統(tǒng)、如何利用專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等；再次是情報(bào)搜集能力，包括對(duì)信息源的分類及判斷，對(duì)信息流的觀察及控制，對(duì)信息的檢索調(diào)研能力等[7]；最后是檔案人員還應(yīng)具備簡(jiǎn)單的情報(bào)加工能力，即使收集來(lái)的信息“活”起來(lái)，如對(duì)情報(bào)信息按照時(shí)間序列、主題序列進(jìn)行有序化整理，按照需求者要求撰寫簡(jiǎn)單的反饋報(bào)告，或?yàn)檫M(jìn)一步的情報(bào)調(diào)研工作提供基礎(chǔ)報(bào)告等。

3.4 溝通協(xié)調(diào)能力

知識(shí)管理不是局限在某一個(gè)階段或某一個(gè)部門的管理，它的最終目標(biāo)是打破部門壁壘，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部知識(shí)的共享與傳播，激發(fā)知識(shí)的再創(chuàng)造。作為企業(yè)知識(shí)管理參與者和組成部分，檔案工作者需要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，從信息接收方來(lái)說(shuō)，良好的溝通可以使檔案工作者在收集文檔信息的過(guò)程中更好地了解不同部門的文件形成過(guò)程、對(duì)信息的偏好方向、信息需求的程度等，從而改善檔案信息服務(wù)的針對(duì)性[8]；從信息的中介者來(lái)說(shuō)，良好的溝通可以保持檔案中心與其他信息中心的密切聯(lián)系，如企業(yè)計(jì)算站、企業(yè)人力中心、企業(yè)技術(shù)發(fā)展部等，有利于檔案人員搜集內(nèi)部情報(bào)、擴(kuò)充信息源；另外，從企業(yè)情報(bào)發(fā)展角度看，檔案人員的溝通協(xié)調(diào)能力可以幫助與第三方情報(bào)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，配合完成企業(yè)情報(bào)調(diào)研工作；此外，從信息傳播共享角度看，良好的溝通協(xié)調(diào)能力對(duì)于積極開展內(nèi)部學(xué)習(xí)型組織建設(shè)以及推廣知識(shí)管理理念有一定助力。

4 加強(qiáng)學(xué)習(xí)型檔案小組的建設(shè)

知識(shí)管理注重倡導(dǎo)知識(shí)共享、營(yíng)造學(xué)習(xí)創(chuàng)新的組織文化。美國(guó)學(xué)者彼得·圣吉曾提出：現(xiàn)代社會(huì)人類的生存公式是“學(xué)習(xí)速度小于變化速度等于死亡”[9]，可以說(shuō)，在未來(lái)的知識(shí)時(shí)代，唯一持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)是要有能力比你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手學(xué)習(xí)得更快。知識(shí)管理和學(xué)習(xí)型組織在目標(biāo)上一脈相繼，可以說(shuō)是互為手段。

知識(shí)管理給企業(yè)檔案工作提出了更高的要求，對(duì)企業(yè)檔案工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備、信息素養(yǎng)、工作能力也產(chǎn)生了新的需求。檔案工作者從傳統(tǒng)中轉(zhuǎn)型，其能力不可能一下提升，這是一個(gè)長(zhǎng)期學(xué)習(xí)、循序漸進(jìn)的過(guò)程。考慮在檔案部門內(nèi)部通過(guò)建立學(xué)習(xí)型組織的模式，開展長(zhǎng)期的檔案職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，通過(guò)激活成員學(xué)習(xí)愿景，促成檔案工作者自覺(jué)學(xué)習(xí)、主動(dòng)交流習(xí)慣的內(nèi)化，從而活化檔案工作者知識(shí)儲(chǔ)備，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

學(xué)習(xí)型組織是通過(guò)營(yíng)造人人學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的氛圍，從而提升組織績(jī)效、形成組織內(nèi)部核心競(jìng)爭(zhēng)力的一種管理方法[10]。學(xué)習(xí)型組織沒(méi)有范圍的界限，大到企業(yè)，小到部門，依據(jù)不同的學(xué)習(xí)目標(biāo)、學(xué)習(xí)任務(wù)可以并列甚至疊加產(chǎn)生。面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和知識(shí)管理的新要求，企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)接受挑戰(zhàn)，積極響應(yīng)學(xué)習(xí)型小組的建設(shè)工作。

建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案小組可以從以下4個(gè)方面展開。

首先是制定不同階段的學(xué)習(xí)計(jì)劃和學(xué)習(xí)目標(biāo)，根據(jù)小組成員的基礎(chǔ)水平和企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)需求，規(guī)劃學(xué)習(xí)型小組的中、長(zhǎng)、短期發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)“長(zhǎng)學(xué)”機(jī)制的形成，使學(xué)習(xí)工作化，工作學(xué)習(xí)化，避免任務(wù)目標(biāo)過(guò)大或?qū)W習(xí)任務(wù)過(guò)重造成學(xué)習(xí)熱情的中斷。

其次是學(xué)習(xí)平臺(tái)的創(chuàng)建。即提供開展學(xué)習(xí)創(chuàng)新活動(dòng)的渠道和系統(tǒng)。在這一過(guò)程中學(xué)習(xí)型組織的領(lǐng)導(dǎo)力值得強(qiáng)調(diào)，學(xué)習(xí)型小組的創(chuàng)建者需要扮演好系統(tǒng)設(shè)計(jì)師的角色，平衡學(xué)習(xí)內(nèi)容和學(xué)習(xí)方式的趣味性、交互性，根據(jù)組織性質(zhì)、業(yè)務(wù)性質(zhì)選擇盡可能多樣化的渠道鼓勵(lì)自我學(xué)習(xí)、主動(dòng)交流和樂(lè)于分享，促進(jìn)成員之間隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化傳遞。如給小組成員訂閱專業(yè)期刊、開展讀書交流活動(dòng)、視頻學(xué)習(xí)活動(dòng)、英語(yǔ)角、知識(shí)競(jìng)賽、實(shí)踐參觀、主題培訓(xùn)、外務(wù)交流等等。

再次，學(xué)習(xí)內(nèi)容的選擇。知識(shí)管理體系強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)需要促進(jìn)學(xué)習(xí)，以業(yè)務(wù)目標(biāo)為驅(qū)動(dòng)。因此檔案學(xué)習(xí)小組的學(xué)習(xí)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)緊密圍繞國(guó)家宏觀需求、企業(yè)發(fā)展需求、用戶信息需求和檔案業(yè)務(wù)需求4點(diǎn)展開。在法律法規(guī)、業(yè)務(wù)實(shí)效、用戶服務(wù)、專業(yè)認(rèn)證幾個(gè)層面上選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容，制定學(xué)習(xí)計(jì)劃。

最后，是營(yíng)造良好的文化氛圍，化被動(dòng)為主動(dòng)。學(xué)習(xí)成果的共享與傳播在學(xué)習(xí)型小組的建設(shè)過(guò)程中起著畫龍點(diǎn)睛的作用，它是學(xué)習(xí)型組織成效的反饋機(jī)制[11]。分享和傳播的過(guò)程是一個(gè)主動(dòng)的、發(fā)揮能動(dòng)性的過(guò)程，因此需要通過(guò)在學(xué)習(xí)型小組中營(yíng)造樂(lè)于分享的文化氛圍，激發(fā)組內(nèi)成員的分享愿景和交流熱情，才能激活該反饋機(jī)制。可以通過(guò)開展討論小組、演講比賽、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)習(xí)成果匯報(bào)、征文等活動(dòng)，逐漸培養(yǎng)起勤學(xué)、樂(lè)學(xué)、共享多贏的知識(shí)理念。

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